MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN XỬ LÝ ĐƠN HÀNG SỐ LƯỢNG LỚN (BULK ORDER PROCESSING SPECIALIST)

Tổng quan

Trong bối cảnh thị trường bán hàng và thương mại điện tử (B2B, B2C, B2B2C) đang phát triển với tốc độ chóng mặt, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và vận hành đơn hàng là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên viên kinh doanh" – vị trí Nhân viên xử lý đơn hàng số lượng lớn (Bulk Order Processing Specialist).

Đây không đơn thuần là một vị trí nhập liệu hay trực chat thông thường. Bạn sẽ đóng vai trò là "trạm điều phối trung tâm" – mắt xích chiến lược kết nối trực tiếp giữa Bộ phận Kinh doanh (Sales), Bộ phận Kho vận (Warehouse & Logistics), Bộ phận Tài chính (Finance) và các đối tác phân phối/khách hàng sỉ. Nhiệm vụ cốt lõi của bạn là đảm bảo hàng nghìn, hàng vạn sản phẩm được luân chuyển từ kho đến tay khách hàng doanh nghiệp, đại lý, và các kênh phân phối lớn một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí và tuân thủ nghiêm ngặt các cam kết về chất lượng dịch vụ (SLA). Nếu bạn là người yêu thích số liệu, có tư duy hệ thống sắc bén, khả năng chịu áp lực cao và mong muốn phát triển sự nghiệp trong ngành quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, đây chính là bệ phóng dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính

Để vận hành trơn tru luồng đơn hàng khổng lồ, Nhân viên xử lý đơn hàng số lượng lớn sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các nhóm nhiệm vụ chi tiết sau:

1. Tiếp nhận, kiểm tra và xác thực đơn hàng sỉ/số lượng lớn (PO)

* Tiếp nhận các đơn đặt hàng số lượng lớn (Purchase Orders - PO) từ bộ phận kinh doanh, các nhà phân phối, đại lý cấp 1, hoặc trực tiếp từ hệ thống đối tác B2B.
* Tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng: thông tin khách hàng, số lượng sản phẩm, danh mục mã hàng (SKU), đơn giá, chiết khấu thương mại, điều khoản thanh toán, và địa điểm giao hàng theo đúng hợp đồng khung đã ký kết.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán công nợ để kiểm tra hạn mức tín dụng (credit limit) và trạng thái thanh toán của khách hàng trước khi phê duyệt tiến hành chuẩn bị đơn hàng.
* Xử lý các yêu cầu thay đổi đơn hàng (tăng/giảm số lượng, đổi mẫu, thay đổi thời gian/địa điểm giao hàng) từ phía đối tác một cách linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình kiểm soát nội bộ.

2. Điều phối tồn kho và lập kế hoạch soạn hàng (Allocation & Fulfillment)

* Truy cập và khai thác hệ thống ERP (SAP/Oracle/Odoo) hoặc phần mềm quản lý kho (WMS) để kiểm tra tình trạng tồn kho thực tế (On-hand inventory) và tồn kho khả dụng (Available-to-promise - ATP).
* Thực hiện phân bổ (allocate) hàng hóa thông minh từ các kho tổng, kho vệ tinh hoặc điều chuyển nội bộ giữa các kho nhằm tối ưu hóa quãng đường vận chuyển và thời gian xử lý đơn hàng.
* Trong trường hợp xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa (Out of stock), chủ động làm việc với Bộ phận Kế hoạch cung ứng (Demand Supply Planning) và Bộ phận Thu mua (Procurement) để cập nhật lịch về hàng, từ đó đưa ra giải pháp thay thế hoặc hẹn lịch giao hàng phù hợp cho khách hàng.
* Lập lệnh xuất kho chi tiết (Delivery Order - DO) gửi cho bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước xuất trước) tùy đặc thù sản phẩm.

3. Điều phối Logistics, Vận tải và Giao nhận số lượng lớn

* Lên kế hoạch và điều phối phương tiện vận chuyển (xe tải, xe container, dịch vụ chuyển phát nhanh chuyên tuyến) phù hợp với quy mô và đặc tính của từng đơn hàng lớn nhằm tối ưu hóa chi phí logistic (Cost-per-order).
* Làm việc với các đơn vị vận chuyển bên thứ ba (3PL) hoặc đội xe nội bộ để sắp xếp lịch lấy hàng, xếp hàng lên xe (loading schedule) sao cho khoa học, tránh va đập, hỏng hóc.
* Chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ vận chuyển bắt buộc đi kèm theo quy định của pháp luật và của khách hàng: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản bàn giao, chứng nhận chất lượng (CO/CQ - nếu có).
* Theo dõi hành trình của các chuyến xe giao hàng theo thời gian thực (Real-time tracking), kịp thời cập nhật trạng thái đơn hàng cho bộ phận kinh doanh và khách hàng.

