Mô tả công việc: Nhân viên trực quầy lĩnh vực nhân sự (HR Front Desk / HR Receptionist)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên trực quầy lĩnh vực nhân sự đầy năng động, chuyên nghiệp và là "gương mặt thương hiệu" đầu tiên đón tiếp bất kỳ ai bước chân vào không gian làm việc của chúng tôi. Tại tổ chức của chúng tôi, vị trí này không đơn thuần là một lễ tân hành chính thông thường, mà là một điểm chạm dịch vụ nhân sự (HR Service Desk) quan trọng. Bạn sẽ là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện và chu đáo của Khối Quản trị Nguồn nhân lực. Với vai trò này, bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập ấn tượng ban đầu tuyệt vời cho ứng viên, hỗ trợ giải đáp các thắc mắc cơ bản của cán bộ nhân viên (CBNV), quản lý luồng thông tin ra vào, và hỗ trợ đắc lực cho các cấu phần khác của phòng Nhân sự như Tuyển dụng, Đào tạo, C&B (Chế độ đãi ngộ) và Truyền thông nội bộ. Nếu bạn là người yêu thích giao tiếp với con người, có tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội và mong muốn đặt những viên gạch đầu tiên cho sự nghiệp trong ngành Nhân sự, đây chính là bệ phóng hoàn hảo dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đón tiếp khách hàng, ứng viên và đối tác (30% thời lượng công việc)

* Đại diện thương hiệu tuyển dụng: Chào đón ứng viên đến tham gia phỏng vấn với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và lịch sự. Hướng dẫn ứng viên thực hiện các thủ tục khai báo thông tin ban đầu, phát đề bài test (nếu có) và sắp xếp phòng chờ, phòng phỏng vấn một cách chu đáo.
* Tiếp đón đối tác ngoại giao: Tiếp đón các đoàn khách, đối tác liên kết đào tạo, đơn vị cung ứng dịch vụ nhân sự, cơ quan chức năng đến làm việc với Phòng Nhân sự. Hướng dẫn họ đến đúng khu vực phòng họp và thông báo kịp thời cho các nhân sự liên quan.
* Quản lý khu vực sảnh đón tiếp (Front Desk Area): Đảm bảo khu vực quầy trực và sảnh chờ luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, đầy đủ tài liệu giới thiệu công ty (brochure, tập san nội bộ), nước uống và các công cụ dụng cụ phục vụ khách. Giám sát việc tuân thủ các quy định về an ninh, an toàn tại khu vực ra vào sảnh nhân sự.

2. Tiếp nhận, phân loại và xử lý yêu cầu dịch vụ nhân sự (25% thời lượng công việc)

* Cổng thông tin giải đáp trực tiếp: Tiếp nhận các câu hỏi, thắc mắc trực tiếp của CBNV khi đến quầy liên quan đến các thủ tục nhân sự (như quy trình xin nghỉ phép, nộp chứng từ bảo hiểm, cấp đổi thẻ nhân viên, đăng ký gửi xe, đồng phục, quy trình làm việc...).
* Bộ lọc thông tin: Giải đáp ngay lập tức các câu hỏi trong phạm vi thẩm quyền dựa trên Nội quy lao động và Sổ tay nhân viên. Đối với các vấn đề chuyên sâu (lương thưởng phức tạp, kỷ luật lao động, tranh chấp lao động, lộ trình công danh), thực hiện ghi nhận thông tin đầy đủ và chuyển tiếp đến đúng nhân sự chuyên trách (C&B Specialist, HRBP, HR Manager) để giải quyết, tuyệt đối không để sót lọt thông tin.
* Quản lý tổng đài và hòm thư nhân sự: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline nhân sự và email gửi đến hòm thư chung của phòng. Phân loại, trả lời các email/cuộc gọi mẫu hoặc chuyển cuộc gọi đến đúng máy lẻ của các thành viên trong phòng Nhân sự.

3. Hỗ trợ công tác Hành chính Nhân sự và Lưu trữ hồ sơ (20% thời lượng công việc)

* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại và ký nhận tất cả các công văn đi/đến, bưu phẩm, hồ sơ chuyển phát nhanh gửi cho Phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc. Thực hiện việc chuyển giao nhanh chóng đến người nhận.
* Quản lý hồ sơ nhân sự vật lý: Hỗ trợ thu thập, kiểm tra tính đầy đủ và sắp xếp hồ sơ của nhân sự mới nhận việc (bản sao bằng cấp, căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe...). Thực hiện lưu trữ hồ sơ khoa học vào các tủ hồ sơ theo quy chuẩn, đảm bảo dễ tìm kiếm, dễ thấy và tuyệt đối bảo mật.
* Soạn thảo văn bản cơ bản: Hỗ trợ soạn thảo các thông báo hành chính đơn giản, các mẫu phiếu yêu cầu, thư cảm ơn ứng viên, hoặc thư chúc mừng sinh nhật nhân viên theo các biểu mẫu đã có sẵn của phòng.
* Cấp phát tài sản hành chính: Quản lý và cấp phát thẻ nhân viên, đồng phục, văn phòng phẩm ban đầu cho nhân sự mới theo quy định của công ty.

