MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ TRẢI NGHIỆM VÀ HẬU CẦN NHÂN SỰ
(CHUYÊN TRÁCH DỊCH VỤ TIỄN ĐÓN & HỖ TRỢ DI CHUYỂN - HR CONCIERGE)

Tổng quan :
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" đặc biệt – vị trí Nhân viên Hỗ trợ Trải nghiệm và Hậu cần Nhân sự (chuyên trách Dịch vụ mang đồ ra xe và Tiễn đón - HR Concierge). Trong một tổ chức hiện đại, trải nghiệm của nhân viên (Employee Experience) không chỉ gói gọn trong bảng lương hay các chính sách phúc lợi, mà nó được định nghĩa bởi từng điểm chạm vật lý nhỏ nhất trong quá trình làm việc. Vị trí này đại diện cho bộ mặt của Phòng Nhân sự, chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì tiêu chuẩn dịch vụ nội bộ cao cấp nhất.

Nhiệm vụ cốt lõi của bạn là quản lý toàn bộ quy trình hậu cần di chuyển, hỗ trợ hành lý, tài sản và đưa đón nhân sự (đặc biệt là nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc, các chuyên gia nước ngoài và ứng viên VIP). Bằng việc thực hiện dịch vụ "mang đồ ra xe" một cách chuyên nghiệp, tận tâm và chu đáo, bạn sẽ góp phần tạo nên một ấn tượng ban đầu tuyệt vời (Onboarding) và một trải nghiệm chia tay nhân văn, trọn vẹn (Offboarding), từ đó nâng cao uy tín và thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) của công ty.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện quy trình Tiễn đón (Offboarding Experience):
- Chủ động liên hệ và phối hợp với các nhân sự chuẩn bị nghỉ việc để lên lịch trình hỗ trợ thu dọn đồ đạc cá nhân tại văn phòng.
- Cung cấp các công cụ đóng gói tiêu chuẩn (thùng carton, băng keo, xốp chống sốc, nhãn tên) và hỗ trợ nhân viên đóng gói tài sản cá nhân một cách gọn gàng, tôn trọng sự riêng tư.
- Thực hiện việc vận chuyển, mang đồ đạc, hành lý cá nhân của nhân viên từ bàn làm việc xuống sảnh và trực tiếp xếp gọn gàng lên xe (ô tô, xe máy, taxi) của họ hoặc xe công ty đã đặt trước.
- Đảm bảo quy trình diễn ra trong không khí lịch sự, ấm áp và tôn trọng, giúp giảm thiểu những cảm xúc tiêu cực hoặc căng thẳng trong ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.
- Phối hợp với bộ phận Hành chính để thực hiện thủ tục bàn giao tài sản của công ty (laptop, thẻ nhân viên, thiết bị làm việc) trước khi hỗ trợ nhân viên mang đồ cá nhân ra xe.

2. Hỗ trợ quy trình Chào đón nhân sự mới và ứng viên VIP (Onboarding & Candidate Experience):
- Đón tiếp các ứng viên cấp cao (VIP), chuyên gia nước ngoài, hoặc nhân sự mới ngay tại khu vực đỗ xe hoặc sảnh chính của tòa nhà trong ngày đầu tiên họ đến nhận việc hoặc phỏng vấn.
- Hỗ trợ mang hành lý, tài liệu, thiết bị cá nhân của họ từ xe vào văn phòng làm việc hoặc phòng phỏng vấn.
- Hướng dẫn lộ trình di chuyển, vị trí đỗ xe tối ưu và thực hiện các thủ tục check-in an ninh ban đầu cho nhân sự mới/ứng viên.
- Chuẩn bị sẵn sàng các vật phẩm chào mừng (Welcome Kit) và hỗ trợ vận chuyển đến tận bàn làm việc của nhân sự mới.

