Mô tả công việc: Nhân viên quản lý tồn kho online (Ngành Bán lẻ & Thương mại điện tử)

---

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ TỒN KHO ONLINE

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ TỒN KHO ONLINE

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Nhân viên quản lý tồn kho online (Online Inventory Specialist). Trong kỷ nguyên số hóa và sự bùng nổ của thương mại điện tử (E-commerce), vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là đếm hàng trong kho, mà bạn chính là "mạch máu" kết nối giữa vận hành, chuỗi cung ứng và doanh số bán hàng.

Vị trí này chịu trách nhiệm tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa trên tất cả các kênh bán hàng trực tuyến của doanh nghiệp (bao gồm Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, và các mạng xã hội). Bạn sẽ đảm bảo rằng hệ thống dữ liệu tồn kho luôn chính xác 100% theo thời gian thực (real-time), ngăn chặn tình trạng đứt gãy hàng hóa (out-of-stock) gây mất cơ hội bán hàng, đồng thời kiểm soát chặt chẽ tỷ lệ tồn kho ảo, hàng hoàn, hàng lỗi để giảm thiểu chi phí vận hành. Bằng cách làm chủ dữ liệu và công nghệ, bạn trực tiếp thúc đẩy trải nghiệm mua sắm tuyệt vời cho khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Đồng bộ và Quản lý Tồn kho Đa kênh (Omnichannel Inventory Management)

* Thực hiện đồng bộ hóa số lượng tồn kho thực tế tại kho vật lý lên các nền tảng thương mại điện tử (Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, Website) thông qua các hệ thống quản lý trung gian (ERP, OMS như Sapo, Haravan, Nhanh.vn, KiotViet, hoặc SAP/Odoo).
* Giám sát và phân bổ số lượng tồn kho ảo (virtual stock) cho các chương trình khuyến mãi lớn (Mega Campaigns), Flash Sale của từng sàn thương mại điện tử mà không gây ra rủi ro bán quá số lượng thực tế (overselling).
* Chủ động điều chỉnh, luân chuyển số lượng tồn kho giữa các gian hàng online dựa trên hiệu suất bán hàng của từng kênh để tối ưu hóa tốc độ tiêu thụ hàng hóa.

2. Kiểm soát, Kiểm kê và Đối soát Định kỳ (Stocktaking & Reconciliation)

* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Thủ kho vật lý để tiến hành kiểm kê định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) nhằm phát hiện sớm các chênh lệch giữa số liệu trên hệ thống và số lượng thực tế.
* Tìm hiểu nguyên nhân và xử lý triệt để các sai lệch tồn kho (do thất thoát, nhầm lẫn trong khâu đóng gói, lỗi hệ thống đồng bộ, hoặc sai sót từ phía nhà vận chuyển).
* Cập nhật các số liệu điều chỉnh tồn kho lên hệ thống ERP/OMS sau khi đã được phê duyệt từ cấp quản lý trực tiếp.

3. Dự báo Nhu cầu và Lập Kế hoạch Tái đặt hàng (Demand Forecasting & Replenishment)

* Theo dõi và phân tích tốc độ bán hàng hàng ngày (Run-rate/Velocity) của từng mã hàng (SKU) để đưa ra dự báo chính xác về nhu cầu tiêu thụ trong tương lai.
* Tính toán điểm tái đặt hàng (Reorder Point - ROP) và mức tồn kho an toàn (Safety Stock) cho từng nhóm hàng, đảm bảo không xảy ra tình trạng hết hàng đột ngột.
* Lập đề xuất nhập hàng gửi bộ phận Mua hàng (Procurement) hoặc Nhà cung ứng định kỳ, đảm bảo thời gian hàng về kho (Lead time) khớp với kế hoạch bán hàng của bộ phận Marketing/Sales.

4. Quản lý Vòng đời Sản phẩm và Xử lý Hàng Tồn đọng (Product Lifecycle & Slow-moving Stock)

* Theo dõi tuổi hàng tồn kho (Inventory Ageing) để kịp thời nhận diện các nhóm sản phẩm cận date, hàng lỗi mốt, hàng bán chậm (slow-moving items).
* Chủ động đề xuất với bộ phận Marketing và Livestream các chương trình kích cầu, xả kho, combo quà tặng hoặc giảm giá sâu để giải phóng dòng vốn và không gian lưu trữ tại kho.
* Quản lý danh mục sản phẩm (Catalog Management) trên hệ thống, thực hiện khai tử (discontinue) các SKU ngừng kinh doanh để làm sạch dữ liệu hệ thống.