4. Đối soát tài chính, xử lý khiếu nại và hoàn trả (Return & Reconciliation)

* Tiếp nhận các phản hồi từ phía khách hàng hoặc đội ngũ giao nhận về các sự cố phát sinh trong quá trình giao hàng: hàng hóa bị thiếu hụt, hư hỏng, sai quy cách, hoặc trễ hẹn giao hàng.
* Chủ trì phối hợp với bộ phận Giám sát kho và Đơn vị vận chuyển để xác minh nguyên nhân lỗi, đưa ra phương án xử lý ngay lập tức (giao bù, đổi trả hàng, hoặc phát hành biên bản giảm trừ công nợ - Credit Note).
* Định kỳ (tuần/tháng/quý) thực hiện đối soát dữ liệu đơn hàng, sản lượng giao nhận thực tế với Bộ phận Kế toán và phía đối tác để chốt sản lượng, phục vụ công tác thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng.

5. Quản lý dữ liệu và cải tiến quy trình (Data Management & Process Improvement)

* Cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi trạng thái đơn hàng lên hệ thống quản trị chung của công ty.
* Lưu trữ hồ sơ đơn hàng (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, phục vụ công tác thanh tra, kiểm toán nội bộ khi cần thiết.
* Phân tích dữ liệu lịch sử đơn hàng để nhận diện các điểm nghẽn (bottlenecks) trong quy trình xử lý đơn hàng, từ đó đề xuất các sáng kiến cải tiến, tự động hóa quy trình nhằm rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng (Order Lead Time).

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Đơn hàng (Order Management Team Leader/Manager) hoặc Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director).
* Báo cáo gián tiếp/Phối hợp ngang hàng với:
* *Bộ phận Kinh doanh (Sales/Key Account):* Để tiếp nhận thông tin khách hàng, giải quyết các yêu cầu đặc biệt về đơn hàng.
* *Bộ phận Kho vận (Warehouse):* Để đốc thúc việc soạn hàng, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận tải.
* *Bộ phận Kế toán (Finance/Accounting):* Để kiểm tra hạn mức công nợ và hoàn tất thủ tục xuất hóa đơn tài chính.
* *Đơn vị vận chuyển (3PLs/Logistics partners):* Để điều phối xe và xử lý sự cố phát sinh trên đường đi.
* Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs):
* *Tỷ lệ xử lý đơn hàng chính xác (Order Accuracy Rate):* Mục tiêu đạt từ 99.5% trở lên (không sai lệch về mã hàng, số lượng, địa chỉ).
* *Thời gian hoàn thành đơn hàng (Order Cycle Time/SLA):* Thời gian từ lúc nhận PO đến khi bàn giao hàng thành công đạt tiêu chuẩn quy định.
* *Tỷ lệ giao hàng đúng hạn và đủ số lượng (OTIF - On-Time In-Full):* Đảm bảo chỉ số OTIF đạt từ 95% - 98%.
* *Tỷ lệ đơn hàng bị trả về do lỗi vận hành (Return Rate):* Kiểm soát ở mức dưới 0.5%.
* *Mức độ hài lòng của khách hàng B2B/Đối tác (CSAT):* Đánh giá qua khảo sát định kỳ.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Học vấn/Kinh nghiệm

* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Logistics, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Quản trị kinh doanh, hoặc các chuyên ngành liên quan có tính chất phân tích số liệu.
* Có tối thiểu từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm tại vị trí Nhân viên xử lý đơn hàng (Order Processor), Nhân viên điều phối Logistics, Sales Admin (hỗ trợ kinh doanh kênh sỉ/B2B), hoặc Điều phối vận hành chuỗi cung ứng trong các ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), Bán lẻ quy mô lớn, Thiết bị điện tử, hoặc các sàn Thương mại điện tử lớn (Shopee, Lazada, TikTok Shop xử lý đơn Mall/Sỉ).
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc thực tế với các hệ thống ERP tiêu chuẩn quốc tế như SAP (module SD/MM), Oracle, Dynamics 365 hoặc các hệ thống ERP nội địa quy mô lớn.

Kỹ năng chuyên môn

* Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Excel nâng cao: Đây là công cụ làm việc hàng ngày. Ứng viên cần sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu và phân tích dữ liệu lớn (Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF lồng, Power Query là một lợi thế lớn) để lập báo cáo và xử lý các file danh sách đơn hàng hàng nghìn dòng.
* Kỹ năng quản lý và phân tích số liệu: Khả năng đọc hiểu các báo cáo tồn kho, dự báo bán hàng, nhận diện nhanh chóng các sai lệch số liệu hoặc rủi ro đứt gãy hàng hóa.
* Hiểu biết sâu sắc về Logistics và Quy trình chuỗi cung ứng: Nắm vững quy trình nhập-xuất-tồn kho, quy trình đóng gói tiêu chuẩn cho đơn hàng lớn, quy định về hóa đơn chứng từ vận chuyển hàng hóa đường bộ tại Việt Nam.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving): Khả năng ứng phó cực kỳ nhanh nhạy và đưa ra giải pháp tối ưu khi xảy ra sự cố đột xuất như xe hỏng dọc đường, kho đối tác từ chối nhận hàng, hàng hóa bị hư hại trong quá trình di chuyển.
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng: Khả năng khéo léo kết nối các phòng ban nội bộ có lợi ích khác nhau (Sales muốn giao nhanh, Kho muốn soạn từ từ để tránh sai sót, Kế toán muốn giữ hàng vì nợ cũ chưa thanh toán) để hướng tới mục tiêu chung là phục vụ khách hàng tốt nhất.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc hiểu tốt các tài liệu kỹ thuật, hệ thống ERP tiếng Anh và email trao đổi với đối tác nước ngoài (nếu có). Biết tiếng Trung là một lợi thế cạnh tranh lớn đối với các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp.