4. Hỗ trợ quy trình Tuyển dụng, Đào tạo và Onboarding (15% thời lượng công việc)

* Hỗ trợ công tác tuyển dụng: Hỗ trợ Chuyên viên Tuyển dụng trong việc liên hệ gọi điện xác nhận lịch phỏng vấn với ứng viên trong các chiến dịch tuyển dụng lớn (mass recruitment). Chuẩn bị phòng phỏng vấn, nước uống, tài liệu phỏng vấn cho Hội đồng tuyển dụng.
* Hỗ trợ ngày hội chào mừng (Onboarding Day): Hỗ trợ chuẩn bị khu vực đào tạo hội nhập cho nhân sự mới. Phát tài liệu đào tạo, ghi danh danh sách tham gia, chuẩn bị quà chào mừng (Welcome kit) cho người mới. Hướng dẫn họ các bước cài đặt phần mềm chấm công hoặc đăng ký dấu vân tay/khuôn mặt nhận diện.
* Hỗ trợ sự kiện Đào tạo: Chuẩn bị hậu cần cho các lớp học nội bộ (chuẩn bị máy chiếu, âm thanh, tea-break, in ấn tài liệu bài kiểm tra, thu gom phiếu đánh giá sau đào tạo).

5. Đồng hành cùng các hoạt động Phong trào và Truyền thông nội bộ (10% thời lượng công việc)

* Lan tỏa năng lượng tích cực: Luôn duy trì thái độ vui vẻ, cởi mở, là đại sứ truyền tải văn hóa doanh nghiệp "vui vẻ - chuyên nghiệp - tận tâm" đến toàn thể nhân viên ngay tại quầy trực.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện: Tham gia vào Ban tổ chức hoặc hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty như: Sinh nhật tháng của CBNV, chương trình Happy Hour, Ngày hội Gia đình, Team building, Tiệc tất niên (Year-End Party)...
* Cập nhật bảng tin nội bộ: Đảm bảo các thông tin trên bảng tin vật lý tại sảnh hoặc bảng tin điện tử tại khu vực sảnh đón tiếp luôn được cập nhật mới nhất (thông báo bổ nhiệm, tin buồn/tin vui, hoạt động sắp diễn ra).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy thuộc vào quy mô cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
* Cơ chế báo cáo:
* Báo cáo tuần/tháng về số lượng ứng viên đến phỏng vấn, số lượng cuộc gọi/yêu cầu của CBNV đã tiếp nhận và tỷ lệ xử lý thành công tại quầy.
* Báo cáo ngay lập tức các sự cố phát sinh tại khu vực sảnh (khách hàng khiếu nại gay gắt, sự cố an ninh, hỏa hoạn, mất mát tài sản...).
* Hướng dẫn công việc:
* Được hướng dẫn và làm việc dựa trên các Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) về đón tiếp khách hàng, Quy chế bảo mật thông tin nhân sự, Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại nội bộ.
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ về kỹ năng giao tiếp, giải quyết tình huống, kỹ năng chăm sóc khách hàng nội bộ và kiến thức nền tảng về Luật Lao động để áp dụng vào công việc hàng ngày.
* Phạm vi phối hợp: Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tuyển dụng (để đón tiếp ứng viên), Bộ phận C&B (để giải đáp các thắc mắc về chấm công, bảo hiểm), Bộ phận Hành chính (để quản lý cơ sở vật chất sảnh đón tiếp) và Bộ phận An ninh (để kiểm soát người ra vào văn phòng).

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành như: Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Văn phòng, Thư ký y khoa/pháp lý, Quản trị Khách sạn/Du lịch, Ngoại ngữ, Quan hệ công chúng (PR), hoặc các ngành kinh tế xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có định hướng phát triển lâu dài trong ngành nhân sự.
* Ưu tiên những ứng viên đã có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm tại các vị trí tương đương như: Lễ tân văn phòng, Nhân viên trực quầy dịch vụ khách hàng, Trợ lý hành chính, Nhân viên Telesales hoặc Chăm sóc khách hàng (Call Center).
* Có kinh nghiệm hoạt động tích cực trong các câu lạc bộ trường học, hoạt động tình nguyện là một điểm cộng lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng giao tiếp và ứng xử xuất sắc: Giọng nói truyền cảm, rõ ràng, dễ nghe, không nói ngọng, không nói giọng địa phương quá nặng. Có khả năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể (body language) tốt để tạo thiện cảm.
* Kỹ năng lắng nghe tích cực (Active Listening): Có khả năng lắng nghe thấu đáo, nắm bắt nhanh và chính xác nhu cầu của người đối diện, không ngắt lời khách hàng hoặc CBNV đang trình bày.
* Kỹ năng tin học văn phòng vững vàng: Sử dụng thành thạo các công cụ MS Office (Word để soạn thảo văn bản đúng quy chuẩn, Excel để quản lý danh sách và dữ liệu cơ bản, PowerPoint để thiết kế slide đơn giản). Biết sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến như Google Workspace (Drive, Docs, Sheets, Forms).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có thể chào hỏi, hướng dẫn chỉ đường cơ bản cho khách nước ngoài, đọc hiểu các email hành chính đơn giản). Biết thêm các ngoại ngữ khác (Trung, Hàn, Nhật) là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, có thể vừa trực điện thoại, vừa đón tiếp khách trực tiếp mà vẫn giữ được sự bình tĩnh và chu đáo. Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ được giao.
* Kỹ năng giải quyết tình huống: Nhạy bén trong việc nhận diện vấn đề và có khả năng xử lý khéo léo các tình huống phát sinh tại quầy trực (ví dụ: ứng viên đến muộn, khách hàng nóng giận, CBNV thắc mắc gay gắt về chế độ).

