MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐỒNG BỘ TỒN KHO ĐA KÊNH

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐỒNG BỘ TỒN KHO ĐA KÊNH

Tổng quan

Trong kỷ nguyên số hóa và sự bùng nổ của xu hướng bán hàng đa kênh (Omnichannel), việc duy trì một hệ thống thông tin tồn kho chính xác, nhất quán và hoạt động theo thời gian thực (real-time) là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của doanh nghiệp bán lẻ. Sai lệch tồn kho không chỉ dẫn đến tình trạng hủy đơn, mất khách hàng mà còn trực tiếp bào mòn lợi nhuận và uy tín thương hiệu trên các sàn thương mại điện tử cũng như tại cửa hàng vật lý.

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia quản lý và đồng bộ dữ liệu tồn kho" – vị trí Nhân viên Đồng bộ Tồn kho Đa kênh. Đây là vị trí trọng yếu thuộc khối Vận hành (Operations) và Chuỗi cung ứng (Supply Chain), đóng vai trò là "trạm kiểm soát trung tâm" kết nối dòng chảy dữ liệu sản phẩm giữa các kho hàng vật lý, hệ thống quản lý nội bộ (ERP/POS) và các kênh bán hàng trực tuyến (Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, v.v.). Nhân sự đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm tối ưu hóa tỷ lệ sẵn sàng của hàng hóa, triệt tiêu tình trạng bán vượt mức (overselling) hoặc đứt gãy nguồn cung, từ đó mang lại trải nghiệm mua sắm mượt mà nhất cho khách hàng.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, Giám sát và Đồng bộ Hệ thống Tồn kho Đa kênh (Omnichannel)

* Thực hiện cấu hình, thiết lập và duy trì hoạt động liên tục của các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh (OMS - Order Management System, phần mềm kết nối như Sapo, Haravan, KiotViet, Nhanh.vn, hoặc các hệ thống ERP lớn như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365).
* Thực hiện việc ánh xạ (mapping) mã sản phẩm (SKU) chuẩn xác 1:1 hoặc 1:N giữa hệ thống kho tổng với các gian hàng trên các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki) và hệ thống bán lẻ tại cửa hàng (POS).
* Theo dõi dòng chảy dữ liệu tồn kho theo thời gian thực; đảm bảo mọi biến động về số lượng (xuất kho, nhập kho, hàng hoàn, hàng giữ chỗ cho đơn đang chờ thanh toán) được cập nhật đồng nhất trên tất cả các kênh bán hàng trong vòng dưới 2 phút.
* Thiết lập và quản lý cơ chế phân bổ tồn kho (Inventory Allocation) hợp lý cho từng kênh dựa trên hiệu suất doanh thu và kế hoạch marketing của từng giai đoạn.

2. Xử lý Sai lệch, Khắc phục Sự cố Hệ thống và Quản trị Rủi ro Tồn kho

* Chủ động phát hiện và xử lý ngay lập tức các lỗi đồng bộ API giữa hệ thống OMS/ERP của công ty với hệ thống của các sàn thương mại điện tử.
* Xử lý triệt để các tình trạng lỗi hệ thống dẫn đến việc bán vượt mức tồn kho thực tế (overselling). Phối hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) và Vận hành kho để đưa ra giải pháp xử lý đơn hàng lỗi nhanh chóng, giảm thiểu tỷ lệ phạt từ các sàn.
* Xác định nguyên nhân gốc rễ của việc chênh lệch số liệu giữa tồn kho thực tế (Physical Stock) và tồn kho hệ thống (System Stock) để đưa ra phương án xử lý dứt điểm.

3. Vận hành và Chuẩn bị Tồn kho cho các Chiến dịch Mega (Double Days, Flash Sale)

* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Marketing và Sales để nắm bắt kế hoạch chương trình khuyến mãi, các chiến dịch Mega Sale lớn (ngày đôi 9.9, 11.11, 12.12, Tết, Mid-Month Sale).
* Tính toán và cài đặt số lượng tồn kho ảo (Virtual Stock), tồn kho dự phòng (Buffer Stock) cho các sản phẩm chủ lực (Hero SKUs) tham gia Flash Sale, đảm bảo không bị khóa sản phẩm trên sàn do hết hàng đột ngột hoặc bị phạt do không chuẩn bị kịp hàng.
* Trực ca và giám sát liên tục biến động tồn kho trong các khung giờ cao điểm (ví dụ: 0h - 2h sáng ngày bắt đầu chiến dịch) để điều chỉnh lượng tồn kho kịp thời, tránh bỏ lỡ cơ hội doanh thu.

