Mô tả công việc: Nhân viên cập nhật trạng thái vận chuyển lĩnh vực bán hàng

Tổng quan :

Trong kỷ nguyên số hóa và sự bùng nổ của ngành thương mại điện tử cũng như bán lẻ hiện đại, trải nghiệm mua sắm của khách hàng không chỉ dừng lại ở nút "Đặt mua" mà kéo dài cho đến khi sản phẩm được trao tận tay họ một cách an toàn và nhanh chóng. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên cập nhật trạng thái vận chuyển lĩnh vực bán hàng (Sales Order & Delivery Status Specialist).

Đây không đơn thuần là một công việc hành chính nhập liệu, mà là vị trí mắt xích chiến lược kết nối trực tiếp giữa bộ phận Bán hàng (Sales), Chăm sóc khách hàng (Customer Service), Bộ phận Kho vận (Warehouse) và các Đối tác vận chuyển (3PL - Third-Party Logistics). Người đảm nhận vị trí này có vai trò tối ưu hóa tỷ lệ giao hàng thành công, giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng (COD return rate), giải quyết kịp thời các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển và trực tiếp nâng cao chỉ số hài lòng của khách hàng (CSAT). Bạn sẽ là người giữ cho "dòng chảy" hàng hóa luôn thông suốt, đảm bảo mọi cam kết về thời gian giao hàng của đội ngũ bán hàng được thực thi chuẩn xác nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, tiếp nhận và xử lý đơn hàng đầu vào:
* Tiếp nhận thông tin đơn hàng đã chốt từ bộ phận Bán hàng (Sales) thông qua các hệ thống quản lý nội bộ (CRM, ERP, OMS như Haravan, KiotViet, SAP, Pancake, Shopify...).
* Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin đơn hàng bao gồm: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ chi tiết (tỉnh/thành, quận/huyện, phường/xã), thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị đơn hàng, hình thức thanh toán (COD hoặc chuyển khoản) và ghi chú đặc biệt từ khách hàng.
* Phân loại đơn hàng theo khu vực địa lý, mức độ ưu tiên (giao hỏa tốc, giao thường) và lựa chọn đơn vị vận chuyển (Giao Hàng Tiết Kiệm, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post, VNPost, Ninja Van, GrabExpress, Shopee Xpress...) phù hợp nhất về chi phí và thời gian toàn trình.
* Xuất file/đẩy mã vận đơn lên hệ thống của đơn vị vận chuyển, in phiếu giao hàng và chuyển thông tin xuống bộ phận kho để chuẩn bị đóng gói đóng gói kịp thời theo quy chuẩn (SLA) đã cam kết.

2. Theo dõi sát sao và cập nhật trạng thái vận chuyển thời gian thực (Real-time):
* Giám sát liên tục hành trình của các đơn hàng trên hệ thống quản lý tập trung và cổng thông tin của các đối tác vận chuyển từ lúc "Đã lấy hàng", "Đang lưu kho", "Đang trung chuyển", "Đang giao hàng" cho đến khi "Giao hàng thành công" hoặc "Chờ xử lý/Chuyển hoàn".
* Cập nhật kịp thời và chính xác trạng thái của từng đơn hàng lên hệ thống quản lý bán hàng của công ty để nhân viên bán hàng và bộ phận chăm sóc khách hàng có thể tra cứu ngay lập tức khi cần thiết.
* Phát hiện sớm các đơn hàng bị tắc nghẽn, chậm trễ, sai lệch tuyến đường hoặc có dấu hiệu giao hàng không thành công để chủ động can thiệp.

3. Xử lý sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển (Incident Management):
* Chủ động liên hệ và làm việc chặt chẽ với bưu tá (shipper) hoặc bộ phận hỗ trợ của đối tác vận chuyển để giải quyết các sự cố như: Khách hàng hẹn lại ngày giao, không liên lạc được với khách hàng, sai địa chỉ, sai số điện thoại, khách hàng từ chối nhận hàng do thay đổi ý định hoặc do hàng hóa bị móp méo/hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
* Phối hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng để gọi điện trực tiếp thuyết phục khách hàng nhận hàng, hỗ trợ sửa đổi thông tin giao nhận nhanh chóng, sắp xếp các ca giao lại (giao lần 2, lần 3) nhằm cứu vãn các đơn hàng có nguy cơ bị hoàn trả.
* Tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại từ phía khách hàng về thái độ của nhân viên giao hàng, thời gian giao hàng chậm trễ hoặc hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

