MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẦY THÔNG TIN NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẦY THÔNG TIN NHÂN SỰ

*(Vị trí: HR Information Desk Officer / HR Front Office Specialist)*

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Quầy thông tin Nhân sự (HR Information Desk Officer / HR Front Office Specialist). Đây không đơn thuần là một vị trí hành chính lễ tân thông thường, mà là "gương mặt đại diện", "điểm chạm đầu tiên" và là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự với toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) cũng như ứng viên bên ngoài.

Trong kỷ nguyên tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên (Employee Experience - EX), vị trí này đóng vai trò sống còn trong việc xây dựng hình ảnh một phòng Nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, nhanh chóng và hiệu quả. Bạn sẽ là người tiếp nhận, sàng lọc, giải đáp các thắc mắc bước đầu về chính sách, phúc lợi, thủ tục nhân sự và điều phối thông tin đến các bộ phận chuyên trách (C&B, Tuyển dụng, Đào tạo, Quan hệ lao động). Nếu bạn là người có đam mê với ngành nhân sự, sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc, sự thấu cảm cao và mong muốn phát triển sự nghiệp vững chắc trong lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực, đây chính là bệ phóng hoàn hảo dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, Tư vấn và Giải đáp Thông tin Nhân sự (Tuyến đầu - First-line Support)

* Trực tiếp vận hành Quầy thông tin Nhân sự (HR Help Desk) tại văn phòng, tiếp nhận mọi yêu cầu, thắc mắc trực tiếp (walk-in), qua hotline, email hoặc hệ thống ticket nội bộ từ CBNV.
* Tư vấn, hướng dẫn và giải đáp nhanh các thắc mắc thường gặp (FAQs) liên quan đến: Nội quy lao động, quy chế công ty, chính sách phúc lợi, bảo hiểm y tế tự nguyện, quy trình xin nghỉ phép, chấm công, và các chế độ đãi ngộ khác.
* Đối với các thắc mắc chuyên sâu, phức tạp (ví dụ: giải quyết tranh chấp, sai sót lương chuyên sâu, chính sách thuế TNCN phức tạp): Thực hiện ghi nhận thông tin đầy đủ, phân loại và chuyển tiếp (escalate) đến đúng nhân sự chuyên trách (C&B Specialist, HRBP, HR Manager) theo đúng quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), đồng thời theo dõi tiến độ để phản hồi lại cho nhân viên kịp thời.
* Đảm bảo tỷ lệ giải quyết yêu cầu ngay tại quầy (First Contact Resolution - FCR) đạt chỉ tiêu KPI đề ra (mục tiêu >70%).

2. Quản lý và Tối ưu hóa Trải nghiệm Ứng viên & Nhân viên mới (Candidate & Onboarding Experience)

* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition) để đón tiếp ứng viên đến phỏng vấn. Hướng dẫn ứng viên làm bài test, hoàn thiện phiếu thông tin, và dẫn dắt ứng viên đến phòng phỏng vấn với thái độ chuyên nghiệp, thân thiện.
* Hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding):
* Chuẩn bị bộ công cụ chào mừng (Welcome Kit), thẻ nhân viên, tài liệu hướng dẫn hội nhập.
* Thu thập, kiểm tra và đối chiếu tính hợp lệ của hồ sơ nhận việc bản cứng (bằng cấp, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe...) để chuyển giao cho bộ phận lưu trữ.
* Hướng dẫn nhân viên mới làm quen với không gian văn phòng, cài đặt ứng dụng nhân sự nội bộ, và chỉ dẫn các khu vực tiện ích.

