MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN XỬ LÝ ĐƠN HÀNG (ORDER PROCESSING SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN XỬ LÝ ĐƠN HÀNG (ORDER PROCESSING SPECIALIST)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên xử lý đơn hàng (Order Processing Specialist) tài năng để gia nhập đội ngũ vận hành năng động của chúng tôi. Trong bối cảnh thị trường bán lẻ và thương mại điện tử (E-commerce) phát triển với tốc độ chóng mặt, vị trí này đóng vai trò là "mắt xích vàng" kết nối trực tiếp giữa bộ phận Kinh doanh (Sales), Kho vận (Logistics) và Khách hàng (Customers).

Bạn không chỉ đơn thuần là người nhập liệu hay nhấn nút "gửi đi" trên hệ thống. Bạn là người kiểm soát dòng chảy của hàng hóa, người bảo vệ trải nghiệm mua sắm của khách hàng và là người tối ưu hóa hiệu suất vận hành của doanh nghiệp. Nhiệm vụ tối cao của bạn là đảm bảo 100% đơn hàng được tiếp nhận, xử lý chính xác, đóng gói đúng chuẩn và giao đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất với chi phí tối ưu nhất. Nếu bạn là người có tư duy logic, tỉ mỉ đến từng chi tiết nhỏ, chịu được áp lực cao và luôn hướng tới sự hài lòng của khách hàng, đây chính là bệ phóng sự nghiệp dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, kiểm tra và xác thực đơn hàng (Phần đầu quy trình)

* Theo dõi và thu thập dữ liệu đơn hàng liên tục từ đa kênh bán hàng (Omnichannel) bao gồm: Website doanh nghiệp, các sàn Thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop), các trang mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo) và đơn hàng trực tiếp từ đội ngũ Sales B2B/B2C.
* Thực hiện đối chiếu thông tin đơn hàng trên hệ thống ERP/CRM để đảm bảo tính chính xác về: Danh mục sản phẩm, số lượng, giá bán, các chương trình khuyến mãi/mã giảm giá áp dụng, thông tin thanh toán (COD, chuyển khoản, ví điện tử) và địa chỉ giao hàng của khách.
* Chủ động liên hệ trực tiếp với khách hàng hoặc bộ phận tư vấn viên để xác nhận lại các đơn hàng có giá trị cao, các đơn hàng thiếu thông tin, hoặc các đơn hàng có dấu hiệu gian lận hệ thống.
* Phát hiện và xử lý kịp thời các lỗi đồng bộ đơn hàng giữa các nền tảng bán hàng với hệ thống quản lý trung tâm (OMS/ERP).

2. Điều phối, phân bổ và xử lý đơn hàng trên hệ thống (Phần trung tâm quy trình)

* Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý kho và đơn hàng để kiểm tra tình trạng tồn kho thực tế (Stock availability) trước khi duyệt đơn.
* Thực hiện phân bổ đơn hàng thông minh: Ưu tiên điều phối đơn từ các kho gần vị trí khách hàng nhất hoặc kho có lượng tồn kho tối ưu để giảm chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng.
* Xử lý các tình trạng đặc biệt của đơn hàng như: Đơn hàng bị thiếu hàng (Out of stock), đơn hàng đặt trước (Pre-order), đơn hàng gom chung từ nhiều kho, hoặc đơn hàng yêu cầu xử lý gấp (Express delivery).
* Chuyển thông tin đơn hàng đã duyệt xuống bộ phận Kho (Warehouse) một cách nhanh chóng thông qua hệ thống phiếu xuất kho (Pick list & Pack list) chuẩn xác.

3. Phối hợp với bộ phận Kho vận và các Đơn vị vận chuyển (3PL)

* Giám sát chặt chẽ tiến độ đóng gói của bộ phận Kho, đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy chuẩn của công ty và của từng sàn TMĐT (đặc biệt là hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao).
* Làm việc trực tiếp với các đơn vị vận chuyển bên thứ ba (như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post, DHL, GrabExpress, v.v.) để điều phối tài xế lấy hàng đúng giờ.
* Theo dõi hành trình đơn hàng từ lúc rời kho cho đến khi giao thành công. Kịp thời phát hiện các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển như: Giao hàng trễ, thất lạc hàng hóa, sai lệch địa chỉ, hoặc khách hàng hẹn lại lịch giao.
* Giải quyết nhanh chóng các trường hợp lưu kho quá hạn, hỗ trợ shipper liên hệ với khách hàng để tăng tỷ lệ giao hàng thành công (Delivered rate).