4. Quản lý công nợ COD và đối soát chi phí vận chuyển:
* Theo dõi, tổng hợp và đối soát dòng tiền thu hộ (COD - Cash on Delivery) từ các đơn vị vận chuyển hàng tuần/hàng tháng, đảm bảo tiền COD được chuyển về tài khoản công ty đầy đủ, chính xác và đúng hạn.
* Đối soát phí dịch vụ vận chuyển thực tế so với bảng giá cam kết, kiểm tra các khoản phụ phí phát sinh (phí vượt cân, phí vùng sâu vùng xa, phí lưu kho, phí bảo hiểm hàng hóa...) để phát hiện và xử lý các sai lệch, tránh thất thoát ngân sách của công ty.
* Phối hợp với bộ phận Kế toán để hoàn tất các thủ tục chứng từ thanh quyết toán liên quan đến chi phí vận hành logistics.

5. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng sau bán hàng và quản lý tỷ lệ hoàn hàng:
* Chủ động nhắn tin hoặc gọi điện thông báo cho khách hàng về lộ trình đơn hàng đặc biệt đối với các đơn hàng giá trị cao hoặc các dịp lễ Tết, chương trình khuyến mãi lớn (Megasale) để gia tăng trải nghiệm khách hàng.
* Tổng hợp, phân loại và xử lý danh sách hàng hoàn (Return To Sender - RTS). Tìm hiểu rõ nguyên nhân hoàn hàng (lỗi từ sản phẩm, lỗi vận chuyển, khách bùng hàng...) để báo cáo cho các bộ phận liên quan có phương án cải tiến chất lượng dịch vụ.
* Đảm bảo tỷ lệ hoàn hàng luôn nằm trong ngưỡng cho phép (KPI kiểm soát tỷ lệ hoàn hàng của bộ phận bán hàng).