3. Quản trị Hành chính Nhân sự và Cơ sở Dữ liệu (HR Administration)

* Hỗ trợ nhân viên thực hiện các thủ tục hành chính nhân sự: cấp đổi thẻ nhân viên, cấp giấy xác nhận công tác, giấy xác nhận thu nhập, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
* Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và phân loại các loại chứng từ bảo hiểm (BHXH, BHYT, bảo hiểm sức khỏe tư nhân PVI/Bảo Việt...) từ nhân viên, bàn giao cho bộ phận C&B xử lý theo định kỳ.
* Cập nhật và duy trì tính chính xác của dữ liệu nhân sự cơ bản trên hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) như: Thay đổi thông tin liên lạc, tình trạng hôn nhân, người liên hệ khẩn cấp của nhân viên.
* Quản lý, phân loại và lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ nhân sự bản cứng tại tủ hồ sơ trung tâm, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định về bảo mật thông tin doanh nghiệp.

4. Truyền thông Nội bộ và Hỗ trợ Sự kiện gắn kết (Internal Communication & Engagement)

* Phụ trách bảng tin nhân sự (bảng tin vật lý tại sảnh và bảng tin điện tử): Cập nhật thông tin chúc mừng sinh nhật, nhân sự mới, vinh danh cá nhân xuất sắc, hoặc các thông báo khẩn từ Ban Giám đốc.
* Hỗ trợ phổ biến các thông báo, chính sách mới của phòng Nhân sự đến nhân viên trực tiếp khi họ đến giao dịch tại quầy.
* Tham gia hỗ trợ hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty: Team building, Year End Party, Ngày hội gia đình, các giải chạy nội bộ, hoặc các chương trình đào tạo nội bộ.

5. Đo lường, Đánh giá và Cải tiến Chất lượng Dịch vụ (HR Service Quality Control)

* Thực hiện báo cáo định kỳ (tuần/tháng) về số lượng yêu cầu tiếp nhận, tỷ lệ giải quyết đúng hạn (SLA), các nhóm chủ đề nhân viên quan tâm nhiều nhất.
* Thu thập ý kiến phản hồi (feedback) của nhân viên về chất lượng dịch vụ của phòng Nhân sự thông qua các khảo sát ngắn tại quầy hoặc khảo sát trực tuyến.
* Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, số hóa các thủ tục hành chính nhân sự rườm rà nhằm nâng cao chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Score - ESS).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Phối hợp ngang cấp với: Đội ngũ chuyên viên C&B (Bồi hoàn & Phúc lợi), Chuyên viên Tuyển dụng (TA), Chuyên viên Đào tạo & Phát triển (L&D), và Chuyên viên Truyền thông nội bộ.
* Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc:
* Quy trình vận hành tiêu chuẩn của Bộ phận Nhân sự (HR SOPs).
* Sách tay nhân viên (Employee Handbook).
* Bộ luật Lao động hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành.
* Chính sách Bảo mật thông tin dữ liệu cá nhân (GDPR / Nghị định 13/2023/NĐ-CP).

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ Anh, Quản trị Khách sạn - Nhà hàng, Quan hệ công chúng, hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính Nhân sự, Trợ lý Nhân sự, Lễ tân kiêm Nhân sự, Chăm sóc khách hàng (Customer Service), hoặc Giám sát dịch vụ khách hàng tại các tổ chức có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại bộ phận Front Office của các khách sạn 4-5 sao hoặc các tập đoàn bán lẻ, chuỗi dịch vụ lớn có kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống xuất sắc.
* Chào đón các bạn sinh viên mới tốt nghiệp xuất sắc, có tư duy dịch vụ cao, định hướng rõ ràng theo ngành nhân sự và đã có kinh nghiệm thực tập thực tế tại các phòng Nhân sự chuyên nghiệp.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kiến thức nền tảng về Nhân sự: Nắm vững kiến thức cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân để giải đáp chính xác các thắc mắc cơ bản của người lao động.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Khả năng lắng nghe tích cực (Active Listening), diễn đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu bằng cả văn viết và văn nói. Có khả năng "dịch" các thuật ngữ nhân sự/luật phức tạp thành ngôn từ bình dân để nhân viên dễ tiếp thu.
* Năng lực Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên), có khả năng tư vấn trực tiếp và viết email phản hồi cho nhân viên/ứng viên người nước ngoài.
* Kỹ năng Tin học văn phòng & Công nghệ:
* Sử dụng thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint) phục vụ cho việc quản lý dữ liệu và làm báo cáo.
* Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) như: Workday, SuccessFactors, BambooHR, Base.vn, hoặc các cổng thông tin nội bộ là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý xung đột: Khả năng giữ bình tĩnh, xoa dịu những nhân viên đang bức xúc, căng thẳng và tìm kiếm giải pháp tối ưu, hài hòa lợi ích giữa người lao động và người sử dụng lao động dưới sự hướng dẫn của quản lý trực tiếp.