5. Xử lý Hàng hoàn (Return Merchandise Authorization - RMA) và Hàng lỗi

* Kiểm soát quy trình tiếp nhận hàng hoàn từ các đơn vị vận chuyển (3PLs) về kho online.
* Phối hợp với bộ phận Kiểm soát chất lượng (QC) để phân loại hàng hoàn trả: hàng có thể tái bán (trở lại kho online), hàng cần sửa chữa/đóng gói lại, hoặc hàng hư hỏng/lỗi phải tiêu hủy.
* Đảm bảo toàn bộ quy trình xử lý hàng hoàn được ghi nhận chính xác trên hệ thống tài chính - kho vận trong vòng 24-48 giờ kể từ khi nhận hàng.

6. Quản lý dữ liệu và Thiết lập Hệ thống mới

* Tạo mới, phân loại và quản lý hệ thống mã SKU (Stock Keeping Unit) chuẩn hóa, mã vạch (Barcode/EAN) cho toàn bộ sản phẩm mới đưa vào kinh doanh online.
* Tham gia vào quá trình thử nghiệm, tích hợp và tối ưu hóa các công cụ/phần mềm quản lý kho mới khi công ty nâng cấp hệ thống.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến Báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Thương mại điện tử (E-commerce Operations Manager) hoặc Trưởng phòng Chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager).
* Phối hợp chặt chẽ với:
* *Bộ phận Kho vận vật lý (Warehouse Team):* Để xác nhận tình trạng xuất - nhập - tồn thực tế.
* *Bộ phận Mua hàng (Purchasing):* Để điều phối lịch trình nhập hàng từ nhà cung ứng.
* *Bộ phận Sales & Marketing (E-com):* Để nắm bắt kế hoạch chạy chương trình khuyến mãi, chuẩn bị đủ tồn kho cho các chiến dịch quảng cáo lớn.
* *Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CS/Call Center):* Để xử lý các sự cố đơn hàng liên quan đến tồn kho ảo, thiếu hàng.

2. Các Báo cáo Định kỳ Phải Thực hiện:

* Báo cáo hàng ngày: Tình trạng các SKU bán chạy nhất (Hot items), cảnh báo các SKU sắp hết hàng (Out-of-stock warning) dưới mức an toàn.
* Báo cáo hàng tuần: Báo cáo đối soát chênh lệch kho hệ thống và thực tế; báo cáo tiến độ xử lý hàng hoàn từ các đơn vị vận chuyển.
* Báo cáo hàng tháng: Báo cáo tỷ lệ xoay vòng tồn kho (Inventory Turnover Rate), giá trị tồn kho cuối kỳ, danh sách hàng tồn kho lâu ngày (Aged Stock) và đề xuất phương án xử lý chi tiết.

