MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐỒNG BỘ TỒN KHO ONLINE – OFFLINE (LĨNH VỰC BÁN LẺ)

---

Tổng quan vai trò:

Trong kỷ nguyên bán lẻ hiện đại (Omnichannel – Bán hàng đa kênh), sự nhất quán giữa trải nghiệm mua sắm trực tuyến (Online) và trực tiếp (Offline) là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" dưới vai trò Nhân viên đồng bộ tồn kho Online - Offline.

Khác với nhân viên thủ kho truyền thống chỉ làm việc với sổ sách và thùng hàng, vai trò này được định nghĩa là một "Chuyên gia bán hàng thầm lặng". Bạn không trực tiếp đứng ở quầy thu ngân hay tư vấn cho khách trên chatbox, nhưng bạn là người nắm giữ "mạch máu" của toàn bộ hệ thống vận hành. Nhiệm vụ của bạn là đảm bảo: Khi khách hàng nhìn thấy một sản phẩm "Còn hàng" trên Shopee, Website, TikTok Shop hay tại bất kỳ cửa hàng vật lý nào, sản phẩm đó thực sự sẵn sàng để giao cho họ ngay lập tức.

Sự chính xác tuyệt đối trong việc đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho của bạn chính là bệ phóng giúp tối ưu hóa doanh thu, giảm thiểu tỷ lệ hủy đơn do hết hàng (out-of-stock), ngăn chặn tình trạng bán quá số lượng (over-selling), từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và uy tín thương hiệu trên mọi nền tảng.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đồng bộ và giám sát dữ liệu tồn kho thời gian thực (Real-time Synchronization)

* Thực hiện việc kết nối, đối soát và cập nhật liên tục số liệu tồn kho giữa hệ thống quản lý trung tâm (ERP/POS như KiotViet, Sapo, Haravan, Nhanh.vn hoặc SAP) với các kênh bán hàng Online (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, Website doanh nghiệp) và hệ thống các cửa hàng Offline.
* Giám sát các tiến trình tự động đồng bộ (API) giữa các nền tảng để phát hiện và xử lý ngay lập tức các lỗi nghẽn hệ thống gây lệch tồn kho.
* Thiết lập và điều chỉnh định mức "Tồn kho an toàn" (Safety Stock) cho từng nhóm mặt hàng trên từng kênh bán để tránh tình trạng bán vượt mức tồn thực tế vào các khung giờ cao điểm hoặc chiến dịch Flash Sale.

2. Xử lý và điều phối đơn hàng đa kênh (Order Fulfillment & Allocation)

* Theo dõi dòng chảy của đơn hàng từ lúc phát sinh trên các kênh Online, tự động hoặc thủ công phân bổ (allocate) nguồn hàng từ kho tổng hoặc các cửa hàng Offline gần nhất để tối ưu phí vận chuyển và thời gian giao hàng.
* Xử lý các trường hợp đặc biệt: Khách mua Online nhưng muốn nhận tại cửa hàng (Click and Collect), hoặc khách mua tại cửa hàng nhưng yêu cầu ship từ kho khác.
* Chủ động can thiệp và xử lý các đơn hàng bị kẹt do lỗi tồn kho ảo: Liên hệ bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) để thông báo cho khách, đồng thời tìm kiếm nguồn hàng thay thế từ các chi nhánh khác trong hệ thống.

3. Kiểm soát, đối soát và xử lý lệch tồn (Discrepancy Investigation & Resolution)

* Thực hiện đối soát số liệu tồn kho cuối ngày giữa báo cáo bán hàng tại các cửa hàng vật lý và báo cáo đơn hàng trên hệ thống Online.
* Tìm ra nguyên nhân gốc rễ của việc lệch tồn (do thất thoát vật lý, do nhân viên quét sai mã SKU, do trả hàng chưa nhập kho, hoặc do lỗi hệ thống) và đưa ra phương án xử lý dứt điểm.
* Phối hợp với kế toán kho để thực hiện các bút toán điều chỉnh tồn kho trên hệ thống sau khi đã xác định rõ nguyên nhân hao hụt hoặc dư thừa.