4. Giải quyết khiếu nại, đổi trả và hoàn tiền (Post-sales Care)

* Tiếp nhận các yêu cầu khiếu nại từ khách hàng hoặc từ bộ phận Chăm sóc khách hàng (CS) liên quan đến đơn hàng lỗi, sai sản phẩm, thiếu quà tặng kèm, hoặc hàng bị hư hỏng do vận chuyển.
* Phối hợp với bộ phận Kiểm soát chất lượng (QC) và Kho để xác minh nguyên nhân lỗi (do khâu đóng gói, do nhà sản xuất hay do đơn vị vận chuyển).
* Khởi tạo và quản lý quy trình đổi trả hàng (Return Merchandise Authorization - RMA) trên hệ thống: Hướng dẫn khách hàng gửi trả hàng, theo dõi hàng hoàn về kho, tiến hành hoàn tiền hoặc gửi đơn bù (Replacement order) theo đúng quy định của công ty.
* Thực hiện đối soát số lượng và tình trạng hàng hoàn (Return rate) định kỳ với bộ phận Kho để cập nhật lại vào hệ thống tồn kho khả dụng.

5. Quản lý dữ liệu, đối soát tài chính và báo cáo hiệu suất

* Thực hiện đối soát công nợ, phí vận chuyển và các khoản thu hộ (COD) định kỳ (hàng tuần/hàng tháng) với bộ phận Kế toán và các đơn vị vận chuyển để phát hiện chênh lệch.
* Cập nhật và lưu trữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn, biên bản giao nhận liên quan đến đơn hàng phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ.
* Xây dựng và cập nhật các báo cáo định kỳ về: Số lượng đơn hàng xử lý, tỷ lệ đơn hàng thành công, tỷ lệ đơn hàng bị hủy/hoàn, thời gian xử lý đơn trung bình (Lead time), và chi phí vận chuyển trung bình trên mỗi đơn hàng.
* Đề xuất các giải pháp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng nhằm giảm thiểu tỷ lệ lỗi (Error rate) và rút ngắn thời gian giao hàng đến mức tối đa.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành đơn hàng (Order Fulfillment Manager) / Trưởng bộ phận Sales Operations / hoặc Giám đốc Logistics (tùy thuộc vào quy mô cấu trúc của từng doanh nghiệp).
* Bối cảnh làm việc báo cáo: Báo cáo nhanh hàng ngày (Daily stand-up meeting) về tiến độ đơn hàng tồn đọng; báo cáo chi tiết hàng tuần/hàng tháng về các chỉ số KPI vận hành.
* Phối hợp ngang hàng: Làm việc chặt chẽ với bộ phận Chăm sóc khách hàng (để giải quyết thắc mắc của khách), bộ phận Quản lý Kho (để nắm bắt tình hình tồn kho và đóng gói), bộ phận Marketing/Kinh doanh (để đón đầu các chương trình khuyến mãi lớn, tránh quá tải đơn hàng).
* Hướng dẫn & Dẫn dắt (Guidance): Hướng dẫn, đào tạo và phân bổ công việc cho các thực tập sinh (Interns) hoặc nhân sự thời vụ (Part-time) được tuyển dụng thêm vào các đợt siêu sale (Mega Campaign) của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Logistics & Quản lý Chuỗi cung ứng, Thương mại điện tử, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Kinh tế học, hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 01 đến 03 năm kinh nghiệm ở vị trí Xử lý đơn hàng (Order Processing), Vận hành Thương mại điện tử (E-commerce Operations), Điều phối vận chuyển (Logistics Coordinator) hoặc Điều phối Sales Admin.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp Bán lẻ quy mô lớn, các công ty phân phối hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), thời trang, mỹ phẩm hoặc tại các gian hàng chính hãng (Mall) trên các sàn Shopee, Lazada, TikTok Shop.
* Có kinh nghiệm thực chiến xử lý khối lượng đơn hàng lớn (từ 1.000 - 5.000 đơn/ngày) trong các chiến dịch khuyến mãi lớn là một lợi thế cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng phần mềm quản lý hệ thống:
* Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh/ERP như: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Haravan, Nhanh.vn, KiotViet, Sapo, Pancake, v.v.
* Hiểu rõ cơ chế vận hành và quản lý của các cổng Seller Center trên Shopee, Lazada, TikTok Shop.
* Kỹ năng tin học văn phòng cực tốt: Đặc biệt là Microsoft Excel (thành thạo các hàm dò tìm Vlookup, Index/Match, hàm điều kiện IF/And/Or, hàm xử lý chuỗi, Pivot Table để xử lý và phân tích tệp dữ liệu đơn hàng lớn lên đến hàng ngàn dòng).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-solving skills): Khả năng phản ứng nhanh nhạy và đưa ra phương án xử lý tối ưu khi xảy ra các sự cố đột xuất như hệ thống bị sập, đơn vị vận chuyển từ chối nhận hàng, hoặc khách hàng khiếu nại gay gắt.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, lịch thiệp và thuyết phục qua cả hai hình thức nói (gọi điện thoại trực tiếp) và viết (email, chat hỗ trợ) với cả khách hàng nội bộ lẫn đối tác bên ngoài.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản và đọc hiểu tốt các thuật ngữ chuyên ngành về Logistics, E-commerce là một điểm cộng lớn (đặc biệt đối với các công ty đa quốc gia).

