MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THEO DÕI HÀNG SẮP VỀ (LĨNH VỰC BÁN HÀNG)

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Trong chuỗi cung ứng ứng hiện đại và guồng quay nhanh của lĩnh vực Bán lẻ/Bán hàng (Sales/Retail/E-commerce), việc đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng là yếu tố sống còn quyết định doanh thu và uy tín của doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên theo dõi hàng sắp về (Inbound Tracking Specialist).

Mặc dù không trực tiếp đứng ra chốt đơn hay gặp gỡ khách hàng, nhưng vai trò của bạn là "trái tim" hỗ trợ cho toàn bộ guồng máy kinh doanh. Bạn chính là cầu nối chiến lược giữa bộ phận Thu mua (Purchasing), Logistics, Kho vận (Warehouse) và đội ngũ Kinh doanh (Sales/Telesales). Nhiệm vụ cốt lõi của bạn là giám sát, cập nhật sát sao tình trạng của tất cả các lô hàng đang trên đường về (Inbound shipments), từ đó cung cấp dữ liệu thời gian thực (Real-time data) chính xác nhất cho phòng Bán hàng. Nhờ có sự chủ động và chính xác của bạn, đội ngũ Sales có thể tự tin tư vấn, nhận đơn đặt trước (Pre-order), tối ưu hóa kế hoạch marketing và giảm thiểu tối đa tình trạng đứt gãy nguồn hàng (Out-of-stock).

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

Để đảm bảo vận hành trơn tru và đóng góp trực tiếp vào mục tiêu doanh số của công ty, Nhân viên theo dõi hàng sắp về sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng yếu sau:

1. Giám sát và cập nhật lộ trình hàng hóa (Inbound Tracking)

* Theo dõi đơn hàng: Tiếp nhận thông tin về các đơn hàng đã được bộ phận Thu mua xác nhận với nhà cung cấp (trong nước và nhập khẩu). Theo dõi tiến độ sản xuất, đóng gói và bàn giao hàng từ phía đối tác.
* Liên hệ đơn vị vận chuyển: Làm việc trực tiếp với các hãng tàu, đơn vị Forwarder, công ty chuyển phát nhanh để cập nhật liên tục tọa độ, lộ trình và thời gian dự kiến cập cảng/cập kho (ETA - Estimated Time of Arrival).
* Giám sát thủ tục hải quan: Đối với hàng nhập khẩu, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Xuất nhập khẩu để theo dõi tiến độ thông quan, chuẩn bị chứng từ cần thiết để giải phóng hàng hóa nhanh nhất có thể.

2. Quản lý dữ liệu hệ thống & Cung cấp thông tin cho bộ phận Bán hàng

* Cập nhật phần mềm quản trị: Nhập liệu và cập nhật chính xác trạng thái hàng đi đường lên hệ thống ERP (SAP, Oracle, Odoo...) hoặc các file theo dõi dùng chung của công ty (Excel, Google Sheets).
* Thông báo "Hàng sắp về" (Pre-inbound Alerts): Định kỳ hằng ngày/hằng tuần gửi báo cáo danh mục sản phẩm sắp về kho cho bộ phận Sales, Telesales, Marketing và Chăm sóc khách hàng. Thông tin bao gồm: Mã hàng (SKU), số lượng, màu sắc, kích cỡ, hạn sử dụng (nếu có) và ngày dự kiến có thể mở bán chính thức.
* Hỗ trợ chiến dịch Pre-order: Phân tích dữ liệu hàng sắp về để tư vấn cho bộ phận Bán hàng về việc mở các chiến dịch "Đặt hàng trước" (Pre-order) nhằm huy động dòng tiền sớm và đo lường sức hút của thị trường.

3. Điều phối chuẩn bị kho bãi và nhận hàng (Receiving Coordination)

* Lên lịch tiếp nhận: Làm việc với Quản lý kho để sắp xếp lịch trình (slot) hạ hàng, dỡ container phù hợp, tránh tình trạng quá tải cục bộ tại khu vực dock kho.
* Chuẩn bị nguồn lực: Thông báo trước cho thủ kho về đặc tính của hàng sắp về (hàng dễ vỡ, hàng cần bảo quản lạnh, hàng cồng kềnh) để kho chủ động chuẩn bị nhân lực, xe nâng, pallet và vị trí lưu kho trống.
* Phối hợp kiểm đếm bàn giao: Ngay khi hàng về đến kho, phối hợp giám sát quá trình khui cont/kiểm hàng kiểm tra chất lượng (QC), đối chiếu số lượng thực tế với Packing List để ghi nhận chênh lệch (nếu có).