3. Hỗ trợ hậu cần di chuyển cho Ban Giám đốc và Đối tác Nhân sự:
- Phối hợp với đội xe của công ty và bộ phận lễ tân để điều phối thời gian đưa đón các thành viên Ban Giám đốc, đối tác chiến lược hoặc các đoàn kiểm tra liên ngành đến làm việc với Phòng Nhân sự.
- Túc trực tại khu vực sảnh hoặc bãi đỗ xe để hỗ trợ mang xách tài liệu, vali, quà tặng đối ngoại từ xe vào phòng họp và ngược lại.
- Đảm bảo các phương tiện di chuyển của khách VIP luôn được bố trí vị trí đỗ xe thuận tiện nhất, hỗ trợ mở cửa xe và che ô (dù) khi thời tiết xấu.

4. Quản lý kho lưu trữ đồ đạc và tài sản tạm thời của nhân sự:
- Quản lý khu vực tủ đồ (lockers) hoặc kho tạm thời dành cho nhân viên có nhu cầu ký gửi đồ đạc trước khi chuyển văn phòng hoặc trong thời gian chờ bàn giao di chuyển.
- Ghi chép, gắn nhãn và lưu trữ khoa học các thùng đồ của nhân viên nghỉ việc đột xuất hoặc chưa thể tự mang về ngay, đảm bảo không xảy ra thất thoát hay hư hỏng tài sản.
- Bàn giao đúng người, đúng số lượng khi nhân viên quay lại nhận đồ.

5. Phối hợp tổ chức sự kiện nội bộ và hoạt động gắn kết (Engagement):
- Hỗ trợ Ban Nhân sự trong việc vận chuyển trang thiết bị, quà tặng, ấn phẩm truyền thông từ kho ra các xe vận chuyển để đi tới các địa điểm tổ chức sự kiện (Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình).
- Tham gia điều phối dòng người, hướng dẫn đỗ xe và hỗ trợ mang hành lý cho nhân viên tại các địa điểm diễn ra sự kiện lớn của công ty.

6. Báo cáo và cải tiến dịch vụ:
- Ghi nhận ý kiến phản hồi của nhân viên về chất lượng dịch vụ hỗ trợ di chuyển và tiễn đón.
- Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình đóng gói, vận chuyển nhằm tăng tính tiện lợi, an toàn và chuyên nghiệp.
- Báo cáo định kỳ về số lượng lượt hỗ trợ, các sự cố phát sinh (nếu có) và phương án xử lý cho Quản lý trực tiếp.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience Lead) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Administration Manager).
- Phối hợp chặt chẽ với: Bộ phận Lễ tân, Đội ngũ Bảo vệ tòa nhà, Đội ngũ Tài xế công ty, và các Chuyên viên Nhân sự phụ trách mảng Tuyển dụng/Quan hệ lao động.
- Hướng dẫn/Giám sát: Hướng dẫn các nhân viên thực tập hoặc cộng tác viên hành chính hỗ trợ trong các chiến dịch di chuyển văn phòng quy mô lớn hoặc các sự kiện nhân sự quy mô toàn công ty.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Khách sạn, Dịch vụ Khách hàng, Hành chính Văn phòng hoặc các ngành nghề liên quan đến dịch vụ khách hàng chất lượng cao.
- Có tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc trong các vai trò: Nhân viên hỗ trợ khách hàng (Bellman/Concierge) tại các khách sạn 4-5 sao, Nhân viên dịch vụ khách hàng VIP, Nhân viên Hành chính Nhân sự, hoặc Chăm sóc khách hàng trong các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
- Có kinh nghiệm xử lý các tình huống giao tiếp nhạy cảm (như hỗ trợ nhân sự nghỉ việc do kỷ luật hoặc cắt giảm biên chế) là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc (Customer-centric mindset): Luôn đặt trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên lên hàng đầu, có tư duy phục vụ chủ động (Anticipatory Service).
- Kỹ năng giao tiếp và ứng xử tinh tế: Khả năng lắng nghe, thấu cảm và thể hiện sự tôn trọng tuyệt đối đối với nhân sự trong mọi hoàn cảnh (đặc biệt là khi tiễn đưa nhân viên nghỉ việc).
- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp khoa học: Biết cách phân loại, đóng gói đồ đạc tối ưu, quản lý thời gian hiệu quả để hỗ trợ nhiều người cùng lúc trong các đợt cao điểm.
- Sức khỏe thể chất tốt và kỹ năng nâng vác an toàn: Có khả năng vận chuyển đồ đạc có trọng lượng (lên đến 20-25kg) bằng tay hoặc bằng các công cụ hỗ trợ (xe đẩy) đúng kỹ thuật, tránh gây chấn thương cho bản thân và hư hỏng tài sản.
- Kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp: Nhạy bén trong việc giải quyết các sự cố phát sinh như thời tiết xấu (mưa, nắng gắt), ùn tắc lối đi, hoặc va chạm tài sản trong quá trình vận chuyển.
- Kỹ năng sử dụng các công cụ công nghệ cơ bản: Biết sử dụng email, các ứng dụng chat nội bộ (Slack, MS Teams) để nhận yêu cầu hỗ trợ và cập nhật trạng thái công việc.
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có khả năng chào hỏi, chỉ dẫn và hỗ trợ mang đồ cho chuyên gia nước ngoài).

