MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THEO DÕI ĐƠN HÀNG (SALES ORDER SPECIALIST / ORDER MERCHANDISER)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THEO DÕI ĐƠN HÀNG (SALES ORDER SPECIALIST / ORDER MERCHANDISER)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên Theo dõi Đơn hàng (Sales Order Specialist / Order Merchandiser) xuất sắc để gia nhập đội ngũ vận hành năng động của chúng tôi.

Trong bối cảnh thị trường bán hàng và phân phối ngày càng phát triển nhanh chóng, sự hài lòng của khách hàng không chỉ dừng lại ở bước chốt hợp đồng, mà phụ thuộc hoàn toàn vào trải nghiệm nhận hàng chính xác, nhanh chóng và chuyên nghiệp. Vị trí Nhân viên Theo dõi Đơn hàng là "mắt xích" cốt lõi kết nối giữa bộ phận Kinh doanh (Sales), Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Bộ phận Kho vận (Logistics) và Khách hàng.

Bạn không chỉ là người xử lý các con số hay dữ liệu trên hệ thống, mà chính là người đảm bảo cam kết dịch vụ của công ty được thực thi một cách hoàn hảo nhất. Một "chuyên gia" ở vị trí này sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ vòng đời của đơn hàng từ khi được thiết lập, xử lý hệ thống, theo dõi tiến độ sản xuất/đóng gói, điều phối giao nhận, cho đến khi sản phẩm được bàn giao thành công và hoàn tất thủ tục thanh toán. Sự tỉ mỉ, khả năng ứng biến linh hoạt và tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc của bạn sẽ là chìa khóa giúp chúng tôi giữ chân khách hàng và tối ưu hóa doanh thu.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, kiểm tra và thiết lập đơn hàng trên hệ thống

* Tiếp nhận các yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng (Purchase Orders - PO) từ bộ phận Kinh doanh, đại lý, nhà phân phối hoặc trực tiếp từ khách hàng qua các kênh (Email, Hệ thống CRM, ERP, Thương mại điện tử).
* Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng: thông tin khách hàng, số lượng, chủng loại sản phẩm, đơn giá, chiết khấu, chính sách khuyến mãi đang áp dụng, thời gian và địa điểm giao hàng.
* Xác minh tình trạng công nợ của khách hàng với bộ phận Kế toán trước khi phê duyệt đơn hàng tiến hành đóng gói/giao hàng.
* Nhập liệu chính xác thông tin đơn hàng vào hệ thống quản trị của doanh nghiệp (ERP - SAP/Oracle/Odoo hoặc hệ thống nội bộ).

2. Theo dõi tiến độ chuẩn bị hàng hóa và sản xuất

* Làm việc chặt chẽ với Bộ phận Kế hoạch (Planning) và Bộ phận Kho (Warehouse) để kiểm tra lượng tồn kho thực tế (Inventory check) đối với các mặt hàng có sẵn.
* Đối với các đơn hàng cần sản xuất mới hoặc đặt hàng từ nhà cung ứng nước ngoài/đối tác, thực hiện theo dõi sát sao tiến độ sản xuất, đóng gói để đảm bảo hàng hóa sẵn sàng đúng hạn.
* Chủ động phát hiện các nguy cơ thiếu hụt hàng hóa, chậm tiến độ sản xuất để đưa ra các phương án dự phòng hoặc kịp thời thông báo cho bộ phận liên quan giải quyết.

3. Điều phối giao nhận và Logistics

* Phối hợp với Bộ phận Logistics/Giao vận nội bộ hoặc các đơn vị vận chuyển thứ ba (3PL) để lên kế hoạch điều xe, đóng gói và xếp dỡ hàng hóa tối ưu.
* Theo dõi hành trình của đơn hàng trên đường vận chuyển, kiểm soát thời gian giao hàng thực tế so với cam kết dịch vụ (SLA - Service Level Agreement).
* Xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển: hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc, sai lệch địa chỉ, khách hàng từ chối nhận hàng, trễ giờ giao hàng do yếu tố khách quan (thời tiết, giao thông).
* Xác nhận bàn giao hàng hóa thành công bằng các chứng từ hợp lệ (Biên bản bàn giao, hóa đơn có chữ ký nhận của khách hàng - POD - Proof of Delivery).

4. Chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại sau bán hàng

* Là đầu mối liên lạc trực tiếp, cung cấp thông tin cập nhật liên tục về trạng thái đơn hàng (Tracking status) cho khách hàng và đội ngũ kinh doanh.
* Tiếp nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sai lệch số lượng, chủng loại, sản phẩm lỗi hỏng hoặc chậm trễ giao hàng.
* Phối hợp với bộ phận Kiểm soát Chất lượng (QC) và Kho vận để thực hiện quy trình đổi trả hàng hóa (Return Merchandise Authorization - RMA) nhanh chóng, chuyên nghiệp, giảm thiểu tối đa sự không hài lòng của khách hàng.

5. Quản lý công nợ, chứng từ và đối soát tài chính

* Phối hợp với bộ phận Kế toán bán hàng xuất hóa đơn tài chính (Hóa đơn điện tử VAT) cho khách hàng ngay sau khi hoàn tất giao hàng.
* Theo dõi và đôn đốc tiến độ thanh toán của các đơn hàng thuộc quyền quản lý, đặc biệt là các đơn hàng bán thu tiền sau (COD) hoặc các đại lý có hạn mức công nợ.
* Thực hiện đối soát số liệu đơn hàng, doanh thu và công nợ định kỳ (tuần/tháng/quý) với khách hàng và bộ phận Kế toán.
* Lưu trữ một cách khoa học các chứng từ liên quan đến đơn hàng: Hợp đồng, PO, Biên bản giao nhận, Phiếu xuất kho, Hóa đơn để phục vụ công tác kiểm toán khi cần thiết.

