MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN LUÂN CHUYỂN HÀNG HÓA LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Luân chuyển Hàng hóa lĩnh vực Nhân sự (HR Logistics & Asset Coordinator). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và kết nối cao, đóng vai trò là "mạch máu" đảm bảo sự vận hành trơn tru của các hoạt động nhân sự, trải nghiệm nhân viên và quản trị tài sản nội bộ trên toàn hệ thống tổng công ty và các chi nhánh.

Trong một doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đa chi nhánh, việc luân chuyển các công cụ dụng cụ, tài liệu nhân sự, đồng phục, quà tặng phúc lợi, và trang thiết bị làm việc của nhân viên đòi hỏi một quy trình vận hành logistic cực kỳ khoa học và chuẩn xác. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần làm công việc vận chuyển vật lý, mà còn là người quản trị chuỗi cung ứng nội bộ của phòng Nhân sự (HR Supply Chain). Từ việc tiếp nhận nhu cầu từ bộ phận Tuyển dụng, Đào tạo, Truyền thông nội bộ đến việc lập kế hoạch lưu kho, đóng gói, phân phối và thu hồi tài sản khi nhân sự nghỉ việc – tất cả đều nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

Mục tiêu tối thượng của vai trò này là: Đúng người - Đúng tài sản - Đúng thời điểm - Tối ưu chi phí. Sự hiện diện và hiệu quả làm việc của bạn sẽ trực tiếp định hình nên ấn tượng đầu tiên của một nhân viên mới (thông qua Onboarding Kit nhận được đúng hạn) và gìn giữ hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong suốt vòng đời của nhân viên tại công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và điều phối chuỗi cung ứng vật tư Nhân sự (HR Supplies Management)

* Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu: Định kỳ hàng tuần/tháng/quý, tiếp nhận yêu cầu về trang thiết bị, văn phòng phẩm, đồng phục, tài liệu đào tạo và ấn phẩm truyền thông từ các bộ phận thuộc khối Nhân sự (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Văn hóa doanh nghiệp).
* Lập kế hoạch mua sắm và phân bổ: Phối hợp với bộ phận Thu mua (Procurement) để lên kế hoạch đặt hàng, đảm bảo số lượng tồn kho an toàn (Safety Stock) cho các vật tư thiết yếu như: Onboarding Welcome Kit, đồng phục nhân viên mới, thẻ tên, sổ tay nhân viên.
* Quản lý kho vận Nhân sự (HR Warehouse/Storage): Tổ chức, sắp xếp và phân loại kho lưu trữ vật tư nhân sự một cách khoa học theo phương pháp 5S hoặc FIFO (Nhập trước xuất trước). Đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng, ẩm mốc hoặc thất thoát.
* Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng số lượng tài sản, vật tư nhân sự trong kho; lập báo cáo xuất - nhập - tồn chi tiết gửi Trưởng bộ phận.

2. Điều phối luân chuyển hàng hóa, trang thiết bị và hồ sơ nhân sự liên chi nhánh

* Vận chuyển công cụ làm việc (IT & Admin Assets): Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT và Hành chính để luân chuyển máy tính, bàn ghế, thiết bị làm việc chuyên dụng cho nhân viên khi họ có quyết định điều chuyển công tác giữa các văn phòng, chi nhánh hoặc cửa hàng trong hệ thống.
* Quản lý và chuyển phát hồ sơ nhân sự (HR Documents Logistics): Chịu trách nhiệm đóng gói, niêm phong và gửi/nhận các tài liệu bảo mật của phòng Nhân sự (hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, hồ sơ gốc của nhân viên, sổ bảo hiểm xã hội) giữa Tổng công ty và các chi nhánh trên toàn quốc. Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật tuyệt đối của thông tin trong quá trình vận chuyển.
* Hợp tác với các đơn vị vận chuyển bên thứ ba (3PL): Làm việc trực tiếp với các đơn vị chuyển phát nhanh, nhà xe, đơn vị vận tải để thương lượng giá cước, giám sát lộ trình đơn hàng, giải quyết các sự cố phát sinh (thất lạc, hỏng hóc hàng hóa) và nghiệm thu thanh toán chi phí vận chuyển hàng tháng.

