Mô tả công việc: Nhân viên đặt hàng nhà cung cấp lĩnh vực bán hàng

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên đặt hàng nhà cung cấp (Purchasing/Ordering Officer). Trong lĩnh vực bán lẻ và phân phối, chúng tôi quan niệm rằng "bán hàng tốt bắt đầu từ khâu mua hàng giỏi". Do đó, vị trí này không đơn thuần là một nhân sự làm công việc giấy tờ hành chính, mà là một "chiến lược gia đầu vào", người trực tiếp quyết định đến 50% sự thành bại của doanh thu bằng cách đảm bảo hàng hóa luôn đầy đủ, chất lượng tối ưu với giá thành cạnh tranh nhất.

Nhân viên đặt hàng nhà cung cấp sẽ là cầu nối quan trọng giữa bộ phận Kinh doanh (Sales), bộ phận Marketing, bộ phận Kho vận (Logistics) và mạng lưới các đối tác, nhà cung cấp trong và ngoài nước. Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ chu trình cung ứng từ việc phân tích nhu cầu, lập kế hoạch đặt hàng, đàm phán hợp đồng, theo dõi tiến độ giao hàng cho đến kiểm soát chất lượng đầu vào và tối ưu hóa lượng tồn kho. Mục tiêu tối thượng của vị trí này là đảm bảo dòng chảy hàng hóa không bao giờ bị gián đoạn, giảm thiểu chi phí hao hụt và tối đa hóa biên lợi nhuận cho doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Lập kế hoạch và dự báo nhu cầu đặt hàng (Planning & Forecasting)

* Chủ động thu thập, phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng thị trường và các chương trình khuyến mãi sắp tới từ bộ phận Marketing/Kinh doanh để dự báo nhu cầu hàng hóa một cách chính xác.
* Theo dõi sát sao tốc độ tiêu thụ hàng hóa (Velocity) của từng mã hàng (SKU) để thiết lập hạn mức tồn kho tối thiểu (Safety Stock) và tối đa cho từng giai đoạn, đặc biệt là các mùa cao điểm (Lễ, Tết, Back-to-school...).
* Xây dựng lịch trình đặt hàng định kỳ (tuần/tháng/quý) cho từng nhóm nhà cung cấp, đảm bảo hàng hóa về kho đúng thời điểm (Just-In-Time) nhằm tối ưu hóa dòng tiền và không gian lưu trữ của kho bãi.

2. Tìm kiếm, đánh giá và phát triển mạng lưới nhà cung cấp (Sourcing & Vendor Management)

* Liên tục khảo sát thị trường để tìm kiếm các nhà cung cấp mới (trong và ngoài nước) có năng lực, nhằm đa dạng hóa nguồn hàng, giảm thiểu rủi ro độc quyền và tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa chi phí.
* Chủ trì quy trình đánh giá năng lực nhà cung cấp định kỳ dựa trên các tiêu chí nghiêm ngặt: Giá cả, chất lượng sản phẩm, năng lực sản xuất, thời gian giao hàng (Lead time), uy tín thanh toán và dịch vụ hậu mãi.
* Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác chiến lược, bền vững với các nhà cung cấp hiện tại; giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trên tinh thần đôi bên cùng có lợi (Win-Win).

3. Đàm phán thương lượng và quản lý hợp đồng (Negotiation & Contract Management)

* Trực tiếp đàm phán với nhà cung cấp về các điều khoản thương mại cốt lõi bao gồm: Giá mua tốt nhất, tỷ lệ chiết khấu (theo số lượng, theo doanh số năm), điều khoản thanh toán (công nợ, thời hạn thanh toán), chính sách hỗ trợ đổi trả hàng lỗi/hàng cận date, và các khoản hỗ trợ marketing (rebate, tài trợ kệ trưng bày).
* Soạn thảo, rà soát và phối hợp với bộ phận Pháp chế để hoàn thiện các hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng (Purchase Order - PO) đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ tối đa quyền lợi của công ty.

4. Thực hiện quy trình đặt hàng và theo dõi đơn hàng (Order Execution & Tracking)

* Khởi tạo và gửi Đơn đặt hàng (PO) hệ thống ERP đến nhà cung cấp sau khi được cấp quản lý phê duyệt.
* Theo dõi sát sao toàn bộ lộ trình của đơn hàng từ lúc nhà cung cấp xác nhận, đóng gói, vận chuyển cho đến khi hàng về tới kho của công ty.
* Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển (Forwarder) và bộ phận Xuất Nhập Khẩu (nếu có nhập khẩu) để giải quyết các thủ tục hải quan, thông quan hàng hóa nhanh chóng, đúng pháp luật.
* Kịp thời xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển như: Trễ hẹn giao hàng, hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc, giao sai chủng loại hoặc thiếu số lượng.

