Mô tả công việc:

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên viên Quản lý Đơn hàng Đa sàn" tài năng và nhạy bén – vị trí then chốt trong bộ máy vận hành bán lẻ thế hệ mới của chúng tôi. Trong kỷ nguyên thương mại điện tử bùng nổ, việc duy trì một hệ thống vận hành mượt mà, chính xác và nhanh chóng trên tất cả các kênh bán hàng (Omnichannel) là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Bạn không chỉ đơn thuần là người xử lý các con số hay nhấp chuột duyệt đơn; bạn chính là "kiến trúc sư" điều phối dòng chảy của hàng hóa từ kho bãi đến tay khách hàng, là người bảo vệ chỉ số vận hành (SLA) của doanh nghiệp trên các sàn TMĐT lớn như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, cũng như các kênh mạng xã hội (Facebook, Instagram) và Website chính thức. Với vai trò này, bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa bộ phận Marketing, Chăm sóc khách hàng, Thủ kho và các đối tác vận chuyển thứ ba (3PL), đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý tối ưu về mặt thời gian, chi phí và mang lại trải nghiệm mua sắm tuyệt vời nhất cho khách hàng.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, Xử lý và Đồng bộ hóa Đơn hàng Hàng ngày

* Theo dõi và kiểm soát liên tục dòng đơn hàng đổ về từ hệ thống quản lý tập trung (OMS/ERP) kết nối với các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website, Facebook, v.v.).
* Kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng: thông tin người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao hàng, chương trình khuyến mãi áp dụng, ghi chú đặc biệt từ khách hàng.
* Xác nhận đơn hàng nhanh chóng trên hệ thống của từng sàn bán hàng nhằm tối ưu hóa tỷ lệ chuẩn bị hàng đúng hạn (SLA), tránh tình trạng bị phạt hoặc hủy đơn tự động do quá hạn.
* Phát hiện và xử lý kịp thời các đơn hàng bị lỗi đồng bộ, đơn hàng trùng lặp, hoặc các đơn hàng có dấu hiệu gian lận thương mại.
* In phiếu đóng gói (packing slip), phiếu giao hàng (shipping label) theo đúng chuẩn quy định của từng sàn và từng đơn vị vận chuyển tương ứng.

2. Quản lý, Điều phối và Đồng bộ hóa Tồn kho Đa kênh

* Giám sát và cập nhật số lượng tồn kho thực tế lên tất cả các kênh bán hàng theo thời gian thực (real-time updates) thông qua phần mềm quản lý kho, hạn chế tối đa tình trạng "lệch kho" dẫn đến bán vượt mức (overselling) hoặc hết hàng ảo (out-of-stock).
* Chủ động phân bổ số lượng hàng tồn kho (stock allocation) cho các chiến dịch Mega Sale của từng sàn (ví dụ: ngày đôi 9/9, 10/10, Flash Sale, Livestream cực hạn).
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thủ kho để thực hiện kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu tồn kho vật lý và tồn kho hệ thống, tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục nếu có sự sai lệch.
* Cảnh báo sớm cho bộ phận Thu mua (Purchasing) và Ban Giám đốc về các mặt hàng sắp hết (dựa trên tốc độ bán hàng - run rate) hoặc các mặt hàng tồn kho lâu ngày, khó tiêu thụ để có phương án xử lý kịp thời.

3. Điều phối Vận chuyển và Làm việc với Đối tác Logistics (3PL)

* Chỉ định và điều phối các đơn vị vận chuyển phù hợp (Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post, J&T Express, Shopee Express, Ninja Van, v.v.) dựa trên khu vực địa lý, chi phí và yêu cầu về thời gian toàn trình của đơn hàng.
* Giám sát hành trình của đơn hàng từ lúc bàn giao cho đơn vị vận chuyển đến khi giao hàng thành công cho khách hàng. Phát hiện sớm các đơn hàng bị ngâm, giao chậm, thất lạc hoặc giao không thành công để liên hệ xử lý ngay lập tức.
* Giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình vận chuyển: hàng hóa bị hư hỏng, vỡ hỏng do lỗi vận chuyển, shipper thái độ không tốt, khách hàng từ chối nhận hàng, đổi địa chỉ giao hàng giữa chừng.
* Thực hiện khiếu nại, đòi bồi thường từ các đơn vị vận chuyển trong trường hợp hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng theo đúng quy trình và điều khoản cam kết.

