MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐIỀU PHỐI HÀNG HÓA LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Điều phối Hàng hóa Lĩnh vực Nhân sự (HR Logistics & Asset Coordinator). Đây là một vai trò mang tính chiến lược và vận hành cao trong bộ phận Nhân sự của chúng tôi. Vị trí này không chỉ đơn thuần là quản lý tài sản, mà là người kiến tạo trải nghiệm nhân viên thông qua việc quản lý, cung ứng và điều phối toàn bộ "hàng hóa" – bao gồm công cụ dụng cụ, đồng phục, quà tặng phúc lợi, ấn phẩm truyền thông nội bộ, trang thiết bị bảo hộ lao động (PPE) và các tài sản vật chất hỗ trợ cho hoạt động nhân sự và đời sống của toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV). Chúng tôi cần một cá nhân xuất sắc có khả năng kết hợp tư duy logic của ngành Chuỗi cung ứng (Supply Chain) với tinh thần dịch vụ khách hàng hướng tới con người của ngành Nhân sự (Human Resources). Bạn sẽ là người đảm bảo mọi nhân viên mới đều nhận được Welcome Kit hoàn hảo vào ngày đầu tiên đi làm, mọi công nhân nhà máy đều có đủ đồ bảo hộ đạt chuẩn, và mọi sự kiện nội bộ đều được cung ứng đầy đủ vật tư đúng thời hạn, tối ưu hóa chi phí tối đa cho doanh nghiệp.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Mua sắm và Cung ứng Vật tư Phúc lợi & Quà tặng Nhân viên (Employee Welfare & Gifting Programs):
- Lập kế hoạch, khảo sát nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán giá cả và chất lượng cho các chương trình quà tặng định kỳ và đột xuất của công ty: Quà sinh nhật, quà Tết, quà Trung thu, quà kết hôn, sinh con, thăm hỏi ốm đau, quà tặng thâm niên, và các dịp lễ lớn trong năm (8/3, 20/10, Thiếu nhi 1/6).
- Thiết kế, phát triển và quản lý quy trình phân phối bộ quà tặng chào mừng nhân viên mới (Welcome Kits). Đảm bảo 100% nhân viên mới nhận được bộ quà tặng đầy đủ, chất lượng cao trước hoặc ngay trong ngày đầu tiên nhận việc.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thu mua (Procurement) và Tài chính để thực hiện quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa dài hạn với mức chi phí tối ưu nhất.
- Kiểm soát chất lượng hàng hóa nhận từ nhà cung cấp; thực hiện quy trình đổi trả lập tức nếu hàng hóa không đạt tiêu chuẩn cam kết.

2. Quản lý Đồng phục và Trang thiết bị Bảo hộ Lao động (Uniforms & Safety Gear Management):
- Đầu mối tiếp nhận nhu cầu đăng ký size, số lượng đồng phục văn phòng và đồng phục bảo hộ lao động từ tất cả các phòng ban, nhà máy, chi nhánh trên toàn quốc định kỳ hàng năm hoặc theo đợt tuyển dụng.
- Phối hợp với bộ phận An toàn Lao động (EHS) để lựa chọn các loại trang thiết bị bảo hộ (mũ bảo hiểm, giày bảo hộ, kính, găng tay, khẩu trang chuyên dụng) đạt đúng tiêu chuẩn pháp lý và an toàn lao động của nhà nước và của tập đoàn.
- Theo dõi quá trình sản xuất của đối tác may mặc/cung ứng, kiểm soát tiến độ bàn giao hàng hóa.
- Tổ chức phân loại, đóng gói và điều phối vận chuyển đồng phục, trang bị bảo hộ đến từng cơ sở, nhà máy, văn phòng đại diện đảm bảo đúng hạn, đúng số lượng và đúng đối tượng.
- Thiết lập và vận hành kho lưu trữ dự phòng đồng phục để giải quyết nhanh chóng các trường hợp phát sinh tăng nhân sự đột xuất hoặc thay đổi kích cỡ của nhân viên.

3. Điều phối Logistics cho các Sự kiện Nội bộ, Đào tạo & Truyền thông (Internal Events & Training Logistics):
- Chủ trì việc chuẩn bị, quản lý và điều phối toàn bộ vật tư, hàng hóa phục vụ cho các sự kiện quy mô lớn của công ty như: Tiệc cuối năm (Year End Party), Ngày hội gia đình (Family Day), Team Building, các giải chạy nội bộ, các cuộc thi nội bộ.
- Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng và Đối ngoại để chuẩn bị hàng hóa, ấn phẩm (standee, brochure, tờ rơi, quà lưu niệm) phục vụ cho các chương trình Ngày hội việc làm (Job Fair), ngày hội định hướng tại các trường Đại học.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, tài liệu học tập, văn phòng phẩm, chứng chỉ, quà tặng trò chơi và tea-break cho các khóa đào tạo nội bộ và đào tạo thuê ngoài của Học viện Đào tạo công ty.
- Quản lý việc thuê mướn trang thiết bị sự kiện (âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu) từ các bên thứ ba, giám sát quá trình lắp đặt và tháo dỡ để bảo vệ tài sản công ty.