4. Xử lý sự cố phát sinh và quản trị rủi ro hàng đi đường

* Giải quyết sự cố chậm trễ (Delay): Khi phát hiện nguy cơ chậm hàng do thiên tai, kẹt cảng, hải quan kiểm hóa... phải ngay lập tức cảnh báo cho bộ phận Bán hàng để điều chỉnh cam kết giao hàng với khách, tránh khiếu nại.
* Xử lý hàng hư hỏng/thất thoát: Phối hợp với bảo hiểm, đơn vị vận chuyển và nhà cung cấp để lập biên bản, yêu cầu bồi thường nếu phát hiện hàng hóa bị móp méo, ướt hỏng hoặc thiếu hụt trong quá trình vận chuyển trước khi nhập kho.

5. Phân tích hiệu suất và tối ưu quy trình

* Đánh giá nhà vận chuyển: Thống kê và đánh giá tỷ lệ giao hàng đúng hạn (OTIF - On-Time In-Full) của các đơn vị logistics và nhà cung cấp theo tháng/quý.
* Đề xuất cải tiến: Phát hiện các điểm nghẽn (bottleneck) thường xuyên gây chậm hàng trong chuỗi cung ứng và đề xuất giải pháp rút ngắn Leadtime (thời gian từ lúc đặt hàng đến khi hàng sẵn sàng bán).

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Report to): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Bán hàng (Sales Manager) hoặc Trưởng bộ phận Quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Team Leader) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức từng giai đoạn của công ty.
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo ngày:* Trạng thái các lô hàng khẩn cấp cần giải phóng trong ngày để trả đơn nợ cho khách hàng.
* *Báo cáo tuần:* Bảng tổng hợp tiến độ hàng về trong 2 tuần tiếp theo (Rolling 2-week Inbound Forecast) cho bộ phận Sales & Marketing.
* *Báo cáo tháng:* Đánh giá hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp, tỷ lệ sai lệch ETA và phân tích nguyên nhân.
* Quan hệ phối hợp ngang hàng:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thu mua (Purchasing) để nắm bắt đơn hàng mới.
* Hợp tác sát sao với Bộ phận Kho (Warehouse) và Kế toán kho để đồng bộ hóa số liệu tồn kho thực tế và tồn kho lý thuyết (On-the-way inventory).
* Tương tác liên tục với Đội ngũ Sales để ưu tiên đẩy nhanh tiến độ cho các mặt hàng đang "cháy" khách.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Thương mại, Logistics, Quản lý Chuỗi cung ứng, Xuất nhập khẩu hoặc các ngành nghề liên quan có thế mạnh về tính toán và quản lý số liệu.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm trở lên tại các vị trí tương đương như: Nhân viên Theo dõi đơn hàng (Merchandiser), Trợ lý mua hàng (Purchasing Assistant), Nhân viên Điều phối Logistics (Logistics Coordinator), Sales Admin hoặc Điều phối kho.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, tư duy logic cao và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Bán lẻ/Chuỗi cung ứng.

2. Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng Tin học văn phòng (đặc biệt là Excel): Đây là công cụ làm việc hàng ngày. Yêu cầu thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu và thống kê dữ liệu (Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF, Sumifs...). Có khả năng xây dựng và quản lý các bảng tính theo dõi tiến độ một cách khoa học, trực quan.
* Kỹ năng vận hành hệ thống: Có trải nghiệm hoặc hiểu biết cơ bản về các hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP (SAP, Oracle, Odoo, Fast, Bravo...) hoặc các phần mềm quản lý kho (WMS), quản lý đơn hàng (OMS) là một lợi thế lớn.
* Kiến thức về Logistics và Ngoại thương: Hiểu biết cơ bản về quy trình giao nhận hàng hóa, các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms), quy trình thông quan hàng hóa và các chứng từ vận tải phổ biến (Bill of Lading, Packing List, Commercial Invoice, C/O...).
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, gãy gọn qua Email, điện thoại. Biết cách khéo léo thúc giục nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển đẩy nhanh tiến độ mà vẫn giữ được mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
* Kỹ năng Ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu thương mại bằng tiếng Anh (hoặc tiếng Trung/tiếng Hàn/tiếng Nhật tùy theo nguồn hàng của công ty) ở mức độ cơ bản trở lên để làm việc trực tiếp với các đơn vị vận chuyển quốc tế hoặc nhà cung cấp nước ngoài.

3. Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Công việc liên quan trực tiếp đến số liệu hàng hóa và tiến độ thời gian. Một sai sót nhỏ về số lượng SKU hoặc nhầm lẫn ngày hàng về có thể dẫn đến việc Sales tư vấn sai cho khách, gây mất uy tín nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
* Nhạy bén và chủ động trong công việc: Không đợi đến khi xảy ra sự cố mới giải quyết. Luôn chủ động dự phòng các phương án rủi ro, liên tục kiểm tra chéo (double-check) thông tin để phát hiện sớm các nguy cơ chậm hàng.
* Chịu được áp lực công việc cao: Lĩnh vực bán hàng luôn biến động với cường độ nhanh. Ứng viên cần có tinh thần thép để xử lý các tình huống phát sinh khẩn cấp (ví dụ: hàng về trễ sát giờ livestream bán hàng, hàng bị giữ lại ở cửa khẩu...).
* Tinh thần trách nhiệm và cam kết: Sẵn sàng theo sát công việc, phối hợp giải quyết sự cố ngoài giờ hành chính trong trường hợp có các lô hàng gấp, hàng container cập cảng ban đêm hoặc ngày nghỉ.

---

QUYỀN LỢI

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi với vai trò Nhân viên theo dõi hàng sắp về, bạn sẽ nhận được chế độ đãi ngộ toàn diện xứng đáng với năng lực và đóng góp của mình:

1. Thu nhập và Chế độ đãi ngộ tài chính:

* Mức lương cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ 8.000.000đ – 13.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp hấp dẫn: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại (nếu có phát sinh công tác đến kho hoặc cảng).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs): Thưởng hàng tháng/quý dựa trên các chỉ số: Độ chính xác của dữ liệu hàng về, Tỷ lệ hàng về đúng hạn (OTIF), và mức độ phối hợp hỗ trợ phòng Sales đạt chỉ tiêu doanh số.
* Thưởng tháng lương thứ 13 và Thưởng cuối năm: Xét thưởng dựa trên kết quả kinh doanh chung của Công ty và hiệu suất làm việc cá nhân của bạn trong năm.

2. Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi xã hội:

* Bảo hiểm đầy đủ: Thực hiện đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ cho người lao động ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam.
* Khám sức khỏe định kỳ: Công ty tổ chức khám sức khỏe tổng quát định kỳ hàng năm cho toàn thể cán bộ nhân viên tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Chăm sóc đời sống tinh thần: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, đau ốm, thai sản... Chương trình team building, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các hoạt động nội bộ sôi nổi vào các dịp lễ Tết (Trung thu, 8/3, 20/10, Giáng sinh, Tất niên...).

3. Cơ hội Đào tạo và Phát triển sự nghiệp:

* Đào tạo bài bản: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và khóa học chuyên sâu do công ty tài trợ về: Kỹ năng quản trị chuỗi cung ứng, Quản lý kho chuyên sâu, Sử dụng nâng cao phần mềm ERP (SAP/Oracle), Kỹ năng giải quyết vấn đề và Kỹ năng phân tích dữ liệu bán hàng.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Công ty ưu tiên phát triển nguồn nhân lực nội bộ. Sau 1 – 2 năm cống hiến xuất sắc, bạn có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như:
* *Trưởng nhóm Theo dõi đơn hàng (Inbound/Merchandising Team Leader)*
* *Chuyên viên Hoạch định nhu cầu và Cung ứng (Demand & Supply Planner)*
* *Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager)* hoặc luân chuyển sang các bộ phận then chốt khác như Thu mua quốc tế, Quản lý kho vận lớn.

4. Môi trường làm việc:

* Làm việc tại văn phòng hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ làm việc (máy tính cấu hình cao, 2 màn hình hỗ trợ phân tích dữ liệu tốt nhất).
* Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, nhiệt huyết, sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ lẫn nhau.
* Sếp tâm lý, quản lý theo hiệu quả công việc (KPIs/OKRs) chứ không quản lý vi mô, luôn tạo không gian tối đa để nhân sự thử nghiệm các sáng kiến cải tiến quy trình.

---

TAGS

`#Tuyendung` `#Nhanvientheodoihangve` `#InboundTracking` `#SupplyChain` `#Logistics` `#SalesAdmin` `#Merchandiser` `#Dieuphoihanghoa` `#AdminBanhang` `#TuyendungLogistics`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM:

* Tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng nhập khẩu
* Tìm việc làm điều phối hàng hóa sắp về
* Nhân viên Inbound Tracking tuyển dụng
* Tuyển dụng Sales Admin theo dõi hàng tồn kho
* Việc làm Merchandiser quản lý đơn hàng đi đường
* Nhân viên kiểm soát tiến độ giao nhận hàng hóa
* Tuyển dụng nhân viên điều phối chuỗi cung ứng
* Tìm việc làm quản lý dữ liệu hàng về tại Hà Nội / TP.HCM

Share