Mô tả công việc: Nhân viên sắp xếp hàng hóa và quản lý tài sản Nhân sự (HR Logistics & Asset Coordinator)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên sắp xếp hàng hóa và quản lý tài sản Nhân sự. Trong một tổ chức hiện đại, bộ phận Nhân sự (HR) không chỉ quản lý con người mà còn quản lý một khối lượng lớn tài sản vật chất phục vụ cho trải nghiệm nhân viên, truyền thông nội bộ, tuyển dụng và vận hành văn phòng. Vị trí này không đơn thuần là lao động chân tay, mà là cầu nối quan trọng giữa Logistics nội bộ và Quản trị trải nghiệm nhân viên. Bạn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản và phân phối toàn bộ hệ thống "hàng hóa nhân sự" bao gồm: đồng phục, quà tặng phúc lợi (sinh nhật, lễ Tết, trung thu), ấn phẩm truyền thông tuyển dụng (POSM, standee, tờ rơi, backdrop), thiết bị làm việc của nhân viên mới (Welcome Kits), và hệ thống hồ sơ tài liệu lưu trữ vật lý của phòng Nhân sự. Vai trò của bạn đảm bảo mọi tài nguyên của phòng Nhân sự luôn trong trạng thái sẵn sàng, tối ưu hóa không gian lưu trữ và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong việc cấp phát.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Sắp xếp Kho hàng hóa/Tài sản Nhân sự (40% thời lượng công việc):
- Tiếp nhận toàn bộ hàng hóa nhập kho thuộc quản lý của phòng Nhân sự: Đồng phục toàn công ty, quà tặng phúc lợi cho nhân viên, quà tặng đối tác, văn phòng phẩm tập trung, trang thiết bị sự kiện nội bộ, Welcome Kits cho nhân sự mới.
- Thực hiện việc dỡ hàng, kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu vào so với đơn đặt hàng và bàn giao từ nhà cung cấp. Phát hiện nhanh chóng các lỗi hỏng hóc, thiếu hụt để báo cáo kịp thời.
- Thiết kế sơ đồ kho lưu trữ thông minh, khoa học theo nguyên tắc FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out) đối với các loại quà tặng có hạn sử dụng (như bánh trung thu, bánh kẹo sự kiện).
- Thực hiện việc phân loại và sắp xếp hàng hóa lên giá kệ một cách ngăn nắp, dễ tìm, dễ lấy, dễ thấy và dễ kiểm tra. Áp dụng nghiêm ngặt tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng) trong khu vực kho nhân sự.
- Dán nhãn mã vạch, mã tài sản hoặc thẻ kho cho từng nhóm hàng hóa để thuận tiện cho việc quét mã và theo dõi trên hệ thống phần mềm quản lý kho.

2. Cấp phát và Điều phối Vật tư - Hàng hóa Nhân sự (25% thời lượng công việc):
- Tiếp nhận các yêu cầu cấp phát đồng phục, trang thiết bị làm việc từ bộ phận Tuyển dụng hoặc Đào tạo để chuẩn bị Welcome Kits cho nhân viên mới theo đúng checklist chuẩn của công ty.
- Soạn hàng, đóng gói và bàn giao quà tặng phúc lợi định kỳ (sinh nhật, hiếu hỷ, thai sản, Quốc tế Thiếu nhi, Trung thu, Tết...) cho đại diện các phòng ban hoặc gửi trực tiếp đến nhân viên theo danh sách phê duyệt từ Chuyên viên Phúc lợi (C&B).
- Phối hợp với các đơn vị vận chuyển (nội bộ hoặc thuê ngoài) để điều phối việc chuyển phát hàng hóa nhân sự đến các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc nhà riêng của nhân viên trên toàn quốc, đảm bảo hàng hóa đến đúng địa chỉ, đúng thời hạn và nguyên vẹn.
- Tiếp nhận hàng hoàn trả (đồng phục cũ, trang thiết bị thu hồi từ nhân viên nghỉ việc), thực hiện phân loại, làm sạch, khử khuẩn (nếu cần) và tái nhập kho hoặc đề xuất thanh lý theo quy trình.