4. Quản lý Kho bãi, Tài sản Nhân sự & Số hóa Quy trình (HR Asset & Inventory Management):
- Xây dựng hệ thống quản lý kho hàng hóa nhân sự một cách khoa học (phân khu vực, dán nhãn mã vạch/QR code, sắp xếp theo nguyên tắc FIFO - nhập trước xuất trước).
- Sử dụng và tối ưu hóa phần mềm quản lý kho (WMS) hoặc phân hệ quản lý tài sản trên hệ thống ERP (SAP/Oracle) của công ty để cập nhật số liệu nhập - xuất - tồn kho hàng ngày theo thời gian thực (Real-time).
- Định kỳ hàng tháng/hàng quý tiến hành kiểm kê kho vật lý, đối chiếu với số liệu trên hệ thống để phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp thất thoát, hư hỏng, hao hụt.
- Đề xuất hạn mức tồn kho tối thiểu (Safety Stock) cho từng nhóm hàng hóa nhân sự để luôn chủ động nguồn hàng, tránh tình trạng thiếu hụt ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên hoặc gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Quản lý quy trình thu hồi tài sản nhân sự (đồng phục, thẻ nhân viên, trang thiết bị được cấp phát) khi nhân viên nghỉ việc (Offboarding) phối hợp cùng bộ phận Quan hệ Lao động.

5. Hỗ trợ Logistics cho Quy trình Di chuyển & Định cư của Nhân sự (Mobility & Expat Relocation Logistics):
- Hỗ trợ điều phối việc vận chuyển hành lý, đồ đạc cá nhân, trang thiết bị gia đình cho các nhân sự cấp cao, chuyên gia nước ngoài (Expats) hoặc nhân sự nội bộ được điều chuyển công tác giữa các chi nhánh trong và ngoài nước.
- Điều phối việc chuẩn bị căn hộ, khách sạn, phương tiện di chuyển, giỏ quà chào mừng (welcome basket) và các nhu yếu phẩm ban đầu cho chuyên gia nước ngoài khi mới sang Việt Nam nhận nhiệm vụ.
- Quản lý việc cấp phát và thu hồi căn hộ dịch vụ, xe đưa đón và các tiện ích sinh hoạt khác được công ty đài thọ cho nhân sự cấp cao.

6. Quản lý Ngân sách, Báo cáo & Đánh giá Hiệu quả (Budgeting & Reporting):
- Lập dự toán ngân sách chi tiết hàng năm cho toàn bộ mảng hàng hóa, quà tặng, đồng phục và vật tư nhân sự dựa trên kế hoạch định biên nhân sự của công ty.
- Giám sát việc chi tiêu ngân sách hàng tháng, đảm bảo mọi chi phí đều nằm trong hạn mức được phê duyệt và được tối ưu hóa hiệu quả sử dụng.
- Thực hiện các thủ tục thanh quyết toán hóa đơn, chứng từ cho nhà cung cấp đúng hạn, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán.
- Lập báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) về tình hình sử dụng kho, phân tích chi phí trên mỗi đầu người (Cost-per-head) cho từng loại hàng hóa nhân sự, đưa ra các kiến nghị cải tiến quy trình nhằm cắt giảm chi phí không cần thiết và nâng cao chất lượng dịch vụ nội bộ.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administration Manager) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager).
- Phối hợp công việc hàng ngày với:
+ Bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition): Để nắm bắt số lượng nhân sự mới gia nhập, chuẩn bị Welcome Kit.
+ Bộ phận Truyền thông Nội bộ & Trải nghiệm Nhân viên (Internal Communications & Employee Experience): Để triển khai quà tặng sự kiện, ấn phẩm thương hiệu.
+ Bộ phận Đào tạo (L&D): Để cung ứng tài liệu, vật tư lớp học.
+ Bộ phận Thu mua (Procurement) & Kế toán (Finance/Accounting): Để thực hiện quy trình mua sắm, thanh toán hóa đơn.
+ Bộ phận Quản lý Cơ sở Vật chất (GA/Facilities) & Bảo vệ: Để quản lý kho bãi, an ninh hàng hóa ra vào cổng.
- Hướng dẫn, giám sát: Các cộng tác viên nhân sự, thực tập sinh nhân sự hoặc các nhân viên vận chuyển, bốc xếp thời vụ trong các chiến dịch phân phối hàng hóa lớn (ví dụ: phát quà Tết toàn công ty).