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin (Confidentiality): Đây là phẩm chất tối quan trọng. Cam kết tuyệt đối không tiết lộ thông tin lương thưởng, hồ sơ cá nhân, các quyết định kỷ luật hoặc các thông tin nhân sự nhạy cảm khác cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa được phép.
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer-centric Mindset): Luôn đặt trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên làm trọng tâm trong mọi hành động. Coi nhân viên công ty là "khách hàng" để phục vụ với thái độ niềm nở, chân thành và tôn trọng.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và có trách nhiệm: Đảm bảo tính chính xác cao trong việc tiếp nhận hồ sơ, nhập liệu hệ thống và cung cấp thông tin. Không thỏa hiệp với sự cẩu thả, mơ hồ.
* Khả năng thích ứng và chịu áp lực tốt: Môi trường quầy thông tin có thể tiếp nhận lượng yêu cầu lớn vào các khung giờ cao điểm (giờ vào ca, giờ ăn trưa, ngày nhận lương). Ứng viên cần có khả năng quản lý thời gian tốt và chịu được áp lực công việc cao.
* Ngoại hình sáng, tác phong chuyên nghiệp: Tác phong nhanh nhẹn, chỉn chu, luôn giữ nụ cười thân thiện khi giao tiếp trực tiếp với nhân viên và khách hàng.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn từ 10.000.000 VNĐ - 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế), được review lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá KPI.
* Thưởng & Chế độ phúc lợi:
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm, quà sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau.
* Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động trên mức lương thực tế.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc nội trú và ngoại trú) tại các bệnh viện uy tín sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Môi trường làm việc:
* Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, năng động, chuyên nghiệp, đề cao văn hóa tôn trọng và gắn kết.
* Được trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại: Laptop cấu hình cao, văn phòng phẩm, trang phục đồng phục cao cấp (nếu có).
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm (Giao tiếp, Xử lý tình huống khủng hoảng, Chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp) và kiến thức chuyên môn Nhân sự (C&B nâng cao, Luật lao động ứng dụng, HR Business Partner).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau 1.5 - 2 năm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ tại Quầy thông tin, bạn có cơ hội luân chuyển và thăng tiến lên các vị trí chuyên sâu trong bộ phận Nhân sự như: *Chuyên viên C&B (C&B Specialist), Chuyên viên Quan hệ lao động (Employee Relations Specialist), Chuyên viên Thu hút tài năng (TA Specialist), hoặc Đối tác nhân sự (HRBP).*

---

Tags:

`Tuyển dụng nhân sự` `HR Help Desk` `Nhân viên quầy thông tin` `HR Front Office` `Trải nghiệm nhân viên` `Hành chính nhân sự` `Tuyển dụng HR` `Employee Experience` `Customer Service` `Dịch vụ khách hàng`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng nhân viên quầy thông tin nhân sự
* HR Help Desk Officer recruitment
* Nhân viên hỗ trợ dịch vụ nhân sự
* HR Front Office Specialist tuyển dụng
* Việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội / TP.HCM
* Tuyển dụng Lễ tân kiêm Nhân sự chuyên nghiệp
* Employee Services Representative jobs
* Tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng nội bộ phòng HR

Share