4. Kiểm kê, Đối soát và Điều chỉnh Tồn kho Định kỳ

* Lên kế hoạch và phối hợp với Bộ phận Kho vận (Warehouse) thực hiện kiểm kê kho định kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc kiểm kê cuốn chiếu (cycle counting) đối với các nhóm hàng có tần suất giao dịch cao.
* Thực hiện đối soát số liệu xuất - nhập - tồn giữa báo cáo của kho vật lý với báo cáo tài chính và báo cáo từ các kênh bán hàng trực tuyến.
* Tạo các phiếu điều chỉnh tồn kho (Stock Adjustment) trên hệ thống sau khi đã xác định rõ nguyên nhân hao hụt, thừa thiếu và được cấp quản lý phê duyệt.

5. Quản lý Vòng đời Sản phẩm và Tối ưu hóa Sức khỏe Tồn kho (Inventory Health)

* Theo dõi và phân tích chỉ số vòng quay tồn kho (Inventory Turnover) của từng nhóm SKU.
* Phát hiện sớm các nhóm hàng tồn kho chậm (Slow-Moving Items), hàng cận date (gần hết hạn sử dụng), hàng tồn kho chết (Dead Stock) để cảnh báo cho bộ phận Thu mua (Purchasing) và bộ phận Kinh doanh đưa ra chiến lược xả hàng hoặc giảm giá kịp thời.
* Quản lý trạng thái vòng đời sản phẩm trên hệ thống (Mới - Đang bán - Ngừng sản xuất/Ngừng bán) để tự động hóa việc tắt/mở hiển thị trên các kênh bán hàng.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến Báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Thương mại điện tử (E-commerce Operations Manager) hoặc Trưởng bộ phận Quản lý Tồn kho (Inventory Control Team Leader).
* Báo cáo gián tiếp cho (nếu có): Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director) hoặc Giám đốc Vận hành (COO) theo các dự án chuẩn hóa hệ thống dữ liệu.

2. Quan hệ Công tác và Hợp tác Liên phòng ban

* Với Bộ phận Kho vận (Warehouse/WMS Team): Phối hợp chặt chẽ để nắm bắt tiến độ đóng gói, nhập kho hàng hoàn, tốc độ xử lý đơn hàng thực tế nhằm điều phối chỉ số tồn kho khả dụng trên hệ thống.
* Với Bộ phận Kinh doanh & Marketing (E-com/Retail Team): Cung cấp số liệu tồn kho chính xác để phục vụ cho việc lên kế hoạch chạy quảng cáo, đăng ký chương trình khuyến mãi với ngành hàng của sàn.
* Với Bộ phận Công nghệ thông tin/Hệ thống (IT/ERP Support): Phối hợp khi có nâng cấp hệ thống, lỗi kết nối cổng API hoặc tích hợp thêm các kênh bán hàng mới vào hệ thống quản lý chung.
* Với Bộ phận Chăm sóc Khách hàng (CSKH): Cung cấp thông tin tồn kho thời gian thực để hỗ trợ giải quyết khiếu nại của khách hàng liên quan đến việc thiếu hàng, giao nhầm mã hoặc trễ đơn.

3. Trách nhiệm Hướng dẫn và Đào tạo (Guidance/Mentorship)

* Xây dựng và cập nhật các tài liệu hướng dẫn quy trình chuẩn (SOPs) về việc đồng bộ tồn kho, ánh xạ SKU và xử lý lỗi hệ thống.
* Đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên mới, nhân viên vận hành gian hàng (Store Ops) và nhân sự kho về cách sử dụng hệ thống OMS/ERP liên quan đến phân hệ tồn kho.
* Giám sát việc tuân thủ quy trình cập nhật số liệu của các bộ phận liên quan để tránh sai sót dây chuyền.

