MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THU NGÂN LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Thu ngân Lĩnh vực Nhân sự (HR Cashier). Đây là một vị trí lai (hybrid) độc đáo và vô cùng quan trọng, đóng vai trò cầu nối cơ cấu giữa Bộ phận Nhân sự và Bộ phận Tài chính - Kế toán của doanh nghiệp. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các giao dịch tiền mặt vật lý, mà còn là người bảo vệ tính chính trực của các quỹ phúc lợi, quản lý dòng tiền nội bộ phục vụ cho các hoạt động phát triển nguồn nhân lực, và trực tiếp tương tác, hỗ trợ trải nghiệm của người lao động trong doanh nghiệp. Vị trí này đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa tư duy nhạy bén về con số của một thủ quỹ chuyên nghiệp và sự thấu cảm, khéo léo của một nhân sự làm nghề dịch vụ khách hàng nội bộ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Vận hành Quỹ Tiền mặt Nội bộ của Bộ phận Nhân sự (HR Petty Cash)

* Tiếp nhận và quản lý định mức quỹ: Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Nhân sự và Trưởng phòng Kế toán về lượng tiền mặt lưu giữ tại két sắt của bộ phận. Đảm bảo quỹ luôn duy trì ở hạn mức an toàn được phê duyệt.
* Thực hiện thu - chi tiền mặt: Thực hiện các khoản thu/chi phát sinh hàng ngày của phòng Nhân sự bao gồm: chi mua sắm văn phòng phẩm, chi phí chuyển phát nhanh hồ sơ nhân sự, chi phí tiếp khách của bộ phận tuyển dụng, chi tạm ứng chi phí đi công tác cho nhân viên mới chưa được cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp.
* Kiểm đếm và bảo quản: Thực hiện việc kiểm đếm tiền mặt thủ công và bằng máy vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. Đảm bảo toàn bộ tiền mặt, séc, chứng từ có giá trị được lưu trữ an toàn trong két sắt bảo mật theo đúng quy trình của công ty.
* Lập sổ quỹ tiền mặt: Ghi chép chi tiết, kịp thời và chính xác mọi giao dịch phát sinh vào hệ thống phần mềm quản lý tài chính và sổ quỹ viết tay (nếu có). Phát hiện và báo cáo ngay lập tức các khoản chênh lệch quỹ (nếu có) để tìm phương án xử lý.

2. Chi trả Lương, Thưởng và Phúc lợi Trực tiếp bằng Tiền mặt

* Chi trả cho đối tượng đặc thù: Phối hợp với bộ phận C&B (Bù đắp và Phúc lợi) để lập danh sách và thực hiện chi trả lương, thưởng, phụ cấp bằng tiền mặt cho các đối tượng nhân sự đặc thù như: lao động phổ thông, lao động thời vụ, cộng tác viên dự án, hoặc nhân viên mới chưa kịp hoàn tất thủ tục mở tài khoản ngân hàng.
* Xác minh thông tin nghiêm ngặt: Tiến hành đối chiếu thông tin cá nhân (Thẻ căn cước, mã số nhân viên, chữ ký mẫu) trước khi thực hiện phát tiền. Đảm bảo nguyên tắc "đúng người, đúng lượng, đúng thời điểm".
* Quản lý các quỹ phúc lợi nội bộ: Trực tiếp quản lý và chi trả tiền mặt từ các quỹ nội bộ do Phòng Nhân sự quản lý như: Quỹ công đoàn (chi hiếu hỷ, sinh nhật, thăm hỏi ốm đau), Quỹ khen thưởng nóng (cho các cá nhân/tập thể đạt thành tích xuất sắc đột xuất), Quỹ hỗ trợ khó khăn cho người lao động.
* Hoàn tất chứng từ chi: Hướng dẫn người lao động ký nhận đầy đủ vào phiếu chi, danh sách nhận tiền theo đúng quy chuẩn pháp lý và kế toán để làm cơ sở quyết toán.