Phẩm chất cá nhân

* Tỉ mỉ, cẩn thận đến từng chi tiết: Đối với đơn hàng số lượng lớn, một sai sót nhỏ ở dấu phẩy hoặc lệch 1 mã SKU có thể dẫn tới thiệt hại hàng trăm triệu đồng chi phí thu hồi và bồi thường. Do đó, sự cẩn trọng là phẩm chất bắt buộc hàng đầu.
* Khả năng chịu áp lực công việc cực cao (High Resilience): Công việc đòi hỏi phải xử lý khối lượng thông tin khổng lồ liên tục, đặc biệt vào các mùa cao điểm mua sắm, lễ Tết, ngày hội siêu sale. Bạn cần giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt dưới áp lực thời gian và doanh số.
* Tinh thần trách nhiệm cao (Accountability): Sẵn sàng theo sát đơn hàng ngoài giờ làm việc hành chính trong trường hợp phát sinh sự cố giao hàng khẩn cấp hoặc các chuyến xe chạy đêm.
* Tư duy hướng đến khách hàng (Customer-centricity): Luôn đặt trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng làm kim chỉ nam trong mọi quyết định điều phối vận hành.
* Chính trực và minh bạch: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, trung thực trong việc báo cáo số liệu, đối soát công nợ và làm việc với các nhà xe, đơn vị vận tải bên ngoài.

---

Quyền lợi

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi tại vị trí Nhân viên xử lý đơn hàng số lượng lớn, bạn sẽ được hưởng gói chế độ đãi ngộ toàn diện xứng đáng với năng lực và đóng góp:

* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cơ bản: Dao động từ 12.000.000đ - 18.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực chuyên môn và số năm kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang thiết bị làm việc (laptop công ty cung cấp).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs performance bonus) hàng tháng/quý dựa trên các chỉ số OTIF, tỷ lệ chính xác đơn hàng và tối ưu hóa chi phí vận hành.
* Lương tháng thứ 13 cam kết và thưởng cuối năm (tháng 14, 15) theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc (hưởng 100% lương thử việc).
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện của các đơn vị uy tín như Bảo Việt/PVI) dành cho nhân viên có thâm niên từ 1 năm trở lên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám quốc tế chất lượng cao.
* Chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm, tăng dần theo thâm niên), nghỉ lễ Tết theo quy định của Nhà nước.
* Môi trường làm việc & Văn hóa doanh nghiệp:
* Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, chuyên nghiệp và cực kỳ cởi mở. Tôn trọng sự sáng tạo và khuyến khích các sáng kiến cá nhân nhằm cải tiến hiệu suất công việc.
* Văn phòng làm việc hiện đại, trang bị đầy đủ khu vực giải trí, pantry trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí cho nhân viên.
* Các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Teambuilding hàng quý, du lịch hè hàng năm (với các điểm đến trong và ngoài nước), tiệc tất niên (Year End Party), gala chào xuân, sinh nhật thành viên hàng tháng.
* Cơ hội học tập & Thăng tiến rõ ràng:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng vận hành chuỗi cung ứng, quản trị kho bãi nâng cao, sử dụng các phần mềm ERP quốc tế do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Có lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng và minh bạch (Career Path). Sau 1.5 - 2 năm cống hiến xuất sắc, có cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cấp trung như: *Trưởng nhóm Xử lý đơn hàng (Order Management Team Leader)*, *Giám sát Logistics (Logistics Supervisor)*, hoặc *Chuyên viên phân tích chuỗi cung ứng (Supply Chain Analyst)*.

---

Tags:

#XulyDonHang #Logistics #SupplyChain #OrderProcessing #QuanLyDonHang #EcommerceB2B #VanHanhChuoiCungUng #NhanVienXulyDonHang #ERP #SAP #KinhDoanhSi #FulfillmentSpecialist

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên xử lý đơn hàng sỉ tuyển dụng
* Tuyển dụng Bulk Order Processing Specialist
* Việc làm quản lý đơn hàng B2B
* Nhân viên điều phối đơn hàng số lượng lớn
* Nhân viên vận hành đơn hàng Ecommerce Mall
* Tuyển dụng Sales Admin kênh sỉ
* Chuyên viên điều phối Logistics và Đơn hàng
* Việc làm chuỗi cung ứng tại Hà Nội/TP.HCM

Share