4. Quản lý Quy trình Hàng hoàn (Return) và Giải quyết Khiếu nại

* Tiếp nhận, phân loại và xử lý các yêu cầu trả hàng - hoàn tiền (Return & Refund) từ phía khách hàng trên các sàn TMĐT theo đúng chính sách của công ty và của từng sàn.
* Phối hợp với bộ phận kho để nhận lại hàng hoàn từ các đơn vị vận chuyển. Kiểm tra tình trạng vật lý của hàng hoàn trả (còn nguyên seal, có bị tráo hàng, hư hỏng hay không) và quay video khui hàng hoàn làm minh chứng đối soát.
* Thực hiện quy trình tranh chấp/khiếu nại với khách hàng hoặc với sàn TMĐT nếu phát hiện hàng hoàn bị tráo, bị hỏng hoặc không đúng quy định.
* Cập nhật trạng thái hàng hoàn lên hệ thống: nhập kho lại (nếu hàng còn mới), chuyển sang hàng lỗi/thanh lý, hoặc tiêu hủy, đồng thời cập nhật dòng tiền hoàn trả cho khách hàng.

5. Đối soát Tài chính và Dòng tiền Đơn hàng

* Phối hợp định kỳ (hàng tuần/hàng tháng) với bộ phận Kế toán để thực hiện đối soát doanh thu, phí dịch vụ sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển thực tế so với phí dự kiến trên các sàn TMĐT.
* Kiểm tra tính chính xác của các khoản khấu trừ từ sàn: phí cố định, phí dịch vụ (Freeship Extra, Voucher tích lũy, v.v.), phí phạt vi phạm chính sách sàn.
* Theo dõi và đối soát tiền thu hộ (COD) từ các đơn vị vận chuyển ngoài sàn, đảm bảo dòng tiền chảy về tài khoản công ty đầy đủ và đúng hạn.
* Phát hiện các khoản chênh lệch, sai sót tài chính và gửi yêu cầu hỗ trợ/khiếu nại lên tổng đài của các sàn để đòi lại quyền lợi cho doanh nghiệp.