5. Kiểm soát chất lượng và xử lý khiếu nại (Quality Control & Dispute Resolution)

* Phối hợp với bộ phận Kiểm soát chất lượng (QC) và bộ phận Kho để tiến hành nghiệm thu hàng hóa khi nhập kho.
* Lập biên bản ghi nhận và trực tiếp làm việc với nhà cung cấp để khiếu nại, yêu cầu bồi thường, đổi trả hoặc giảm giá đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, sai quy cách hoặc bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

6. Tối ưu hóa tồn kho và quản lý chi phí (Inventory & Cost Optimization)

* Phối hợp với thủ kho giám sát mức độ luân chuyển của hàng hóa, xác định nhanh chóng các nhóm hàng tồn kho lâu ngày (Slow-moving), hàng cận hạn sử dụng (Near-expiry) hoặc hàng tồn kho chết (Dead stock).
* Đề xuất với bộ phận Kinh doanh và Marketing các chương trình khuyến mãi, xả hàng hoặc đàm phán với nhà cung cấp để trả lại/đổi hướng sản phẩm nhằm thu hồi vốn nhanh nhất.
* Kiểm soát chặt chẽ giá mua vào (Cost of Goods Sold - COGS), đảm bảo chi phí mua hàng luôn nằm trong hạn mức ngân sách được duyệt và có xu hướng giảm dần nhờ tối ưu hóa quy mô đặt hàng.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Mua hàng (Purchasing Manager) hoặc Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director).
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo ngày/tuần:* Tiến độ các đơn hàng đang đi đường, danh sách các mặt hàng có nguy cơ đứt hàng (Out of stock).
* *Báo cáo tháng:* Báo cáo hiệu suất của nhà cung cấp (OTIF - On Time In Full), báo cáo biến động giá cả thị trường, báo cáo giá trị hàng tồn kho và đề xuất đặt hàng cho tháng tiếp theo.
* *Báo cáo quý/năm:* Đánh giá tổng thể nhà cung cấp, phân tích hiệu quả tiết kiệm chi phí (Cost saving) và kế hoạch mua hàng chiến lược dài hạn.