Phẩm chất cá nhân:
- Tận tâm và Chu đáo: Luôn chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất để tạo sự thoải mái cho người được hỗ trợ (ví dụ chuẩn bị sẵn nước uống, khăn giấy hoặc ô che nắng).
- Trung thực và Bảo mật thông tin: Tuyệt đối tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên đối với tài sản cá nhân của họ; không tò mò, không can thiệp vào đồ đạc cá nhân và bảo mật các thông tin nội bộ liên quan đến lý do nghỉ việc của nhân viên.
- Điềm tĩnh và Chuyên nghiệp dưới áp lực: Khả năng giữ thái độ lịch sự, nhã nhặn ngay cả khi đối mặt với những nhân viên đang có tâm lý thất vọng, giận dữ hoặc buồn bã trong quá trình Offboarding.
- Tinh thần đồng đội (Teamwork): Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác trong phòng Nhân sự khi có yêu cầu đột xuất.
- Diện mạo chỉn chu, tác phong lịch sự: Luôn mặc đồng phục đúng quy định, giữ gìn vệ sinh cá nhân tốt vì đây là vị trí thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nội bộ và đối tác bên ngoài.

Quyền lợi:
- Lương cơ bản cạnh tranh (từ 10.000.000đ - 15.000.000đ tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực thực tế) + Phụ cấp điện thoại, xăng xe, ăn trưa.
- Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý dựa trên điểm đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Score).
- Được hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật Lao động và gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp của công ty.
- Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc chuyên nghiệp: Đồng phục cao cấp, xe đẩy hàng chuyên dụng, các công cụ đóng gói hiện đại, ô (dù) cỡ lớn, và các trang bị bảo hộ lao động đạt chuẩn.
- Môi trường làm việc năng động, nhân văn, coi trọng yếu tố con người và trải nghiệm nhân viên.
- Cơ hội đào tạo bài bản về kỹ năng dịch vụ khách hàng chuẩn 5 sao và các kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực Nhân sự (HR).
- Cơ hội thăng tiến lên các vị trí Chuyên viên Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience Specialist) hoặc Giám sát Hành chính (Admin Supervisor) sau 2-3 năm cống hiến xuất sắc.
- Tham gia các hoạt động teambuilding, nghỉ mát hàng năm và các chương trình phúc lợi nội bộ của công ty.

Tags:
#TuyendungNhanSu #HRConcierge #TraiNghiemNhanVien #HauCanNhanSu #DichVuKhachHang5Sao #EmployeeExperience #HRJobs #NhanVienTienDon #HauCanVanPhong #BellmanCorporate #VanHoaDoanhNghiep

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên dịch vụ mang đồ ra xe, tuyển dụng HR Concierge, nhân viên hỗ trợ trải nghiệm nhân sự, việc làm hậu cần nhân sự, nhân viên tiễn đón nhân viên nghỉ việc, chuyên viên trải nghiệm nhân viên, tuyển dụng nhân viên hành chính dịch vụ, dịch vụ khách hàng nội bộ, việc làm hỗ trợ di chuyển văn phòng, tuyển dụng Bellman doanh nghiệp, nhân viên chăm sóc nhân sự mới.

Share