3. Hỗ trợ Logistics cho các Sự kiện Nội bộ và Tuyển dụng (15% thời lượng công việc):
- Chuẩn bị, đóng gói và vận chuyển các vật dụng quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng (Standee, booth tuyển dụng, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, quà tặng mini-game) phục vụ cho các Ngày hội việc làm (Job Fair) tại các trường Đại học hoặc các sự kiện tuyển dụng tập trung.
- Trực tiếp tham gia setup (lắp đặt) và dismantling (tháo dỡ) khu vực gian hàng, khu vực tổ chức sự kiện nội bộ của công ty (Teambuilding, Year End Party, Family Day, các giải chạy nội bộ...).
- Quản lý và bảo dưỡng các trang thiết bị dùng chung cho sự kiện (hệ thống loa kéo, mascot, backdrop khung sắt, dụng cụ trò chơi team building), đảm bảo chúng luôn sạch sẽ và hoạt động tốt sau mỗi lần sử dụng.

4. Lưu trữ và Sắp xếp Hồ sơ Nhân sự Vật lý (10% thời lượng công việc):
- Phối hợp với bộ phận Hành chính Nhân sự để quản lý kho lưu trữ hồ sơ giấy của nhân viên (Hợp đồng lao động, hồ sơ xin việc, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm).
- Sắp xếp hồ sơ vào các bìa còng, hộp lưu trữ, dán nhãn phân loại theo phòng ban, theo bảng chữ cái alphabet hoặc theo mã nhân viên một cách khoa học.
- Đảm bảo các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin (kho hồ sơ luôn khóa và chỉ người có thẩm quyền mới được tiếp cận) cũng như các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, chống ẩm mốc, mối mọt hủy hoại tài liệu giấy.
- Hỗ trợ tra cứu, trích lục hồ sơ vật lý nhanh chóng khi có yêu cầu thanh tra, kiểm toán nội bộ hoặc giải quyết tranh chấp lao động.

5. Kiểm kê, Báo cáo và Đề xuất Mua sắm (10% thời lượng công việc):
- Thực hiện kiểm kê định kỳ (hàng tuần/hàng tháng/hàng quý) toàn bộ kho hàng hóa và tài sản nhân sự để đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu trên hệ thống sổ sách/phần mềm.
- Lập báo cáo xuất - nhập - tồn kho hàng tháng gửi Trưởng bộ phận Hành chính Nhân sự. Chỉ ra các mặt hàng tồn kho lâu ngày, hàng hóa cận date hoặc hư hỏng để có phương án xử lý kịp thời.
- Theo dõi định mức tồn kho tối thiểu (Safety Stock) của các vật tư thiết yếu (đồng phục size phổ thông, sổ tay, bút ký, Welcome Kit) để chủ động đề xuất kế hoạch mua sắm bổ sung, tránh tình trạng gián đoạn cung ứng cho nhân sự mới.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Supervisor) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Quan hệ phối hợp:
+ Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (Recruitment) để nắm bắt số lượng nhân sự mới nhận việc nhằm chuẩn bị công cụ dụng cụ và Welcome Kit đầy đủ.
+ Phối hợp với bộ phận Quan hệ Nhân viên & Truyền thông Nội bộ (Employee Relations & Internal Communications) để chuẩn bị vật tư cho các sự kiện nội bộ.
+ Phối hợp với bộ phận C&B (Bồi dưỡng & Phúc lợi) trong việc phân phát quà tặng phúc lợi định kỳ.
+ Làm việc với các đối tác vận chuyển, chuyển phát nhanh và nhà cung cấp quà tặng/đồng phục để giao nhận hàng hóa.
- Hướng dẫn công việc: Hướng dẫn và giám sát các nhân viên thời vụ, cộng tác viên sự kiện hoặc đơn vị vận chuyển trong quá trình bốc xếp, phân loại hàng hóa phục vụ các chiến dịch lớn của phòng Nhân sự.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Quản lý Chuỗi cung ứng/Logistics, Văn thư lưu trữ, hoặc các chuyên ngành liên quan khác có tính chất bổ trợ cho công việc sắp xếp và quản lý.
- Kinh nghiệm: Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên kho nội bộ, Nhân viên Admin hỗ trợ logistics, Nhân viên quản lý tài sản văn phòng, hoặc Nhân viên phân phối vật tư. Tuy nhiên, công ty sẵn sàng đào tạo những ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tích cực và ham học hỏi.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng Tổ chức và Sắp xếp khoa học: Đây là kỹ năng cốt lõi nhất. Ứng viên phải biết cách tối ưu hóa không gian lưu trữ, có tư duy logic trong việc phân loại hàng hóa để đảm bảo kho bãi luôn gọn gàng, sạch sẽ và dễ dàng kiểm soát.
- Kỹ năng Tin học văn phòng cơ bản: Sử dụng thành thạo Excel (các hàm tính toán cơ bản, lọc dữ liệu, vlookup để làm báo cáo xuất nhập tồn) hoặc các phần mềm quản lý kho đơn giản. Có khả năng soạn thảo văn bản, biên bản bàn giao tài sản chuẩn xác.
- Hiểu biết về nguyên tắc 5S và An toàn lao động: Biết cách áp dụng quy chuẩn 5S vào thực tế quản lý kho bãi, văn phòng. Hiểu biết cơ bản về quy định phòng cháy chữa cháy và bảo quản tài liệu giấy, thiết bị điện tử.
- Kỹ năng Quản lý thời gian và Ưu tiên công việc: Có khả năng tự lên kế hoạch làm việc trong ngày, xử lý kịp thời nhiều yêu cầu cấp phát vật tư từ các phòng ban khác nhau mà không bị nhầm lẫn.
- Sức khỏe tốt thể chất: Do tính chất công việc có liên quan đến việc di chuyển, khuân vác, đóng gói, sắp xếp thùng hàng (có thể nặng từ 10-15kg) và setup sự kiện, ứng viên cần có sức khỏe tốt, dẻo dai và không ngại các công việc chân tay khi cần thiết.