6. Báo cáo và cải tiến quy trình

* Lập các báo cáo định kỳ (Daily/Weekly/Monthly) về: số lượng đơn hàng đã xử lý, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn (OTIF - On-Time In-Full), giá trị doanh thu, tỷ lệ hàng hoàn trả, và các sự cố phát sinh.
* Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các đơn hàng bị chậm trễ hoặc hủy bỏ, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình xử lý đơn hàng nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu chi phí vận hành.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Theo dõi đơn hàng (Order Management Supervisor / Merchandising Manager) hoặc Trưởng phòng Kinh doanh (Sales Manager) / Giám đốc Vận hành (COO).
* Hợp tác liên chức năng: Làm việc trực tiếp và chặt chẽ với Đội ngũ Sales/Account Executive, Bộ phận Kho bãi (Warehouse), Bộ phận Thu mua (Procurement), Bộ phận Kế toán (Accounting) và các đối tác vận chuyển bên ngoài.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ: Hướng dẫn, đào tạo quy trình xử lý đơn hàng cho các nhân viên mới hoặc thực tập sinh trong bộ phận; hỗ trợ giải thích quy trình đặt hàng/giao nhận cho các đại lý/nhà phân phối mới tham gia hệ thống.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Tài chính - Kế toán hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 - 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Nhân viên theo dõi đơn hàng (Merchandiser), Nhân viên xử lý đơn hàng (Order Processor), Nhân viên Điều phối Sales Admin, hoặc Nhân viên Chăm sóc khách hàng mảng B2B/Bán lẻ quy mô lớn.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), Thương mại điện tử (E-commerce), Bán lẻ (Retail), Thời trang/May mặc xuất khẩu hoặc các doanh nghiệp phân phối lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng phần mềm:
* Sử dụng thành thạo và có kinh nghiệm thực tế làm việc trên các hệ thống quản trị doanh nghiệp lớn như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo hoặc các phần mềm CRM chuyên nghiệp (Salesforce, Hubspot).
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc, đặc biệt là Excel (thành thạo các hàm Vlookup, Hlookup, Index/Match, Pivot Table, IF lồng nhau và xử lý dữ liệu lớn một cách nhanh chóng, chính xác).
* Kỹ năng Giao tiếp và Đàm phán: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc qua điện thoại, email và gặp mặt trực tiếp. Khéo léo trong việc xử lý các tình huống xung đột lợi ích giữa khách hàng và công ty, hoặc giữa các phòng ban nội bộ.
* Kỹ năng Giải quyết vấn đề (Problem-solving): Khả năng tư duy nhanh nhạy, phản ứng linh hoạt trước các sự cố bất ngờ trong chuỗi cung ứng (ví dụ: xe hỏng dọc đường, kho hết hàng đột xuất, khách hàng đổi ý giờ chót) để đưa ra giải pháp giảm thiểu thiệt hại tối đa.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (Đọc hiểu tài liệu thương mại, hợp đồng, soạn thảo email chuyên nghiệp với khách hàng nước ngoài). Biết thêm tiếng Trung/tiếng Hàn là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng Quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc cùng lúc, đảm bảo các đơn hàng gấp hoặc đơn hàng giá trị cao luôn được xử lý đúng tiến độ mà không bỏ sót các công việc hành chính khác.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận tuyệt đối: Vì tính chất công việc liên quan trực tiếp đến số liệu, tiền bạc, mã hàng hóa và thông tin giao nhận, một sai sót nhỏ của bạn có thể gây tổn thất tài chính lớn hoặc làm mất uy tín của công ty. Do đó, sự cẩn trọng là phẩm chất hàng đầu cần có.
* Chịu được áp lực công việc cao (High Pressure Tolerance): Khả năng giữ bình tĩnh và làm việc hiệu quả trong môi trường tốc độ cao, đặc biệt vào các giai đoạn cao điểm cuối tháng, cuối quý hoặc các mùa lễ tết khi lượng đơn hàng tăng đột biến.
* Tinh thần trách nhiệm cao (Accountability): Chủ động theo đuổi công việc đến cùng, không đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố và luôn nỗ lực tìm kiếm giải pháp tối ưu cho khách hàng.
* Tư duy hướng đến khách hàng (Customer-Centric): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm trong mọi quyết định xử lý đơn hàng, có thái độ nhã nhặn, tôn trọng và chuyên nghiệp trong mọi hoàn cảnh.
* Tinh thần đồng đội (Team player): Sẵn sàng chia sẻ thông tin, hỗ trợ đồng nghiệp trong bộ phận và chủ động phối hợp với các phòng ban khác để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản hấp dẫn (từ 10,000,000 - 18,000,000 VNĐ/tháng, thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý theo mức độ hoàn thành đơn hàng chính xác.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Lương tháng thứ 13 và các khoản thưởng lễ, tết, sinh nhật, hiếu hỉ đầy đủ.
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân viên có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, xăng xe phục vụ công việc (nếu có phát sinh di chuyển).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động và khuyến khích sự sáng tạo, đóng góp ý kiến cá nhân.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại được công ty cung cấp đầy đủ (Laptop, màn hình phụ, điện thoại bàn...).
* Cơ hội thăng tiến và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý chuỗi cung ứng, sử dụng các công nghệ quản trị tiên tiến (ERP, CRM) do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Nhân viên Theo dõi Đơn hàng -> Trưởng nhóm Theo dõi Đơn hàng (Order Management Team Lead) -> Trưởng phòng Vận hành Đơn hàng/Kho vận (Operations/Logistics Manager).
* Hoạt động văn hóa phong phú:
* Tham gia các chương trình Team building, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng toàn thể công ty.
* Các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ hoạt động thường xuyên giúp nâng cao đời sống tinh thần cho nhân viên.

---

Tags:

`Theo dõi đơn hàng` `Sales Coordinator` `Order Merchandiser` `Sales Admin` `Quản lý đơn hàng` `Logistics` `Xử lý đơn hàng` `Tuyển dụng bán hàng` `Kiểm soát công nợ` `ERP SAP`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên theo dõi đơn hàng
* Tuyển dụng nhân viên theo dõi đơn hàng tại TPHCM / Hà Nội
* Nhân viên xử lý đơn hàng chuyên nghiệp
* Sales Order Specialist tuyển dụng
* Tuyển dụng Merchandiser ngành bán lẻ
* Nhân viên điều phối đơn hàng và logistics
* Tìm việc làm quản lý đơn hàng
* Sales Admin kiêm theo dõi đơn hàng
* Order Management Specialist JD
* Nhân viên theo dõi đơn hàng xuất nhập khẩu

Share