3. Chỉ số Đánh giá Hiệu quả Công việc (KPIs):

* Độ chính xác tồn kho hệ thống (Inventory Accuracy Rate - IAR): Đạt tối thiểu 99.5% (so với kiểm kê thực tế).
* Tỷ lệ đứt hàng (Out-of-Stock Rate): Dưới 2% đối với các mã hàng chiến lược (Hero SKUs).
* Tỷ lệ hủy đơn do hết hàng (Cancellation Rate due to OOS): 0%.
* Thời gian xử lý hàng hoàn trả (RMA Lead Time): Hoàn thành phân loại và nhập kho hệ thống trong vòng 24 giờ làm việc kể từ khi nhận hàng từ đơn vị vận chuyển.
* Tỷ lệ hàng tồn kho lâu ngày (Deadstock Ratio): Duy trì dưới mức 5% tổng giá trị kho.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng các chuyên ngành về Logistics, Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain), Thương mại điện tử, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 – 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như Nhân viên Quản lý tồn kho online, Nhân viên Vận hành E-commerce, Điều phối viên kho hàng online hoặc Kiểm soát viên chuỗi cung ứng.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp Bán lẻ quy mô vừa và lớn, các thương hiệu có chuỗi cửa hàng kết hợp bán hàng đa kênh (Omnichannel), hoặc các công ty chuyên dịch vụ hoàn thiện đơn hàng (Fulfillment providers).
* Có kinh nghiệm thực chiến trong các đợt Siêu Sale lớn (9.9, 11.11, 12.12) trên các sàn Shopee, Lazada, TikTok Shop là một lợi thế cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng công cụ & Hệ thống:
* Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh phổ biến (như Sapo, Haravan, Nhanh.vn, KiotViet, TPOS) hoặc hệ thống ERP lớn (Odoo, SAP, Oracle).
* Có kiến thức sâu sắc về cơ chế vận hành hệ thống Sync (đồng bộ) API giữa các sàn thương mại điện tử và phần mềm quản lý nội bộ.
* Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, đặc biệt là Excel nâng cao (sử dụng thành thạo các hàm xử lý dữ liệu lớn như VLOOKUP, INDEX-MATCH, PIVOT TABLE, IF/SUMIFS; ưu tiên ứng viên biết sử dụng Power Query hoặc VBA cơ bản).
* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu: Khả năng đọc hiểu các chỉ số kinh doanh e-commerce, phân tích tốc độ bán hàng, dự báo xu hướng tiêu dùng ngắn hạn dựa trên dữ liệu lịch sử để lập kế hoạch tồn kho tối ưu.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phát hiện nhanh các lỗi hệ thống khi đồng bộ tồn kho bị lỗi và đưa ra giải pháp khắc phục tức thì nhằm tránh gây gián đoạn việc bán hàng.
* Hiểu biết về Logistics & E-commerce: Am hiểu sâu sắc về quy trình hoàn thiện đơn hàng (Fulfillment), quy chế giao nhận của các đơn vị vận chuyển (SPX, Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post, v.v.) và chính sách đổi trả hàng hóa của các sàn thương mại điện tử hiện nay.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, Cẩn thận và Trung thực: Do tính chất công việc liên quan trực tiếp đến số liệu hàng hóa và tài sản của doanh nghiệp, ứng viên bắt buộc phải có sự tập trung cao độ, kỹ lưỡng trong từng con số để tránh những sai sót gây tổn thất chi phí.
* Chịu được áp lực công việc cao (Resilience): Có khả năng thích nghi và làm việc hiệu quả dưới áp lực lớn, đặc biệt là trong các chiến dịch Mega Campaign của sàn TMĐT hoặc mùa mua sắm cao điểm cuối năm, khi lượng đơn hàng và sự biến động tồn kho tăng lên gấp nhiều lần ngày thường.
* Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm xuất sắc: Biết cách truyền đạt thông tin rõ ràng, khéo léo nhưng quyết đoán khi làm việc với nhiều bộ phận khác nhau (Kho, Mua hàng, Marketing) để đẩy nhanh tiến độ công việc.
* Tư duy tối ưu hóa (Continuous Improvement Mindset): Luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp, quy trình mới nhằm nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu thời gian xử lý thủ công và hạn chế sai lệch số liệu.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (từ 12.000.000 – 18.000.000 VNĐ/tháng, tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) + Thưởng doanh số/chiến dịch của phòng Thương mại điện tử.
* Chế độ Phúc lợi toàn diện:
* Được tham gia đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (BHXH, BHYT, BHTN) đầy đủ theo quy định của Luật Lao động hiện hành sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Chính sách lương tháng 13 và thưởng cuối năm dựa trên hiệu quả kinh doanh của công ty và đánh giá hiệu suất cá nhân.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc năng động: Làm việc trong môi trường trẻ trung, cởi mở, sáng tạo, tốc độ phát triển nhanh của ngành Thương mại điện tử. Văn hóa doanh nghiệp coi trọng hiệu quả công việc (Result-oriented) chứ không gò bó quy trình thủ tục cứng nhắc.
* Cơ hội Phát triển & Thăng tiến rõ ràng:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, các công cụ phân tích dữ liệu chuyên nghiệp (Power BI, SQL) và kỹ năng quản lý do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý cấp cao hơn như: Trưởng nhóm Kiểm soát Tồn kho (Inventory Team Leader), Trưởng phòng Vận hành Kho vận Online (E-fulfillment Manager) hoặc Trưởng phòng Chuỗi Cung ứng (Supply Chain Manager).
* Các phúc lợi khác:
* Được hưởng chế độ mua sản phẩm của công ty với mức giá ưu đãi cực lớn dành riêng cho nhân viên.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, dã ngoại, du lịch hàng năm của công ty.
* Môi trường văn phòng hiện đại, luôn trang bị đầy đủ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí để phục vụ nhân viên trong giờ làm việc.

---

Tags: `#QuanLyTonKho` `#InventoryManagement` `#EcommerceOperations` `#Logistics` `#TuyenDungEcom` `#InventorySpecialist`

Từ khoá tìm kiếm: Tuyển dụng nhân viên quản lý tồn kho online, Nhân viên kiểm soát kho thương mại điện tử, Online Inventory Control, Tuyển dụng nhân viên đồng bộ kho đa kênh, Chuyên viên quản lý dữ liệu kho online, Tuyển dụng nhân viên vận hành kho Shopee Lazada TikTok, Tuyển dụng Logistics E-commerce, Inventory Specialist, Kế toán kho online.

Share