6. Báo cáo, Phân tích Hiệu suất Vận hành

* Xây dựng và cập nhật các báo cáo vận hành hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng bao gồm các chỉ số quan trọng (KPIs): Tổng số đơn hàng phát sinh, tỷ lệ hủy đơn, tỷ lệ giao hàng trễ, tỷ lệ hàng hoàn, thời gian xử lý đơn trung bình (SLA), chi phí vận chuyển trung bình trên mỗi đơn hàng.
* Phân tích dữ liệu vận hành để tìm ra các "điểm nghẽn" (bottlenecks) trong quy trình đóng gói, giao nhận, từ đó đề xuất giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa chi phí và rút ngắn thời gian giao hàng.
* Đánh giá chất lượng dịch vụ của từng đơn vị vận chuyển dựa trên các chỉ số thực tế để đề xuất ưu tiên hoặc hạn chế sử dụng đối tác đó trong tương lai.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Thương mại điện tử (E-commerce Operations Manager) hoặc Trưởng bộ phận Bán hàng (Sales Manager).
* Hợp tác chặt chẽ với:
* *Bộ phận Kho (Warehouse):* Để đảm bảo việc đóng gói đúng quy chuẩn, đúng tiến độ và cập nhật tồn kho chính xác.
* *Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service/Telesale):* Để giải quyết các thắc mắc của khách hàng về trạng thái đơn hàng, hủy đơn, đổi trả hàng.
* *Bộ phận Marketing/E-commerce Campaign:* Để nắm bắt kế hoạch chương trình khuyến mãi lớn, chuẩn bị nhân lực và tồn kho trước các đợt bùng nổ đơn hàng.
* *Bộ phận Kế toán (Accounting):* Để thực hiện đối soát dòng tiền, công nợ vận chuyển và hoàn tiền cho khách.
* Hướng dẫn/Giám sát: Có trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo quy trình xử lý đơn hàng cho các nhân sự mới, nhân sự thực tập hoặc nhân viên đóng gói bán thời gian trong các dịp chiến dịch lớn.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Thương mại điện tử, Logistics & Quản lý chuỗi cung ứng, Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin hoặc các ngành có liên quan.
* Có tối thiểu từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Quản lý đơn hàng, Vận hành TMĐT, Điều phối Logistics hoặc các vị trí tương đương trong các doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi cửa hàng, các đơn vị Enabler TMĐT hoặc các thương hiệu có kinh doanh đa kênh.
* Hiểu rõ cơ chế vận hành, chính sách người bán, quy trình xử lý đơn hàng và các chỉ số phạt của các sàn TMĐT lớn tại Việt Nam (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki).
* Có kinh nghiệm làm việc thực tế với các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, hệ thống OMS/ERP (như Sapo, Haravan, Nhanh.vn, KiotViet, Pancake, Bitrix24, SAP, Oracle, v.v.) là một lợi thế cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là Microsoft Excel (thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu như VLOOKUP, INDEX/MATCH, hàm điều kiện IF, hàm xử lý chuỗi, Pivot Table để xử lý và đối soát dữ liệu lớn, xuất báo cáo).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý sự cố (Troubleshooting): Có khả năng tư duy logic nhanh nhạy để xử lý các tình huống phát sinh đột ngột như: sập hệ thống đồng bộ đơn, đơn vị vận chuyển không đến lấy hàng, khách hàng khiếu nại gay gắt trên sàn, v.v.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao khi số lượng đơn hàng tăng đột biến gấp 5-10 lần ngày thường trong các chiến dịch Mega Sale mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
* Kỹ năng đàm phán và giao tiếp tốt: Làm việc khéo léo nhưng kiên quyết với các đơn vị vận chuyển và đại diện hỗ trợ của các sàn TMĐT để bảo vệ quyền lợi tối đa cho công ty.
* Hiểu biết về chuỗi cung ứng và logistics: Nắm vững các khái niệm cơ bản về quy trình nhập-xuất-tồn, đóng gói hàng hóa theo quy chuẩn TMĐT, các phương thức vận chuyển nhanh/hỏa tốc/tiết kiệm.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì công việc liên quan trực tiếp đến hàng hóa, tồn kho vật lý và các con số tài chính/đối soát tiền bạc. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến thất thoát tài sản lớn.
* Chịu được áp lực công việc (Resilience): Có tinh thần "thép", giữ được sự bình tĩnh và tỉnh táo để xử lý khối lượng công việc lớn, các đầu việc dồn dập trong các mùa cao điểm của ngành bán lẻ.
* Tinh thần trách nhiệm cao (Ownership): Chủ động theo dõi công việc từ đầu đến cuối, không bỏ dở giữa chừng, luôn tìm cách giải quyết triệt để vấn đề thay vì đùn đẩy trách nhiệm.
* Khả năng thích ứng nhanh (Agility): Thị trường TMĐT luôn thay đổi thuật toán, chính sách và giao diện vận hành liên tục. Bạn cần có tinh thần ham học hỏi, sẵn sàng cập nhật kiến thức mới mỗi ngày để không bị tụt hậu.
* Tinh thần làm việc nhóm (Teamwork): Sẵn sàng hỗ trợ đồng đội, phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban khác vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và hấp dẫn: Lương cứng từ 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả vận hành (KPIs) dựa trên các chỉ số: Tỷ lệ hoàn thành đơn, Tỷ lệ giảm hủy đơn, Tối ưu hóa chi phí vận chuyển.
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng Tết và các ngày lễ lớn trong năm theo quy định của Luật lao động và chính sách của công ty.
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, sáng tạo và cực kỳ linh hoạt: Khuyến khích mọi cá nhân đóng góp ý tưởng cải tiến quy trình, tự chủ trong công việc.
* Được đóng đầy đủ các loại bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Nhà nước sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, rộng mở: Có cơ hội phát triển lên các vị trí Trưởng nhóm Vận hành Đơn hàng (Order Management Team Lead), Trưởng phòng Vận hành TMĐT (E-commerce Operations Manager) hoặc Chuyên gia Phân tích Dữ liệu Vận hành (Operations Analyst).
* Cơ hội đào tạo chuyên sâu: Được tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn, các buổi workshop chia sẻ kinh nghiệm từ các đối tác lớn như Google, TikTok, Shopee, Lazada.
* Chính sách phúc lợi phong phú: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm, tham gia các hoạt động Teambuilding, dã ngoại, du lịch nghỉ mát cùng công ty tối thiểu 1 lần/năm.
* Chính sách mua hàng ưu đãi: Được mua các sản phẩm của công ty với mức giá ưu đãi đặc biệt dành riêng cho nhân viên nội bộ.

---

Tags:

#TuyenDung #QuanLyDonHang #EcommerceOperations #VanhangTMDT #Omnichannel #Logistics #XuLyDonHang #ShopeeLazadaTikTok #TuyendungNhanvien #KiotViet #Sapo #Haravan #OMSSpecialist

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên quản lý đơn hàng đa sàn
* Chuyên viên vận hành thương mại điện tử
* Tuyển dụng nhân viên xử lý đơn hàng
* Nhân viên điều phối đơn hàng online
* E-commerce Order Management Specialist
* Nhân viên vận hành Shopee Lazada TikTok Shop
* Tuyển dụng nhân viên đối soát đơn hàng TMĐT
* Nhân viên kiểm soát tồn kho đa kênh
* Nhân viên Logistics TMĐT

Share