2. Tuyến hướng dẫn và phối hợp (Guidance & Collaboration):

* Hướng dẫn: Hướng dẫn, đào tạo quy trình đặt hàng, quy chuẩn nhận hàng và sử dụng hệ thống phần mềm (ERP/SAP) cho các nhân viên tập sự hoặc nhân viên hỗ trợ mua hàng (Purchasing Assistant).
* Phối hợp nội bộ:
* *Bộ phận Kho (Warehouse):* Phối hợp sắp xếp lịch xe giao nhận hàng, đối chiếu số lượng thực tế nhập kho với PO.
* *Bộ phận Kế toán (Accounting):* Cung cấp đầy đủ chứng từ (hóa đơn, biên bản bàn giao, PO) để thực hiện thủ tục thanh toán công nợ cho nhà cung cấp đúng hạn.
* *Bộ phận Kinh doanh & Marketing:* Cập nhật liên tục về tình trạng hàng hóa, thời gian hàng về để kịp thời điều chỉnh kế hoạch bán hàng và chương trình khuyến mãi.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Logistics, Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer), Nhân viên đặt hàng, hoặc Nhân viên phát triển nguồn hàng (Sourcing Officer).
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Bán lẻ (Retail), Chuỗi cửa hàng tiện lợi, Siêu thị, Thương mại điện tử (E-commerce) hoặc ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG).
* Có kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp nước ngoài và am hiểu quy trình thủ tục Xuất Nhập khẩu là một lợi thế cạnh tranh lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng đàm phán và thương lượng đỉnh cao: Khả năng giao tiếp thuyết phục, nhạy bén trong việc nắm bắt tâm lý đối tác để đạt được các thỏa thuận tối ưu nhất về giá cả, công nợ và dịch vụ đi kèm.
* Khả năng phân tích số liệu và tư duy logic: Thành thạo việc xử lý dữ liệu lớn (Big Data) về bán hàng và tồn kho. Biết sử dụng các chỉ số đo lường hiệu quả như: Vòng quay tồn kho (Inventory Turnover), tỷ lệ đứt hàng (Out-of-stock rate), tỷ lệ giao hàng đúng hẹn (OTIF).
* Thành thạo công cụ và công nghệ:
* Sử dụng cực kỳ thành thạo Excel (Vlookup, Pivot Table, các hàm logic và thống kê để lập file quản lý đặt hàng).
* Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản trị doanh nghiệp lớn như ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Odoo...) là một yêu cầu bắt buộc hoặc ưu tiên hàng đầu.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết) phục vụ cho việc giao dịch, soạn thảo hợp đồng và đàm phán với các nhà cung cấp nước ngoài. Biết thêm tiếng Trung Quốc, tiếng Hàn Quốc hoặc tiếng Nhật Bản là lợi thế cực kỳ lớn.
* Kiến thức pháp lý thương mại: Am hiểu Luật Thương mại Việt Nam, Incoterms (đối với hàng nhập khẩu), các quy định về hợp đồng kinh tế và hóa đơn chứng từ tài chính.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Đây là phẩm chất quan trọng nhất của một nhân sự làm nghề mua hàng. Bạn phải có tính liêm chính, tuyệt đối không trục lợi cá nhân, không nhận hoa hồng bất chính từ nhà cung cấp làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chi tiết: Công việc liên quan trực tiếp đến số liệu, tiền bạc và hợp đồng. Một sai sót nhỏ về dấu phẩy, số lượng hoặc mã hàng trên PO có thể dẫn đến thiệt hại tài chính nghiêm trọng hoặc gây đứt gãy chuỗi cung ứng.
* Khả năng chịu áp lực công việc tốt: Có khả năng làm việc trong môi trường bán hàng tốc độ nhanh, nhiều biến động; giải quyết nhanh chóng các sự cố khẩn cấp (nhà cung cấp bùng hàng, xe hàng bị giữ, kho quá tải...).
* Tác phong làm việc chuyên nghiệp, chủ động: Không đợi chỉ việc mà luôn chủ động tìm kiếm giải pháp, đề xuất cải tiến quy trình để nâng cao hiệu quả công việc.
* Tinh thần làm việc nhóm và kỹ năng giao tiếp nội bộ tốt: Hòa đồng, khéo léo trong việc dung hòa lợi ích và giải quyết các xung đột ý kiến giữa các phòng ban liên quan (ví dụ: Kho muốn ít hàng để đỡ chật, nhưng Sales lại muốn nhiều hàng để sẵn sàng bán).

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (từ 15.000.000 VNĐ - 25.000.000 VNĐ/tháng, tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm dựa trên chỉ số tiết kiệm chi phí và tối ưu tồn kho.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự đạt hiệu suất cao.
* Lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm, thưởng sinh nhật, hiếu hỷ.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp rõ ràng:
* Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, quy mô lớn, tiếp xúc với các đối tác, tập đoàn lớn trong và ngoài nước giúp nâng cao nhanh chóng năng lực cá nhân.
* Lộ trình thăng tiến minh bạch: Nhân viên đặt hàng -> Chuyên viên đặt hàng cao cấp (Senior Purchasing Specialist) -> Trưởng nhóm mua hàng (Purchasing Team Leader) -> Trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager).
* Được công ty tài trợ các khóa đào tạo chuyên sâu về Chuỗi cung ứng, Kỹ năng đàm phán quốc tế, Quản trị tồn kho chuyên nghiệp.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng hiện đại, trang thiết bị làm việc tối tân (máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại công việc). Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, sếp tâm lý và hỗ trợ.
* Hoạt động ngoại khóa: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm cùng công ty (ít nhất 1 lần/năm), các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ.

---

Tags:

#TuyenDung #NhanVienDatHang #PurchasingOfficer #Buyer #Logistics #SupplyChain #Sourcing #NhanVienMuaHang #NganhBanLe #RetailPurchasing #KiemSoatTonKho

---

Từ khoá tìm kiếm:

tuyển dụng nhân viên đặt hàng nhà cung cấp, tuyển dụng nhân viên mua hàng bán lẻ, purchasing officer job description, tuyển dụng buyer ngành bán lẻ, tìm việc làm mua hàng cung ứng, nhân viên sourcing, tuyển dụng nhân viên chuỗi cung ứng, việc làm mua hàng ERP SAP, tuyển nhân viên đặt hàng tại hà nội, tuyển dụng chuyên viên mua hàng tphcm.

Share