6. Thực hiện báo cáo định kỳ và đề xuất giải pháp tối ưu:
* Lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng về: Tỷ lệ giao hàng thành công (Delivered Rate), tỷ lệ hoàn hàng (Return Rate), thời gian giao hàng trung bình của từng đơn vị vận chuyển, tỷ lệ xử lý sự cố thành công.
* Đánh giá hiệu quả hoạt động (KPIs) của từng đơn vị vận chuyển dựa trên các chỉ số: Tỷ lệ lấy hàng đúng giờ, tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ làm mất mát/hỏng hóc hàng hóa, thái độ phục vụ.
* Đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình xử lý đơn hàng, đề xuất thay đổi hoặc bổ sung các đối tác vận chuyển mới có chất lượng dịch vụ tốt hơn và chi phí tối ưu hơn.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Vận hành Bán hàng (Sales Operations Team Leader) hoặc Trưởng phòng Logistics / Quản lý Bộ phận Chăm sóc Khách hàng (tùy thuộc vào quy mô cấu trúc nhân sự của từng doanh nghiệp).
* Quan hệ công việc nội bộ:
* *Bộ phận Bán hàng (Sales/Telesales):* Tiếp nhận thông tin đơn hàng, phối hợp xử lý thông tin khách hàng khi có thay đổi.
* *Bộ phận Kho (Warehouse/Fulfilment):* Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng chuẩn, bàn giao cho shipper đúng khung giờ quy định (cutoff time).
* *Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service):* Cung cấp thông tin hành trình đơn hàng để CSKH giải đáp thắc mắc cho người mua; phối hợp xử lý các ca giao hàng khó.
* *Bộ phận Kế toán (Accounting):* Đối soát tiền COD, hóa đơn cước vận chuyển và xử lý các vấn đề đền bù hàng hóa bị mất mát/hỏng hóc.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc trực tiếp với các điều phối viên (Dispatcher), Giám sát khu vực (Hub Manager) và đội ngũ Shipper của các đơn vị đối tác vận chuyển thứ ba (3PL).
* Quy trình hướng dẫn công việc: Nhân viên mới sẽ được đào tạo bài bản trong vòng 2 - 4 tuần về hệ thống ERP/CRM của công ty, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của từng đối tác vận chuyển, các kịch bản gọi điện xử lý sự cố hàng hoàn và cách sử dụng các công cụ đối soát tài chính.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Trung cấp, Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Thương mại điện tử, Kế toán, Công nghệ thông tin hoặc các ngành nghề liên quan khác.
* Có tối thiểu từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên điều phối vận chuyển, Nhân viên xử lý đơn hàng (Order Processor), Nhân viên Chăm sóc khách hàng mảng E-commerce, Nhân viên kiểm soát hoàn hàng hoặc Nhân viên đối soát COD.
* Ưu tiên ứng viên đã từng làm việc tại bộ phận vận hành của các đơn vị vận chuyển lớn (GHTK, GHN, Viettel Post, J&T...) hoặc các gian hàng Mall trên các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là kỹ năng sử dụng Microsoft Excel hoặc Google Sheets ở mức độ thành thạo (sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, tham chiếu Vlookup, Hlookup, hàm điều kiện IF, hàm xử lý chuỗi, Pivot Table để xử lý và phân tích các tệp dữ liệu lớn lên đến hàng nghìn dòng đơn hàng mỗi ngày).
* Sử dụng thành thạo các hệ thống công nghệ: Có khả năng làm quen nhanh và sử dụng tốt các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh (Omnichannel), hệ thống CRM/ERP (KiotViet, Haravan, Sapo, Nhanh.vn, Pancake, Salesforce...) và các cổng quản lý (Seller Center) của các sàn thương mại điện tử.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Giọng nói rõ ràng, truyền cảm, dễ nghe (không nói ngọng, không nói giọng địa phương quá nặng). Có khả năng thương thuyết, thuyết phục khách hàng nhận hàng và làm việc khéo léo nhưng cứng rắn với bưu tá để đảm bảo quyền lợi cho công ty.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống: Khả năng ứng biến nhanh nhạy, bình tĩnh trước các khiếu nại gay gắt của khách hàng hoặc sự cố thất lạc, đổ vỡ hàng hóa từ phía đơn vị vận chuyển.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc khẩn cấp khi lượng đơn hàng đổ về lớn trong các mùa cao điểm.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu vì công việc liên quan trực tiếp đến số liệu, địa chỉ giao hàng và tiền bạc (COD). Một sai sót nhỏ về số điện thoại hay số tiền thu hộ cũng có thể dẫn đến thất thoát tài chính lớn cho công ty.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có tinh thần thép để đối mặt với áp lực chỉ số KPI (tỷ lệ hoàn hàng thấp, tỷ lệ giao hàng thành công cao) và áp lực từ khách hàng khó tính hoặc các giai đoạn quá tải đơn hàng.
* Trung thực và có trách nhiệm cao: Luôn có ý thức bảo mật thông tin khách hàng, trung thực trong việc đối soát dòng tiền và có tinh thần trách nhiệm "đi bám sát đơn hàng đến cùng" chứ không chỉ làm hết giờ hành chính.
* Tinh thần làm việc nhóm và chủ động: Sẵn sàng chia sẻ công việc, hỗ trợ đồng đội trong những thời điểm đơn hàng tăng đột biến và có tinh thần tự giác cao, không đợi nhắc nhở.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng dao động từ [Điền mức lương, ví dụ: 7.000.000đ - 10.000.000đ/tháng] tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế.
* Chế độ thưởng KPI vượt trội: Thưởng theo hiệu quả công việc dựa trên các chỉ số như: Tỷ lệ giao hàng thành công, tỷ lệ cứu hàng hoàn thành công, tối ưu hóa chi phí vận chuyển. Thu nhập thực tế có thể lên đến [Điền mức thu nhập mong muốn, ví dụ: 12.000.000đ - 15.000.000đ/tháng].
* Phụ cấp và phúc lợi đầy đủ: Hỗ trợ chi phí ăn trưa, điện thoại, gửi xe. Cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại (máy tính cấu hình cao, tai nghe chuyên dụng, điện thoại hotline riêng).
* Đảm bảo quyền lợi luật định: Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chế độ đãi ngộ phong phú: Lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), quà sinh nhật, hiếu hỷ.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp: Được đào tạo chuyên sâu về quy trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng, quản trị vận hành bán lẻ hiện đại. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Vận hành đơn hàng (Order Operations Team Leader), Giám sát Logistics (Logistics Supervisor), hoặc Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Trẻ trung, năng động, khuyến khích sáng tạo và thử nghiệm cái mới. Thường xuyên tổ chức các hoạt động gắn kết tập thể, teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty.

---

Tags:

#TuyenDungLogistics #NhanVienVanChuyen #XuLyDonHang #DieuPhonVanDon #ChamSocKhachHangBanHang #EcommerceOperations #TuyenDungHaNoi #TuyenDungHCM #AdminBanHang #QuanTriDonHang

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên cập nhật trạng thái vận chuyển, Nhân viên điều phối đơn hàng, Nhân viên xử lý đơn hàng, Nhân viên theo dõi vận đơn, Sales Order Specialist, Nhân viên đối soát COD, Tuyển dụng nhân viên vận hành Shopee Lazada Tiktok, Nhân viên cứu hàng hoàn, Trợ lý vận hành bán hàng, Nhân viên kiểm soát logistics bán hàng, Order Processor job, Nhân viên chăm sóc đơn hàng.

Share