Mô tả công việc: CHUYÊN VIÊN ĐIỀU PHỐI VÀ LIÊN HỆ ĐƠN VỊ VẬN CHUYỂN (LOGISTICS COORDINATOR)

Tổng quan :

Trong kỷ nguyên số hóa và sự bùng nổ của thương mại điện tử, dịch vụ hậu cần (logistics) và vận chuyển không chỉ đơn thuần là khâu giao nhận, mà đã trở thành mắt xích cốt lõi quyết định đến 80% sự thành bại của một chiến dịch bán hàng.

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" đặc biệt – vị trí Chuyên viên Liên hệ và Điều phối Đơn vị Vận chuyển. Tại sao lại gọi đây là một "chuyên gia bán hàng"? Bởi vì bạn chính là người nắm giữ "điểm chạm cuối cùng" (Last-mile delivery) giữa doanh nghiệp và khách hàng. Nhiệm vụ của bạn không chỉ là chuyển hàng đi, mà là tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm của khách hàng, đảm bảo tỷ lệ giao hàng thành công cao nhất, giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng, tối ưu chi phí vận hành và gián tiếp thúc đẩy doanh số quay vòng cho doanh nghiệp.

Vị trí này đòi hỏi một cá nhân có sự nhạy bén trong kinh doanh, khả năng thương lượng xuất sắc với các đối tác vận tải, tư duy phân tích số liệu sắc bén và một tinh thần phục vụ khách hàng không mệt mỏi. Bạn sẽ là cầu nối chiến lược giữa bộ phận Bán hàng (Sales), Chăm sóc khách hàng (CS), Kho bãi (Warehouse) và các đối tác giao vận hàng đầu (như GHTK, GHN, Viettel Post, J&T Express, DHL, GrabExpress,...).

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Điều phối Hoạt động Giao nhận Hàng hóa Hàng ngày

* Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ bộ phận Bán hàng (Sales) và Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS/ERP).
* Phân tích, phân loại đơn hàng theo khu vực địa lý, kích thước, trọng lượng và mức độ ưu tiên để lựa chọn đơn vị vận chuyển (ĐVVC) tối ưu nhất về cả chi phí lẫn thời gian toàn trình.
* Tạo vận đơn, xuất dữ liệu và bàn giao hàng hóa cho các ĐVVC đúng khung giờ quy định (SLA) của công ty và của sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop nếu có).
* Theo dõi sát sao hành trình của các đơn hàng từ lúc xuất kho cho đến khi giao tận tay khách hàng thành công. Phát hiện và xử lý kịp thời các đơn hàng bị tắc nghẽn, trễ hẹn hoặc có dấu hiệu thất lạc.

2. Kết nối, Đàm phán và Quản trị Quan hệ với các Đối tác Vận chuyển

* Là đầu mối liên lạc duy nhất và trực tiếp với đại diện các ĐVVC (Key Account Manager - KAM, điều phối viên khu vực, bưu tá).
* Chủ trì việc đàm phán các điều khoản hợp đồng vận chuyển, bao gồm: bảng giá cước (áp dụng chiết khấu theo sản lượng), các khoản phụ phí, thời gian toàn trình cam kết (SLA), và hạn mức đền bù khi xảy ra sự cố mất mát, hư hỏng hàng hóa.
* Thiết lập và duy trì hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI) định kỳ (hàng tuần/hàng tháng) đối với từng ĐVVC dựa trên các tiêu chí: tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hoàn hàng, thái độ bưu tá, và tốc độ xử lý khiếu nại.
* Chủ động tìm kiếm, khảo sát và thử nghiệm các đơn vị vận chuyển mới trên thị trường để đa dạng hóa kênh giao nhận và giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào một đối tác duy nhất.