3. Phục vụ các chương trình Phúc lợi, Sự kiện và Truyền thông nội bộ

* Phân phối quà tặng phúc lợi (Welfare Goods Distribution): Lên kế hoạch đóng gói và vận chuyển quà tặng cho các dịp lễ lớn trong năm (Quốc tế Phụ nữ, Tết Trung thu, Tết Nguyên Đán, Sinh nhật công ty, quà sinh nhật nhân viên, quà thăm hỏi đau ốm) đến tận tay nhân viên tại các chi nhánh/văn phòng đại diện hoặc gửi về địa chỉ nhà riêng theo yêu cầu.
* Vận chuyển vật dụng sự kiện (Event Logistics): Hỗ trợ công tác hậu cần cho các sự kiện nội bộ của công ty (Team building, Year End Party, Ngày hội gia đình, các giải chạy nội bộ). Quản lý việc vận chuyển các vật dụng cồng kềnh như backdrop, standee, cúp thưởng, quà tặng sự kiện, dụng cụ trò chơi đến địa điểm tổ chức và thu hồi lại kho sau khi sự kiện kết thúc.
* Cung ứng vật tư đào tạo: Đảm bảo toàn bộ tài liệu giảng dạy, bút, giấy, bảng tên, quà tặng mini-game phục vụ các khóa đào tạo nội bộ hoặc đào tạo hội nhập được chuyển đến phòng huấn luyện đúng thời gian quy định.

4. Quy trình Thu hồi và Thanh lý Tài sản Nhân sự (Offboarding Logistics)

* Thu hồi tài sản khi nhân viên nghỉ việc: Phối hợp với bộ phận C&B và bộ phận trực tiếp quản lý của nhân viên nghỉ việc để thực hiện quy trình thu hồi các tài sản thuộc sở hữu của công ty (đồng phục, thẻ nhân viên, trang thiết bị làm việc, máy tính, sim điện thoại doanh nghiệp).
* Đánh giá và tái phân loại tài sản: Kiểm tra tình trạng vật lý của tài sản thu hồi. Phân loại tài sản còn sử dụng tốt để vệ sinh, lưu kho tái sử dụng, hoặc đề xuất chuyển sang bộ phận IT/Hành chính bảo dưỡng, hoặc làm thủ tục thanh lý đối với tài sản đã hư hỏng, hết hạn sử dụng.

