MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN KIỂM SOÁT VÀ CẬP NHẬT TỒN KHO BÁN HÀNG

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN KIỂM SOÁT VÀ CẬP NHẬT TỒN KHO BÁN HÀNG

(SALES INVENTORY CONTROL & UPDATE SPECIALIST)

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia bán hàng" – vị trí Chuyên viên Kiểm soát và Cập nhật Tồn kho Bán hàng. Đây không đơn thuần là một công việc nhập liệu thủ công, mà là vị trí chiến lược đóng vai trò "xương sống" trong việc vận hành chuỗi cung ứng và tối ưu hóa doanh số bán hàng đa kênh (Omnichannel).

Trong kỷ nguyên bán hàng hiện đại, sự chính xác của số liệu tồn kho quyết định 80% trải nghiệm mua sắm của khách hàng và hiệu quả chi phí của doanh nghiệp. Vị trí này chịu trách nhiệm giám sát, đồng bộ hóa và cập nhật liên tục luồng hàng hóa từ kho vật lý lên tất cả các kênh bán hàng (Cửa hàng offline, Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, và các kênh bán sỉ B2B). Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Kho vận (Logistics), Bộ phận Bán hàng (Sales), Marketing và Chăm sóc khách hàng (Customer Service), đảm bảo nguyên tắc: "Đúng sản phẩm - Đúng số lượng - Đúng thời điểm - Đúng kênh bán".

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và Cập nhật Dữ liệu Tồn kho Thời gian thực (Real-time Inventory Management)

* Thực hiện cập nhật số lượng tồn kho đầu ngày, trong ngày và cuối ngày lên hệ thống quản trị trung tâm (ERP - SAP/Oracle/Odoo hoặc các phần mềm quản lý bán hàng như KiotViet, Sapo, Haravan).
* Đồng bộ hóa số lượng tồn kho khả dụng (Available-to-Promise - ATP) trên toàn bộ các kênh bán hàng online (E-commerce) và hệ thống POS tại các cửa hàng vật lý.
* Theo dõi chặt chẽ các đơn hàng phát sinh từ mọi nguồn để khấu trừ tồn kho kịp thời, tránh tình trạng "bán vượt mức" (overselling) dẫn đến hủy đơn của khách hàng, gây ảnh hưởng đến điểm vận hành của gian hàng trên các sàn thương mại điện tử.
* Thiết lập và quản lý "Kho an toàn" (Buffer Stock) cho từng nhóm sản phẩm, đặc biệt là các mặt hàng bán chạy (Best-sellers) và các mặt hàng trong chương trình khuyến mãi.

2. Giám sát Vận hành Chiến dịch Khuyến mãi và Sự kiện Bán hàng (Mega Campaigns)

* Phối hợp với bộ phận Marketing và Sales để nắm bắt kế hoạch chương trình khuyến mãi (Flash Sale, Double Day 11.11, 12.12, Livestream bán hàng).
* Tính toán phân bổ số lượng tồn kho riêng biệt (Stock Allocation) cho từng kênh bán hàng cụ thể trước khi chiến dịch diễn ra để tối ưu hóa doanh thu.
* Túc trực hệ thống trong thời gian diễn ra chiến dịch để xử lý các biến động tồn kho đột biến, thực hiện dịch chuyển tồn kho (Stock Transfer) linh hoạt giữa các kênh nếu có kênh bị "cháy hàng" và kênh khác thừa hàng.
* Cập nhật trạng thái "Hết hàng tạm thời" hoặc "Hết hàng vĩnh viễn" ngay lập tức trên giao diện bán hàng để điều hướng khách hàng sang các sản phẩm thay thế.

3. Đối soát, Kiểm kê và Xử lý Lệch tồn (Inventory Reconciliation)

* Chủ trì và phối hợp với Bộ phận Thủ kho tiến hành kiểm kê định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) theo phương pháp kiểm kê cuốn chiếu (Cycle Counting) hoặc kiểm kê tổng thể (Wall-to-Wall).
* Đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách hệ thống với số lượng thực tế tại kho vật lý.
* Xác định nguyên nhân gây ra sự sai lệch (do lỗi nhập liệu, thất thoát hàng hóa, hàng hư hỏng, lỗi hệ thống đồng bộ API, hoặc sai sót trong quá trình đóng gói/giao hàng).
* Lập biên bản lệch tồn, đề xuất phương án xử lý (điều chỉnh tăng/giảm tồn kho, thanh lý hàng lỗi, phạt bồi thường nếu do lỗi cá nhân) và trình Ban Giám đốc phê duyệt để cập nhật lại hệ thống chuẩn.