4. Quản lý kho chương trình khuyến mãi và Flash Sale

* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Marketing và Ecommerce để lên kế hoạch "khóa tồn kho" (lock inventory) phục vụ cho các chiến dịch Mega Campaign (9.9, 10.10, 11.11, v.v.).
* Tính toán khả năng cung ứng của kho để đề xuất số lượng sản phẩm tham gia Flash Sale trên từng sàn thương mại điện tử phù hợp, tránh ảnh hưởng đến lượng hàng bán trực tiếp tại cửa hàng.
* Mở khóa và giải phóng lượng tồn kho dự phòng ngay sau khi chiến dịch kết thúc để tái tục bán hàng trên các kênh khác.

5. Tổ chức kiểm kê định kỳ và đột xuất (Physical Stocktaking)

* Lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu và trực tiếp tham gia/giám sát quá trình kiểm kê định kỳ (tuần/tháng/quý) tại các kho tổng và hệ thống cửa hàng bán lẻ.
* Sử dụng các thiết bị quét mã vạch, RFID để đối chiếu nhanh số lượng thực tế tại quầy/kệ với số liệu hiển thị trên phần mềm quản lý.
* Lập biên bản kiểm kê, báo cáo tỷ lệ thất thoát và đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình xếp dỡ, bảo quản tại kho và cửa hàng để giảm thiểu hao hụt vật lý.

6. Quản lý vòng đời sản phẩm và điều chuyển nội bộ (Inventory Lifecycle & Inter-store Transfer)

* Theo dõi tốc độ bán hàng (run-rate) của từng SKU trên từng kênh và từng khu vực để đưa ra đề xuất điều chuyển hàng hóa nội bộ (từ cửa hàng bán chậm sang cửa hàng bán chạy, hoặc thu hồi về kho Online để bán trên sàn).
* Nhận diện các mặt hàng tồn kho lâu ngày (Deadstock), hàng cận date, hàng lỗi mốt để đề xuất các chương trình xả hàng, giảm giá nhằm giải phóng không gian kho và thu hồi vốn.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Quản lý Tồn kho (Inventory Manager) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Bán lẻ/Ecommerce (Operations Manager).
* Báo cáo gián tiếp/Định kỳ cho: Giám đốc Kinh doanh (Sales Director) về hiệu suất sẵn có của hàng hóa (In-stock rate) và các vấn đề ảnh hưởng đến doanh số bán hàng đa kênh.