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và hướng đến sự hoàn hảo: Trong quy trình xử lý đơn hàng, chỉ một sai sót nhỏ ở mã SKU, số lượng, hay địa chỉ giao hàng cũng có thể dẫn đến việc thất thoát chi phí lớn và làm mất uy tín thương hiệu. Bạn phải là người có tính tự kiểm tra (double-check) cao.
* Khả năng chịu áp lực công việc vượt trội (Resilience): Có khả năng giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt và duy trì hiệu suất làm việc cao trong môi trường làm việc tốc độ nhanh, đặc biệt là vào các ngày lễ Tết hoặc các đợt Mega Sale 11/11, 12/12, v.v.
* Tư duy lấy khách hàng làm trọng tâm (Customer-centric): Luôn đặt trải nghiệm mua sắm và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu trong mọi quyết định xử lý đơn hàng.
* Tinh thần trách nhiệm và tính trung thực: Chủ động nhận trách nhiệm khi xảy ra sai sót, trung thực trong việc đối soát dữ liệu tài chính và báo cáo lỗi hệ thống.
* Khả năng làm việc nhóm tốt (Teamwork): Sẵn sàng hỗ trợ đồng đội, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và hấp dẫn:
* Lương cơ bản: Từ [Mức lương tối thiểu] – [Mức lương tối đa] VNĐ/tháng (Thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang thiết bị làm việc, phụ cấp gửi xe.
* Thưởng KPI vượt trội: Thưởng dựa trên hiệu suất xử lý đơn hàng thực tế (độ chính xác của đơn hàng, tỷ lệ giao thành công, xử lý vượt định mức trong các đợt camp lớn).
* Chính sách đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng đầy đủ các loại bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật lao động Việt Nam.
* Gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân viên chính thức có thâm niên.
* Lương tháng thứ 13 và các khoản thưởng cuối năm, thưởng vào các ngày Lễ, Tết trong năm, quà sinh nhật, cưới hỏi.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp rộng mở:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng vận hành chuỗi cung ứng, quản trị hệ thống ERP nâng cao, kỹ năng quản lý thời gian và giải quyết khủng hoảng do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch: Nhân viên xử lý đơn hàng -> Trưởng nhóm xử lý đơn hàng (Order Fulfillment Team Lead) -> Giám sát vận hành đơn hàng (Order Fulfillment Supervisor) -> Trưởng phòng Vận hành (Operations Manager).
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo và đề xuất cải tiến quy trình từ nhân viên.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cung cấp máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ phục vụ công việc đối soát dữ liệu (nếu cần).
* Các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Du lịch hàng năm (Company Trip), Team building hàng quý, tiệc tất niên (Year-end Party), câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, v.v.).

---

Tags: #TuyenDung #NhanVienXuLyDonHang #OrderProcessingSpecialist #ECommerceOperations #Logistics #VanHanhDonHang #SalesAdmin #TimViecLam

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên xử lý đơn hàng, tuyển dụng nhân viên vận hành đơn hàng, việc làm Order Fulfillment, tuyển dụng sales admin, việc làm thương mại điện tử, xử lý đơn hàng thương mại điện tử, nhân viên điều phối đơn hàng, tuyển dụng logistics coordinator quận [Tên Quận/Huyện].

Share