3. Thu các Khoản phí và Đóng góp từ Người lao động

* Thu hồi chi phí đào tạo/vi phạm cam kết: Thực hiện thu hồi tiền mặt đối với các trường hợp nhân sự nghỉ việc trước hạn phải hoàn trả chi phí đào tạo, chi phí hỗ trợ ban đầu theo cam kết trong hợp đồng lao động.
* Thu tiền đặt cọc và phí công cụ: Thu tiền đặt cọc đồng phục, thẻ từ ra vào, trang thiết bị làm việc (đối với một số vị trí đặc thù) và thực hiện thủ tục hoàn trả khi nhân viên chấm dứt hợp đồng lao động.
* Thu các khoản đóng góp tự nguyện: Tiếp nhận các khoản đóng góp tự nguyện bằng tiền mặt của cán bộ nhân viên cho các chương trình thiện nguyện, quỹ từ thiện do công ty phát động và bàn giao cho ban tổ chức chương trình.

4. Đối chiếu Chứng từ, Quyết toán và Phối hợp Liên phòng ban

* Đối chiếu chứng từ hàng tuần/hàng tháng: Thu thập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của toàn bộ hóa đơn, chứng từ đi kèm với các khoản chi từ quỹ nhân sự. Từ chối thanh toán đối với các chứng từ không rõ nguồn gốc hoặc không đúng quy định tài chính.
* Quyết toán với Bộ phận Kế toán: Lập báo cáo quyết toán quỹ định kỳ (tuần, tháng, quý) gửi Bộ phận Kế toán Tổng hợp. Chuyển giao toàn bộ chứng từ gốc để thực hiện ghi nhận chi phí doanh nghiệp.
* Giải trình số liệu: Phối hợp chặt chẽ với kiểm toán nội bộ hoặc bộ phận kế toán để giải trình các số liệu, chứng từ thu chi liên quan đến quỹ nhân sự khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

5. Hỗ trợ Công tác Hành chính và Quản trị Nhân sự Tổng hợp

* Lưu trữ hồ sơ tài chính nhân sự: Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học (cả bản cứng và bản mềm) đối với các chứng từ thu chi, danh sách nhận lương thưởng bằng tiền mặt, đảm bảo dễ dàng truy xuất khi cần thiết và bảo mật tuyệt đối thông tin thu nhập của nhân viên.
* Hỗ trợ công tác hậu cần sự kiện: Trực tiếp quản lý ngân sách tiền mặt chi tiêu tại chỗ cho các sự kiện nội bộ của công ty như: Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình, các giải thể thao nội bộ. Thực hiện thanh toán trực tiếp cho các nhà cung cấp dịch vụ nhỏ lẻ tại địa điểm diễn ra sự kiện.
* Hỗ trợ công tác đón tiếp nhân sự mới: Hướng dẫn nhân viên mới về quy trình tạm ứng, hoàn ứng chi phí hành chính tại công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Admin Manager) về các nghiệp vụ nhân sự hàng ngày và báo cáo chức năng cho Kế toán trưởng (Chief Accountant) về các nghiệp vụ liên quan đến quản lý quỹ tiền mặt và chứng từ tài chính.
* Quan hệ phối hợp ngang hàng:
* Phối hợp chặt chẽ với Chuyên viên C&B để nắm bắt danh sách chi trả lương/thưởng bằng tiền mặt.
* Phối hợp với Chuyên viên Tuyển dụng để tạm ứng chi phí thu hút nhân tài, tổ chức ngày hội việc làm.
* Phối hợp với Thủ quỹ Công ty và Kế toán Thanh toán để thực hiện các thủ tục rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ hoặc nộp tiền mặt tồn quỹ vào tài khoản công ty.
* Vai trò hướng dẫn (Guidance): Hướng dẫn toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty về quy trình, thủ tục thanh quyết toán hóa đơn, cách thức lập phiếu đề nghị tạm ứng/hoàn ứng đúng quy định của phòng Nhân sự và phòng Tài chính.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành: Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Thủ quỹ, Nhân viên Thu ngân, Kế toán thanh toán hoặc Nhân viên Hành chính Nhân sự có quản lý quỹ.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp trình độ Cao đẳng/Đại học thuộc các chuyên ngành trên có định hướng phát triển rõ ràng, tư duy toán học tốt và thái độ làm việc nghiêm túc.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng quản lý tiền mặt và nghiệp vụ kho quỹ: Nắm vững các nguyên tắc quản lý quỹ tiền mặt, kỹ năng phân biệt tiền thật/tiền giả, kỹ năng kiểm đếm tiền nhanh và chính xác.
* Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Excel (biết sử dụng các hàm tính toán, lọc dữ liệu, làm báo cáo thu chi cơ bản) và Microsoft Word. Khả năng học hỏi nhanh cách sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và phần mềm kế toán (như MISA, SAP, ERP).
* Kỹ năng kiểm tra chứng từ: Có kiến thức cơ bản về tính hợp lệ của hóa đơn tài chính (hóa đơn GTGT, biên lai, phiếu thu/chi) theo quy định của Luật Thuế và Luật Kế toán Việt Nam.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ: Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, dễ hiểu; thái độ lịch sự, nhã nhặn khi tiếp xúc với người lao động đến thực hiện các giao dịch tài chính.
* Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều yêu cầu thu chi cùng lúc trong các đợt cao điểm (như dịp lễ, tết, kỳ chi trả lương) mà không xảy ra sai sót.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Liêm chính (Độ ưu tiên số 1): Đây là phẩm chất bắt buộc đối với nhân sự quản lý tiền mặt. Yêu cầu tính minh bạch tuyệt đối trong mọi giao dịch tài chính, không có bất kỳ hành vi gian lận hay trục lợi cá nhân.
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Từng con số, từng chữ ký trên chứng từ đều liên quan đến tài chính doanh nghiệp và quyền lợi người lao động, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, không được phép cẩu thả.
* Tính bảo mật cao: Tuyệt đối không tiết lộ thông tin về thu nhập, lương thưởng của bất kỳ cá nhân nào trong doanh nghiệp cho bên thứ ba hoặc các đồng nghiệp không có thẩm quyền.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và thái độ chuyên nghiệp ngay cả khi làm việc với số lượng tiền mặt lớn hoặc khi đối mặt với các tình huống khiếu nại, thắc mắc về tiền lương của người lao động.
* Tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng chịu trách nhiệm đối với lượng tài sản được giao quản lý; chủ động trong công việc và có tinh thần hỗ trợ đồng đội cao.