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Logistics, Thương mại Quốc tế, Ngoại thương hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
- Có ít nhất từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Điều phối viên Nhân sự (HR Coordinator), Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Admin), Nhân viên Thu mua/Logistics mảng dịch vụ nội bộ, hoặc Điều phối viên Sự kiện/Tài sản tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ 500 nhân sự trở lên).
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường các công ty Đa quốc gia, các Tập đoàn Bán lẻ, Sản xuất, Công nghệ có tốc độ tăng trưởng nhân sự nhanh và hệ thống phân phối nội bộ phức tạp.
- Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp quà tặng, xưởng may đồng phục, công ty sự kiện, đơn vị chuyển phát nhanh là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng quản trị kho hàng và tài sản: Hiểu rõ các nguyên tắc quản lý kho (FIFO, LIFO), phân loại hàng hóa, kiểm kê vật lý và kiểm soát hao hụt.
- Thành thạo các phần mềm quản lý: Sử dụng tốt hệ thống ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) phân hệ Kho/Tài sản; thành thạo các công cụ tin học văn phòng, đặc biệt là Excel (sử dụng thành thạo các hàm Vlookup, Hlookup, Pivot Table, IF, các công cụ lọc và vẽ biểu đồ báo cáo số liệu tồn kho).
- Kỹ năng thương lượng và đàm phán: Có khả năng làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau, đàm phán về giá cả, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng và các cam kết chất lượng (SLA) có lợi nhất cho công ty.
- Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối Logistics: Có khả năng tổ chức luồng đi của hàng hóa từ khâu đặt hàng, lưu kho, đóng gói cho đến khâu phân phối chặng cuối (Last-mile delivery) đến tay nhân viên một cách khoa học, tiết kiệm chi phí vận chuyển tối đa.
- Kỹ năng quản trị dự án nhỏ: Có khả năng tự quản lý các chiến dịch phân phối hàng hóa quy mô lớn (ví dụ: phát 5000 phần quà Tết đến 10 chi nhánh toàn quốc) đúng tiến độ, không để xảy ra sai sót hoặc chậm trễ.
- Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) để làm việc với các nhà cung cấp nước ngoài, chuyên gia ngoại quốc và đọc hiểu các tài liệu kỹ thuật của trang thiết bị bảo hộ nhập khẩu.

Phẩm chất cá nhân:
- Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết: Đây là phẩm chất quan trọng nhất, đảm bảo hàng hóa được cấp phát chính xác đến từng size áo, từng loại quà tặng, tránh nhầm lẫn gây ảnh hưởng đến uy tín của bộ phận Nhân sự.
- Trung thực, chính trực: Có đạo đức nghề nghiệp cao, minh bạch trong các hoạt động mua sắm, quản lý tài sản giá trị lớn của doanh nghiệp, không xảy ra tiêu cực với nhà cung cấp.
- Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer-centric): Luôn coi cán bộ nhân viên công ty là khách hàng của mình, phục vụ với thái độ nhiệt tình, thân thiện, lắng nghe ý kiến phản hồi để không ngừng cải tiến chất lượng hàng hóa, dịch vụ.
- Khả năng chịu áp lực công việc cao: Sẵn sàng làm việc ngoài giờ, di chuyển nhiều hoặc hỗ trợ các sự kiện lớn vào ngày cuối tuần khi có yêu cầu đột xuất.
- Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt: Khéo léo trong việc giải quyết các khiếu nại của nhân viên về chất lượng hàng hóa (đồng phục lỗi, quà hỏng) và giải quyết các sự cố phát sinh từ phía nhà cung cấp (giao hàng trễ, thiếu số lượng).

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực: Dao động từ 12,000,000 VNĐ đến 18,000,000 VNĐ/tháng (Thỏa thuận cụ thể trong quá trình phỏng vấn).
- Lương tháng 13 cố định và thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của Tập đoàn (từ 1 đến 3 tháng lương).
- Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo Luật Lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc (Hưởng 100% lương thử việc).
- Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú tự nguyện) dành riêng cho nhân viên và ưu đãi mua bảo hiểm cho người thân.
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám quốc tế uy tín.
- Chế độ ngày phép năm hấp dẫn: Từ 12 đến 15 ngày phép/năm, tăng thêm phép năm theo thâm niên làm việc.
- Môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đề cao giá trị con người. Văn phòng làm việc chuẩn hạng A với đầy đủ tiện ích (Khu vực Pantry trà, cà phê miễn phí, phòng relax, phòng gym).
- Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự hiện đại, Quản trị chuỗi cung ứng, Kỹ năng đàm phán thương lượng do Công ty tài trợ chi phí 100%. Lộ trình thăng tiến lên Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Ops Team Lead) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Admin Manager) trong vòng 2 - 3 năm.
- Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể phong phú: Team Building hàng năm, Gala Dinner, các câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Cầu lông, Yoga, Chạy bộ) do Công ty tài trợ kinh phí hoạt động.
- Hưởng các chính sách ưu đãi mua sản phẩm/dịch vụ của Tập đoàn với mức chiết khấu cực kỳ hấp dẫn dành riêng cho nhân viên nội bộ.

Tags:
#TuyenDungNhanSu #HRLogistics #HRCoordinator #QuanLyTaiSanNhanSu #HREmployeeExperience #AdminLogistics #TuyenDungHanoi #TuyenDungHCM #HRJobs #InternalLogistics

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên điều phối hàng hóa nhân sự, HR Logistics Coordinator, Nhân viên quản lý tài sản nhân sự, HR Admin Logistics, Nhân viên điều phối quà tặng đồng phục nhân sự, HR Asset Management Officer, Tuyển dụng Hành chính Nhân sự, HR Operations Staff, Việc làm điều phối nội bộ, Chuyên viên trải nghiệm nhân viên, Nhân viên thu mua hành chính nhân sự.

Share