Phẩm chất cá nhân:
- Tỉ mỉ, Cẩn thận và Trung thực: Hàng hóa nhân sự (đặc biệt là quà tặng, thiết bị công nghệ) có giá trị vật chất cao, trong khi hồ sơ nhân sự có tính bảo mật cực kỳ lớn. Do đó, người đảm nhận vị trí này bắt buộc phải có tính cẩn thận, trung thực, tuyệt đối không làm thất thoát tài sản và không rò rỉ thông tin nhân sự ra bên ngoài.
- Tinh thần Trách nhiệm cao: Luôn tự giác hoàn thành công việc đúng tiến độ, chủ động kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi bàn giao cho nhân viên, coi trọng trải nghiệm của đồng nghiệp như khách hàng nội bộ.
- Thân thiện, Khả năng Giao tiếp và Hỗ trợ tốt: Là người trực tiếp cấp phát đồng phục, quà tặng cho nhân viên, bạn cần có thái độ hòa nhã, cởi mở, sẵn sàng lắng nghe và giải quyết các khiếu nại (ví dụ: đổi size đồng phục, xử lý quà tặng bị lỗi) một cách khéo léo, mang lại sự hài lòng cho nhân viên.
- Linh hoạt và Khả năng Thích ứng: Môi trường Nhân sự thường có nhiều sự thay đổi đột xuất (ví dụ: số lượng nhân sự mới tăng đột biến, sự kiện nội bộ thay đổi timeline). Ứng viên cần giữ được sự bình tĩnh và linh hoạt điều chỉnh kế hoạch sắp xếp, cấp phát hàng hóa cho phù hợp.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), kèm theo các khoản phụ cấp độc hại/đi lại/điện thoại (nếu có).
- Thưởng hiệu quả công việc: Được xét thưởng định kỳ (tháng/quý/năm) dựa trên hiệu quả quản lý kho bãi, tỷ lệ thất thoát tài sản bằng 0% và mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ.
- Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành.
- Gói phúc lợi phong phú: Quà sinh nhật, quà các ngày lễ lớn trong năm, thưởng Tết dương lịch, Tết nguyên đán, lương tháng 13.
- Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín. Được tham gia các chương trình bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cao cấp (tùy theo thâm niên).
- Cơ hội học tập và thăng tiến: Được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ Quản trị Nhân sự, Kỹ năng quản lý kho hiện đại, các khóa học kỹ năng mềm. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Lead) hoặc Chuyên viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist).
- Môi trường làm việc năng động: Được làm việc trong môi trường văn phòng trẻ trung, sáng tạo, đề cao yếu tố con người. Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể, Teambuilding, Year End Party hoành tráng hàng năm của tập đoàn.

Tags:
Nhân viên sắp xếp hàng hóa, Nhân viên quản lý kho nhân sự, HR Logistics Coordinator, Nhân viên Admin Nhân sự, Quản lý tài sản văn phòng, Cấp phát đồng phục, Quản lý Welcome Kit, Lưu trữ hồ sơ nhân sự, Nhân viên kho nội bộ, Tuyển dụng nhân viên sắp xếp vật tư nhân sự.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên sắp xếp hàng hóa nhân sự, nhân viên kho hành chính nhân sự, HR admin logistics, nhân viên quản lý tài sản nhân sự trung cấp, tuyển dụng nhân viên cấp phát đồng phục quà tặng, nhân viên hỗ trợ sự kiện nội bộ, tuyển dụng nhân sự kho văn phòng 5S, tìm việc làm hành chính nhân sự kho bãi.

Share