3. Xử lý Sự cố, Khiếu nại và Quản lý Tỷ lệ Hoàn hàng (RTO - Return to Origin)

* Tiếp nhận thông tin phản ánh từ bộ phận Chăm sóc Khách hàng hoặc trực tiếp từ khách hàng về các sự cố: giao chậm, bưu tá thái độ không tốt, hàng hóa bị móp méo, vỡ hỏng, hoặc giao sai/thiếu hàng.
* Làm việc trực tiếp với ĐVVC để yêu cầu làm rõ nguyên nhân, khiếu nại đền bù thiệt hại tài chính theo đúng quy định trong hợp đồng kinh tế.
* Xây dựng và vận hành quy trình "Cứu đơn hàng" (Save-order process): Đối với các đơn hàng giao không thành công lần 1, lần 2, nhân viên vận chuyển phải liên hệ ngay với khách hàng và ĐVVC để tìm hiểu nguyên nhân (khách bận, sai số điện thoại, bưu tá chưa gọi đã báo hủy...) để kịp thời xử lý, hạn chế tối đa việc hàng bị chuyển hoàn.
* Quản lý, phân loại và kiểm soát quy trình nhận lại hàng hoàn trả từ ĐVVC về kho, phối hợp với bộ phận Kho để đối soát số lượng và tình trạng chất lượng sản phẩm hoàn về.

4. Đối soát Tài chính, Quản lý COD và Tối ưu hóa Chi phí Vận hành

* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để thực hiện đối soát phí vận chuyển và dòng tiền thu hộ (COD) với các ĐVVC theo định kỳ (thường là 2-3 lần/tuần hoặc theo tuần).
* Kiểm tra tính chính xác của các khoản phụ phí (phí vượt cân, phí vùng sâu vùng xa, phí lưu kho, phí giao lại...) để phát hiện các sai sót, chênh lệch và yêu cầu ĐVVC điều chỉnh trước khi thanh toán.
* Lập báo cáo phân tích chi phí vận chuyển trên từng đơn hàng/từng khu vực, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí (ví dụ: thay đổi quy cách đóng gói để giảm trọng lượng quy đổi, thay đổi ĐVVC cho các tuyến đường cụ thể).