Phẩm chất cá nhân:

* Ngoại hình sáng, chỉn chu: Tác phong chuyên nghiệp, gọn gàng, lịch sự. Luôn duy trì nụ cười rạng rỡ và thái độ chào đón khi làm việc tại quầy trực.
* Tư duy dịch vụ cao (Customer-centric): Luôn đặt sự hài lòng của CBNV và khách hàng lên hàng đầu. Tận tâm, chu đáo, sẵn sàng hỗ trợ người khác vượt trội hơn cả mong đợi.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối: Đây là phẩm chất tối quan trọng trong lĩnh vực nhân sự. Cam kết không tiết lộ thông tin cá nhân của nhân viên, mức lương, hồ sơ nội bộ hay các quyết định nhân sự nhạy cảm ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.
* Trung thực và trách nhiệm: Đi làm đúng giờ (do đặc thù trực quầy cần có mặt trước giờ làm việc chung từ 10 - 15 phút), có trách nhiệm với các nhiệm vụ được giao, không đùn đẩy công việc.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Có tinh thần thép để luôn giữ được thái độ nhã nhặn, bình tĩnh ngay cả khi đối mặt với những yêu cầu dồn dập hoặc khách hàng khó tính.
* Tinh thần học hỏi cao (Growth Mindset): Không ngại việc khó, sẵn sàng chủ động học thêm các kiến thức mới về Luật lao động, các nghiệp vụ chuyên sâu của phòng Nhân sự để phát triển bản thân.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và ổn định: Mức lương cứng hấp dẫn (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), kèm theo các khoản phụ cấp trang điểm/trang phục, phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa.
* Thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (8/3, 30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán) và thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (gói chăm sóc sức khỏe riêng biệt của công ty) dành cho nhân sự có thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, năng động, văn hóa công ty cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và ghi nhận đóng góp cá nhân. Cơ sở vật chất đầy đủ thiết bị hiện đại hỗ trợ công việc tối đa.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng (Career Path):
* Đây là vị trí "bản lề" tuyệt vời để bạn thấu hiểu toàn diện bức tranh hoạt động của phòng Nhân sự.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng sau 1 - 2 năm cống hiến: Có cơ hội chuyển đổi và thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn trong Khối Nhân sự như: Chuyên viên Tuyển dụng (Recruitment Specialist), Chuyên viên Đào tạo & Phát triển (L&D Specialist), Chuyên viên Quan hệ Lao động (Employee Relations Specialist), Chuyên viên C&B hoặc Trợ lý Nhân sự tổng hợp (HR Generalist).
* Đào tạo và Phát triển liên tục: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm (giao tiếp, thuyết trình, giải quyết xung đột) và kỹ năng chuyên môn nhân sự do các chuyên gia hàng đầu trong và ngoài công ty giảng dạy. Được công ty tài trợ kinh phí tham gia các khóa học chứng chỉ nhân sự chuyên nghiệp ngoài thị trường (nếu đạt hiệu quả công việc xuất sắc).
* Các hoạt động tập thể sôi nổi: Tham gia miễn phí các chương trình teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, cầu lông, chạy bộ) do công ty tổ chức và tài trợ.

---

Tags

#NhanVienTrucQuayNhanSu #LeTanNhanSu #HRReceptionist #HRAssistant #HRServiceDesk #HanhChinhNhanSu #GiaoTiepKhachHang #TuyenDungHaNoi #TuyenDungTPHCM #CoHoiThangTienNhanSu

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên trực quầy nhân sự, lễ tân phòng nhân sự, nhân viên service desk nhân sự, trợ lý hành chính nhân sự, HR receptionist tuyển dụng, tuyển dụng hành chính nhân sự trung cấp, nhân viên đón tiếp ứng viên, tuyển dụng nhân sự chưa có kinh nghiệm, việc làm lễ tân văn phòng, tuyển dụng HR admin fresher.

Share