---

Quyền lợi:

* Chế độ đãi ngộ cạnh tranh:
* Mức lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) kèm theo phụ cấp trách nhiệm quỹ (phụ cấp độc hại/trách nhiệm vật chất đối với thủ quỹ).
* Tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ.
* Thưởng bằng tiền mặt hoặc quà tặng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (8/3, 30/4 - 1/5, 2/9, Trung thu, Tết Dương lịch...).
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy thuộc vào thâm niên công tác).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp:
* Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, năng động, văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy sáng tạo.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Máy tính cấu hình cao, máy đếm tiền chuyên dụng, két sắt chống cháy an toàn tuyệt đối, phần mềm quản lý thông minh.
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về nghiệp vụ Tài chính - Kế toán nâng cao, Luật Lao động mới nhất, kỹ năng quản trị nhân sự và kỹ năng mềm (giao tiếp, giải quyết xung đột).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên Thu ngân Nhân sự có thể phát triển lên Chuyên viên Hành chính - Nhân sự tổng hợp, Chuyên viên C&B (Bù đắp & Phúc lợi), hoặc chuyển hướng sang mảng Kế toán Thanh toán/Kế toán Nội bộ của doanh nghiệp.
* Các hoạt động ngoại khóa phong phú:
* Tham gia các chương trình Teambuilding, nghỉ mát thường niên cùng toàn thể công ty (tối thiểu 1 lần/năm).
* Các câu lạc bộ nội bộ phong phú: Bóng đá, cầu lông, yoga, chạy bộ... được công ty hỗ trợ kinh phí hoạt động.

---

Tags

`#NhanVienThuNgan` `#HanhChinhNhanSu` `#ThuQuyDoanhNghiep` `#TuyenDungNhanSu` `#KeToanThanhToan` `#NhanSuGiaoDich` `#TuyenDungHanoi` `#TuyenDungHCM` `#CoHoiThangTien`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng nhân viên thu ngân hành chính nhân sự
* Tìm việc làm thủ quỹ phòng nhân sự trung cấp trở lên
* Nhân viên thu ngân kiêm hành chính văn phòng
* Kế toán thanh toán quỹ tiền mặt bộ phận nhân sự
* Công việc quản lý quỹ nội bộ phòng nhân sự
* Tuyển dụng nhân sự mảng thu ngân và phúc lợi
* Tìm việc làm thủ quỹ lương thưởng tiền mặt
* Nhân viên hành chính quản lý két sắt công ty

Share