2. Quan hệ phối hợp công việc (Collaboration):

* Với Bộ phận Cửa hàng (Offline Store Staff): Hướng dẫn, giám sát việc thực hiện quy trình nhập - xuất - kiểm kho tại cửa hàng; hỗ trợ xử lý các ca lỗi phần mềm POS khi thanh toán làm ảnh hưởng đến tồn kho hệ thống.
* Với Bộ phận Vận hành Ecommerce (E-com Ops): Phối hợp cập nhật số lượng tồn kho khuyến mãi, xử lý các đơn hàng hoàn/huỷ trên sàn để kịp thời nhập lại kho bán hàng.
* Với Bộ phận Kho vận & Logistics: Đảm bảo luồng hàng nhập từ nhà cung cấp vào kho tổng được cập nhật lên hệ thống nhanh nhất, chuẩn hóa quy trình đóng gói và dán nhãn SKU.
* Với Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH): Cung cấp thông tin chính xác về tình trạng hàng hóa để CSKH tư vấn hoặc giải quyết khiếu nại của khách hàng về việc chậm trễ đơn hàng.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Hệ thống thông tin quản lý, Kế toán, Công nghệ thông tin hoặc các ngành nghề có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Quản lý tồn kho, Nhân viên Vận hành Ecommerce, Nhân viên Kiểm kho, Nhân viên Xử lý đơn hàng hoặc Trưởng nhóm bán hàng tại các chuỗi bán lẻ.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành hàng có tốc độ luân chuyển nhanh, nhiều SKU (như Thời trang, Mỹ phẩm, Mẹ & Bé, Phụ kiện điện thoại, FMCG).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng (ERP/POS): Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các hệ thống quản lý bán hàng phổ biến như Sapo, Haravan, KiotViet, Nhanh.vn, Odoo, SAP, Oracle hoặc các phần mềm ERP chuyên dụng khác.
* Kỹ năng quản trị Sàn TMĐT: Hiểu rõ cơ chế hoạt động của hệ thống quản lý nhà bán hàng (Seller Center) của Shopee, Lazada, TikTok Shop, đặc biệt là cơ chế đồng bộ tồn kho qua cổng API.
* Kỹ năng Tin học văn phòng (Đặc biệt là Excel): Đây là kỹ năng cốt lõi. Yêu cầu thành thạo các hàm xử lý dữ liệu (VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX & MATCH, IF, COUNTIF), công cụ Pivot Table để xử lý, đối soát các tệp dữ liệu tồn kho lớn (lên tới hàng chục nghìn dòng) một cách nhanh chóng và chính xác.
* Kỹ năng phân tích số liệu: Khả năng đọc hiểu các chỉ số tồn kho như: Tỷ lệ quay vòng tồn kho (Inventory Turnover), Số ngày tồn kho (Days of Inventory Outstanding - DIO), Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng (Fill rate).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng tư duy logic để tìm ra nguyên nhân gây lệch số liệu giữa các hệ thống phần mềm khác nhau và đưa ra giải pháp khắc phục ngay lập tức.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và trung thực: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Một sai sót nhỏ về con số (ví dụ: thêm nhầm một số 0 vào số lượng tồn kho trên Shopee) có thể dẫn đến việc hàng nghìn đơn hàng bị bán khống, gây tổn thất tài chính lớn và hủy hoại uy tín của gian hàng.
* Khả năng chịu áp lực cao: Có khả năng làm việc tập trung và giữ bình tĩnh trong các giai đoạn cao điểm của các chiến dịch Mega Sale (thường diễn ra vào nửa đêm hoặc các ngày lễ tết).
* Chủ động và nhạy bén: Nhạy bén với sự thay đổi của số liệu, chủ động phát hiện các bất thường trong báo cáo tồn kho trước khi nó trở thành lỗi gây ảnh hưởng đến khách hàng.
* Tinh thần làm việc nhóm và giao tiếp tốt: Do đặc thù công việc là cầu nối giữa nhiều bộ phận (Kho, Cửa hàng, Online, Marketing), bạn cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, khéo léo nhưng quyết đoán để thúc đẩy tiến độ xử lý công việc chung.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cơ bản cạnh tranh (từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm) + Phụ cấp ăn trưa, gửi xe + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs dựa trên tỷ lệ chính xác tồn kho, tỷ lệ giảm hủy đơn do hết hàng).
* Chính sách đãi ngộ toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc.
* Lương tháng 13 và các khoản thưởng Lễ, Tết, Sinh nhật, Hiếu, Hỷ, v.v.
* Chính sách mua hàng ưu đãi nội bộ dành riêng cho nhân viên công ty (giảm giá từ 20% - 50% các sản phẩm của thương hiệu).
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp:
* Được làm việc trong môi trường năng động, trẻ trung, áp dụng các công nghệ quản trị bán lẻ Omnichannel hiện đại hàng đầu hiện nay.
* Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hiện đại (được cấp máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn cấu hình cao phục vụ công việc).
* Cơ hội đào tạo và phát triển nghề nghiệp:
* Được đào tạo bài bản về tư duy vận hành chuỗi cung ứng hiện đại, các kỹ năng nâng cao về phân tích dữ liệu (Data Analytics) và quản lý hệ thống ERP.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên đồng bộ tồn kho -> Trưởng nhóm Quản lý Tồn kho đa kênh (Inventory Team Leader) -> Trưởng phòng Vận hành Chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Ecommerce (E-com Operations Manager).
* Hoạt động gắn kết phong phú: Được tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, Year-end Party, các câu lạc bộ thể thao, dã ngoại do công ty tổ chức.

---

Tags:

`#DongBoTonKho` `#QuanLyTonKho` `#OmnichannelRetail` `#VanHanhEcommerce` `#DoiSoatDuLieu` `#NhanVienKhoRetail` `#InventorySpecialist`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên đồng bộ tồn kho online offline
* Nhân viên quản lý tồn kho đa kênh
* Nhân viên vận hành kho ecommerce
* Chuyên viên đối soát tồn kho retail
* Tuyển dụng nhân viên xử lý đơn hàng omnichannel
* Nhân viên kiểm kho bán lẻ trung cấp trở lên
* Quản trị tồn kho hệ thống KiotViet Sapo Haravan

Share