5. Số hóa quy trình và Báo cáo tối ưu hóa chi phí

* Cập nhật dữ liệu hệ thống: Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý tài sản (Asset Management Software) hoặc các file theo dõi chuyên dụng để cập nhật tức thời trạng thái luân chuyển của từng món hàng, tài sản.
* Báo cáo và tối ưu hóa chi phí: Lập báo cáo chi phí vận chuyển, chi phí bao bì đóng gói, tỉ lệ hao hụt tài sản định kỳ. Phân tích số liệu để đề xuất các phương án tối ưu hóa lộ trình vận chuyển, lựa chọn đối tác vận chuyển có chi phí tốt nhất nhưng vẫn đảm bảo SLA (Cam kết chất lượng dịch vụ).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Leader).
* Phối hợp nội bộ: làm việc thường xuyên và chặt chẽ với:
* *Bộ phận IT Support/System:* Để bàn giao và nhận lại thiết bị công nghệ (Laptop, màn hình, máy in).
* *Bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition):* Để nắm bắt số lượng nhân sự mới gia nhập, chuẩn bị Onboarding Kit đúng hạn.
* *Bộ phận C&B:* Để thực hiện thủ tục thu hồi tài sản của nhân sự nghỉ việc trước khi hoàn tất thủ tục thanh quyết toán lương.
* *Thủ kho/Bộ phận Hành chính (Admin):* Để đồng bộ hóa dữ liệu quản lý tài sản chung của doanh nghiệp.
* Hướng dẫn và giám sát:
* Hướng dẫn nhân viên tại các chi nhánh thực hiện đúng quy trình đóng gói, niêm phong tài liệu/tài sản trước khi gửi về văn phòng chính.
* Giám sát trực tiếp hoạt động giao nhận của các đối tác chuyển phát nhanh để đảm bảo họ tuân thủ đúng thời gian và quy chuẩn bảo quản hàng hóa của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Hành chính văn phòng, hoặc các ngành nghề có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên Điều phối Logistics nội bộ, Nhân viên Quản lý kho tài sản, hoặc Nhân viên điều phối dịch vụ văn phòng (Office Services Coordinator).
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có tinh thần học hỏi cao, năng động và có định hướng phát triển rõ ràng trong mảng dịch vụ chia sẻ nhân sự (HR Shared Services) hoặc hậu cần nội bộ.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng quản lý kho và kiểm kê: Hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản trong việc sắp xếp hàng hóa, kiểm kê tài sản và quản lý xuất-nhập-tồn. Có tư duy tổ chức không gian kho bãi ngăn nắp, khoa học.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm tìm kiếm, lọc dữ liệu, làm báo cáo Pivot Table là một lợi thế lớn) để quản lý danh mục tài sản và tính toán chi phí. Biết sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP/SAP) hoặc phần mềm quản lý kho là điểm cộng lớn.
* Kỹ năng điều phối và lập kế hoạch: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu chuyển phát/luân chuyển hàng hóa phát sinh đồng thời. Dự trù tốt thời gian vận chuyển để không làm gián đoạn công việc của các bộ phận khác.
* Kỹ năng giao tiếp và thương thảo: Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc qua email, điện thoại và trực tiếp. Có khả năng làm việc, đàm phán giá cả và giải quyết khiếu nại với các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba.
* Kỹ năng xử lý tình huống: Nhạy bén phát hiện các rủi ro trong quá trình vận chuyển (hàng hóc, giao chậm, sai địa chỉ) và nhanh chóng đưa ra giải pháp thay thế kịp thời.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì vị trí này trực tiếp quản lý tài sản của công ty và hồ sơ nhân sự có tính bảo mật cao. Một sự nhầm lẫn nhỏ trong địa chỉ gửi hoặc số lượng kiểm kê đều có thể dẫn đến thất thoát tài chính hoặc rò rỉ thông tin.
* Chăm chỉ và có sức khỏe tốt: Do tính chất công việc có liên quan đến luân chuyển hàng hóa, ứng viên cần có sức khỏe tốt để thực hiện các công việc như đóng gói, phân loại quà tặng, di chuyển vật dụng sự kiện hoặc sắp xếp kho bãi khi cần thiết.
* Tinh thần trách nhiệm và cam kết cao: Luôn bám sát các đơn hàng/tài sản cho đến khi chắc chắn chúng đã được giao nhận an toàn đến đúng địa chỉ yêu cầu.
* Tư duy hướng đến dịch vụ (Service-Minded): Luôn coi nhân viên trong công ty là "khách hàng nội bộ", phục vụ với thái độ nhiệt tình, thân thiện, lịch sự và chu đáo nhằm nâng cao trải nghiệm của người lao động đối với doanh nghiệp.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh và tinh thần làm việc tích cực ngay cả trong những giai đoạn cao điểm của công ty (như mùa lễ Tết, mùa tuyển dụng số lượng lớn, hoặc khi diễn ra các sự kiện nội bộ quy mô lớn).

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ 8.000.000đ – 12.000.000đ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), kèm theo các khoản phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa và xăng xe (nếu có phát sinh di chuyển ngoài văn phòng).
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Lương tháng thứ 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và đánh giá hiệu suất cá nhân.
* Thưởng các ngày lễ, Tết (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), quà sinh nhật, chế độ hiếu hỷ, thăm hỏi ốm đau đầy đủ.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường doanh nghiệp năng động, chuyên nghiệp, hiện đại. Đồng nghiệp thân thiện, cởi mở, luôn sẵn sàng hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng:
* Được đào tạo bài bản về quy trình vận hành nhân sự chuyên nghiệp, kỹ năng quản trị tài sản doanh nghiệp và tối ưu hóa chi phí logistics nội bộ.
* Cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như: Chuyên viên Hành chính - Nhân sự tổng hợp (HR & Admin Specialist), Trưởng nhóm Quản trị Tài sản (Asset Management Team Leader) hoặc Chuyên viên Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Specialist).
* Chăm sóc sức khỏe & Đời sống tinh thần:
* Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Được tham gia các hoạt động kết nối, xây dựng đội ngũ (Team building), du lịch hè hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga...).

---

Tags

`#NhanVienLuanChuyenHangHoa` `#HRLogistics` `#NhanVienHanhChinhNhanSu` `#QuanLyTaiSanNoiBo` `#DichVuNhanSu` `#HRSharedServices` `#TuyendungNhanSu` `#LogisticsNoiBo`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên luân chuyển hàng hóa nhân sự, HR Logistics Coordinator, Nhân viên quản lý tài sản nội bộ, Nhân viên điều phối vật tư nhân sự, Việc làm hành chính nhân sự trung cấp, Tuyển dụng HR Admin Logistics, Nhân viên kho tài sản nhân sự, Tuyển dụng điều phối viên dịch vụ nhân sự, Việc làm nhân sự tại [Tên thành phố], Tuyển dụng quản lý chuỗi cung ứng nội bộ doanh nghiệp.

Share