5. Tham gia Cải tiến Quy trình và Ứng dụng Công nghệ

* Tham gia đóng góp ý kiến để hoàn thiện và chuẩn hóa các quy trình đóng gói, dán nhãn, bàn giao hàng hóa tại kho nhằm tương thích tốt nhất với tiêu chuẩn của các ĐVVC.
* Đề xuất và tham gia tích hợp các phần mềm quản lý vận chuyển (Multi-carrier shipping software) hoặc các công cụ tự động hóa kết nối API giữa hệ thống của công ty với ĐVVC nhằm giảm thiểu thao tác thủ công, hạn chế sai sót con người.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager) / Trưởng bộ phận Logistics / hoặc Trưởng phòng Bán hàng (Sales Manager) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng thời kỳ.
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo ngày:* Tình trạng đơn hàng đi trong ngày, các ca sự cố khẩn cấp cần giải quyết.
* *Báo cáo tuần:* Tỷ lệ giao hàng thành công (Delivered Rate), tỷ lệ hoàn hàng (Return Rate), thời gian giao hàng trung bình (Lead time) của từng ĐVVC.
* *Báo cáo tháng:* Tổng chi phí vận chuyển, hiệu quả đối soát COD, bảng xếp hạng năng lực các ĐVVC, đề xuất điều chỉnh chính sách giao hàng.
* Hướng dẫn & Phối hợp:
* *Phối hợp nội bộ:* Làm việc chặt chẽ với Bộ phận Kho (để chuẩn bị hàng hóa), Bộ phận Sales/CSKH (để cập nhật thông tin đơn hàng cho khách), Bộ phận Kế toán (để đối soát tài chính).
* *Hướng dẫn ngoại bộ:* Hướng dẫn, giám sát bưu tá của các ĐVVC tuân thủ đúng quy trình lấy hàng, giao hàng và thái độ phục vụ theo tiêu chuẩn thương hiệu của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Quản trị Kinh doanh, Thương mại điện tử, Kinh tế ngoại thương hoặc các ngành học có liên quan.
* Có tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Điều phối vận chuyển, CSKH Logistics, Kiểm soát đơn hàng hoặc các vị trí tương đương tại các doanh nghiệp bán lẻ, các công ty Thương mại điện tử (E-commerce) hoặc trực tiếp tại các đơn vị giao nhận hàng đầu.
* Hiểu biết sâu sắc về thị trường chuyển phát nhanh tại Việt Nam, nắm rõ ưu-nhược điểm, bảng giá và cách thức vận hành của các nhà vận chuyển phổ biến (GHTK, GHN, Viettel Post, J&T, Ninja Van...).
* Có kinh nghiệm làm việc với các hệ thống quản lý đơn hàng (OMS, ERP, SAP) và các kênh bán hàng TMĐT là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Đàm phán và Thương lượng: Khả năng thương thảo sắc bén về giá cước, chính sách công nợ và các điều khoản đền bù với đối tác vận chuyển.
* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu và Xử lý Số liệu: Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel (sử dụng tốt các hàm vlookup, sumifs, pivot table...) để thực hiện đối soát COD và phân tích chi phí.
* Kỹ năng Giải quyết Vấn đề và Xử lý Khủng hoảng: Khả năng giữ bình tĩnh, tư duy logic để đưa ra giải pháp nhanh chóng khi xảy ra sự cố phát sinh (mất hàng, khách hàng giận dữ, bưu tá đình công...).
* Kỹ năng Giao tiếp hiệu quả: Giao tiếp khéo léo nhưng cứng rắn khi cần thiết để bảo vệ quyền lợi của công ty và khách hàng trước các nhà vận chuyển.
* Kỹ năng Tổ chức và Quản lý Thời gian: Khả năng đa nhiệm, xử lý hàng trăm đơn hàng cùng lúc mà không bị nhầm lẫn, đảm bảo đúng tiến độ công việc dưới áp lực thời gian lớn.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, Tỉ mỉ và Trung thực: Công việc liên quan trực tiếp đến dòng tiền COD, chi phí vận chuyển và tính chính xác của địa chỉ khách hàng, do đó bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng có thể gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín.
* Tinh thần Trách nhiệm cao: Sẵn sàng theo dõi và hỗ trợ xử lý đơn hàng ngoài giờ hành chính trong các đợt Mega Campaign (siêu sale) hoặc khi có sự cố khẩn cấp.
* Chịu được Áp lực công việc tốt (Stress-tolerance): Khả năng làm việc trong môi trường tốc độ nhanh, thường xuyên phải đối mặt với các tình huống khiếu nại và yêu cầu xử lý gấp từ nhiều phía.
* Tư duy Hướng đến Khách hàng (Customer-centricity): Luôn đặt lợi ích và trải nghiệm của khách hàng làm trọng tâm để đưa ra các quyết định điều phối hợp lý nhất.
* Tinh thần Đồng đội và Chủ động: Sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác (như đóng gói phụ kho khi quá tải) và chủ động đề xuất các sáng kiến cải tiến công việc.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng từ [Điền mức lương, ví dụ: 10.000.000 - 15.000.000 VNĐ] + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs dựa trên: tỷ lệ giao hàng thành công, tỷ lệ cứu đơn, mức chi phí vận chuyển tối ưu được). Tổng thu nhập hấp dẫn tương xứng với năng lực.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật lao động sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chính sách phúc lợi phong phú: Thưởng các ngày Lễ, Tết, lương tháng thứ 13, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của công ty. Được tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm, Year-End Party.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường năng động, trẻ trung, chuyên nghiệp và có tốc độ phát triển nhanh chóng. Đồng nghiệp hỗ trợ nhiệt tình, sếp tâm lý và trọng dụng nhân tài.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị chuỗi cung ứng, quản trị logistics, kỹ năng đàm phán thương lượng. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Điều phối (Logistics Team Leader), Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager).
* Ưu đãi nội bộ: Được mua các sản phẩm do công ty phân phối với mức giá ưu đãi đặc biệt dành riêng cho nhân viên.

---

Tags:

#TuyendungLogistics #NhanvienDieuphoi #VanchuyenBanhang #LogisticsCoordinator #QuanlyDonhang #EcommerceLogistics #TuyendungHanoi #TuyendungHCM #Cuudonhang #DoidoatCOD

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên điều phối vận chuyển, tuyển dụng nhân viên logistics bán hàng, nhân viên liên hệ đơn vị vận chuyển, tuyển dụng nhân viên quản lý đơn hàng e-commerce, tìm việc làm điều phối giao hàng, tuyển dụng chuyên viên xử lý đơn hàng, việc làm logistics hà nội, việc làm đối soát cod vận chuyển, tuyển dụng nhân viên cứu đơn hàng thương mại điện tử, chuyên viên tối ưu chi phí vận chuyển.

Share