---

Yêu cầu tuyển dụng

1. Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên Quản lý tồn kho đa kênh, Nhân viên Vận hành OMS, Chuyên viên Đối soát Tồn kho, hoặc Điều phối viên Chuỗi cung ứng trong ngành Bán lẻ (Retail), F&B, FMCG hoặc Thương mại điện tử (E-commerce).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn có chuỗi cửa hàng vật lý kết hợp gian hàng Thương mại điện tử đa dạng (Omnichannel Retailer) hoặc các đơn vị Enabler hỗ trợ vận hành TMĐT.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Sử dụng hệ thống quản trị:
* Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh phổ biến tại Việt Nam như Haravan, Sapo, Nhanh.vn, KiotViet, hoặc các hệ thống OMS chuyên dụng.
* Có kinh nghiệm vận hành phân hệ quản lý kho (WMS/Inventory) trên các hệ thống ERP quốc tế như SAP, Oracle NetSuite, Odoo, Microsoft Dynamics là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng xử lý dữ liệu và Tin học văn phòng:
* Kỹ năng Excel từ khá đến nâng cao (thành thạo các hàm xử lý chuỗi, hàm tham chiếu như VLOOKUP, INDEX-match, các công cụ phân tích dữ liệu Pivot Table, Power Query để xử lý danh mục hàng chục ngàn SKU).
* Có tư duy logic tốt về cấu trúc dữ liệu, hiểu rõ nguyên lý hoạt động của kết nối API, Webhook giữa các nền tảng công nghệ.
* Kỹ năng chuyên biệt:
* Hiểu rõ quy định, cơ chế vận hành, chính sách phạt và quy trình xử lý đơn hàng của các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop).
* Kỹ năng phân tích số liệu tồn kho, dự báo nhu cầu (Demand Forecasting) ở mức độ cơ bản.

3. Phẩm chất cá nhân

* Cẩn thận và tỉ mỉ (Detail-oriented): Đây là yêu cầu tiên quyết vì sai lệch một chữ số hoặc một ký tự SKU có thể dẫn đến việc đồng bộ sai cho hàng loạt sản phẩm, gây thiệt hại lớn về mặt tài chính và uy tín.
* Khả năng chịu áp lực cao (Resilience): Có khả năng giữ bình tĩnh, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác khi hệ thống gặp sự cố trong các đợt Mega Campaign căng thẳng.
* Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving mindset): Không chỉ tìm ra lỗi mà phải chủ động tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình để ngăn chặn lỗi tái diễn.
* Khả năng giao tiếp và làm việc nhóm xuất sắc (Interpersonal skills): Do tính chất công việc đòi hỏi phải làm việc liên tục với nhiều phòng ban khác nhau (Kho, IT, Sales, CSKH).
* Tính trung thực và tinh thần trách nhiệm cao (Integrity & Accountability): Đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối trong việc báo cáo số liệu tổn thất, thất thoát hàng hóa.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (dao động từ 10.000.000đ - 18.000.000đ tùy theo năng lực và quy mô hệ thống từng quản lý) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) dựa trên tỷ lệ chính xác của tồn kho và hiệu suất các chiến dịch bán hàng.
* Phụ cấp xứng đáng: Phụ cấp trực ca đêm/ngoài giờ trong các chiến dịch Mega Sale lớn của ngành Thương mại điện tử; phụ cấp ăn trưa, điện thoại, thiết bị làm việc (Laptop cấu hình cao).
* Môi trường làm việc năng động: Cơ hội làm việc trong môi trường bán lẻ hiện đại, chuyên nghiệp, tiếp xúc với các công nghệ quản trị chuỗi cung ứng tiên tiến nhất hiện nay.
* Cơ hội thăng tiến rõ rệt: Lộ trình phát triển sự nghiệp rộng mở lên các vị trí Trưởng nhóm Quản trị Hệ thống OMS (OMS Team Leader), Trưởng phòng Vận hành Kho vận (Warehouse Operations Manager), hoặc Chuyên gia Phân tích Chuỗi cung ứng (Supply Chain Analyst).
* Đào tạo và Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng phân tích dữ liệu (SQL, Power BI), quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, các khóa học nâng cao năng lực quản lý do công ty tài trợ.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cá nhân cao cấp dành cho nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Tháng lương thứ 13, thưởng Tết, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9).
* Chính sách mua hàng ưu đãi đặc biệt dành riêng cho nhân viên nội bộ của công ty.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, Year End Party, du lịch hàng năm cùng tổng công ty.

---

Tags:

Omnichannel Retail, Quản Lý Tồn Kho, E-commerce Operations, Đồng Bộ SKU, Hệ Thống OMS, ERP Inventory, Bán Hàng Đa Kênh, Kiểm Soát Số Liệu, Chuỗi Cung Ứng, Vận Hành Thương Mại Điện Tử.

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên đồng bộ tồn kho, việc làm quản lý tồn kho đa kênh, tuyển dụng vận hành OMS, nhân viên kiểm soát dữ liệu kho, chuyên viên đối soát tồn kho Shopee Lazada TikTok Shop, nhân viên xử lý đơn hàng đa kênh, việc làm Logistics bán lẻ, tuyển dụng E-commerce Inventory Specialist, chuyên viên hệ thống ERP kho, tuyển dụng nhân viên xử lý dữ liệu SKU.

Share