4. Quản lý Vòng đời Sản phẩm và Kiểm soát Chất lượng Tồn kho

* Theo dõi sát sao hạn sử dụng (Expiry Date) đối với các mặt hàng có date, áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước) và FEFO (Hết hạn trước - Xuất trước).
* Phân loại và cập nhật trạng thái chi tiết của hàng hóa trên hệ thống: Hàng mới, Hàng trưng bày, Hàng lỗi kỹ thuật (Defective), Hàng đổi trả từ khách hàng (Returns), Hàng chờ thanh lý.
* Phối hợp với bộ phận Bảo hành/Đổi trả để cập nhật lại số lượng tồn kho sau khi hàng trả về được tái chế, sửa chữa hoặc đưa vào kho hàng thanh lý.

5. Phân tích Dữ liệu và Dự báo Nhu cầu (Data Analysis & Demand Forecasting)

* Phân tích tốc độ bán hàng (Sales Velocity/Run Rate) của từng mã hàng (SKU) để đưa ra cảnh báo sớm về các mã hàng có nguy cơ hết hàng (Out-of-Stock) hoặc hàng tồn kho quá lâu, khó lưu thông (Slow-moving/Dead Stock).
* Đưa ra đề xuất số lượng đặt hàng tối ưu (Economic Order Quantity - EOQ) cho bộ phận Mua hàng (Purchasing) dựa trên dữ liệu lịch sử bán hàng và xu hướng thị trường.
* Xây dựng các báo cáo phân tích hiệu quả sử dụng kho, tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến Báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Bán hàng (Sales Operations Manager) hoặc Trưởng bộ phận Quản lý Tồn kho (Inventory Control Supervisor).
* Báo cáo gián tiếp cho: Giám đốc Kinh doanh (Sales Director) / Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director).
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo hàng ngày:* Báo cáo nhanh số lượng tồn kho các mã hàng trọng điểm, danh sách hàng sắp hết, báo cáo lệch tồn phát sinh trong ngày.
* *Báo cáo hàng tuần:* Báo cáo hiệu suất đồng bộ tồn kho đa kênh, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng (Fill Rate), báo cáo hàng đổi trả.
* *Báo cáo hàng tháng:* Báo cáo kiểm kê tổng thể, phân tích tuổi hàng tồn kho (Inventory Aging Report), đề xuất xử lý hàng tồn đọng lâu ngày.

2. Tuyến Hướng dẫn và Phối hợp (Guidance & Collaboration)

* Hướng dẫn: Hướng dẫn, đào tạo và giám sát các nhân viên nhập liệu cấp dưới, nhân viên đóng gói tại kho về quy trình quét mã vạch (Barcode/QR code), quy trình xuất-nhập-tồn để đảm bảo tính chuẩn xác từ đầu vào dữ liệu.
* Phối hợp nội bộ:
* *Với Bộ phận Kho vật lý:* Thống nhất thời gian nhập hàng, xuất hàng, định vị vị trí lưu trữ hàng (Bin/Location) để tìm kiếm nhanh chóng.
* *Với Bộ phận Sales/Chăm sóc khách hàng:* Cung cấp thông tin tồn kho chính xác để nhân viên tư vấn khách hàng, giải quyết các khiếu nại liên quan đến việc giao sai hàng, thiếu hàng.
* *Với Bộ phận Mua hàng (Procurement):* Cung cấp dữ liệu để lên kế hoạch nhập hàng từ các nhà cung cấp nước ngoài/trong nước.
* *Với Bộ phận IT/Hệ thống:* Báo cáo các lỗi kết nối API giữa hệ thống ERP với các sàn TMĐT để khắc phục kịp thời.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị Chuỗi cung ứng (Supply Chain), Logistics, Kế toán - Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Nhân viên Kiểm soát tồn kho (Inventory Controller), Nhân viên Đối soát TMĐT, Kế toán kho, hoặc Trưởng nhóm xử lý đơn hàng (Order Fulfillment Supervisor).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp ngành Bán lẻ (Retail), FMCG, Thời trang, Mỹ phẩm có quy mô chuỗi cửa hàng lớn hoặc các doanh nghiệp thương mại điện tử (E-commerce Enabler).
* Có kinh nghiệm vận hành thực tế hệ thống quản lý kho đa kênh là một lợi thế cực kỳ lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng thành thạo phần mềm chuyên ngành:
* Sử dụng thành thạo các hệ thống ERP lớn (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) hoặc các phần mềm quản lý bán hàng phổ biến (Sapo, KiotViet, Haravan, Nhanh.vn).
* Hiểu rõ cơ chế hoạt động của các hệ thống OMS (Order Management System) và WMS (Warehouse Management System).
* Sử dụng thành thạo các trang quản trị nhà bán hàng (Seller Center) của Shopee, Lazada, TikTok Shop.
* Kỹ năng Xử lý và Phân tích Dữ liệu (Data Skills):
* Kỹ năng Excel ở trình độ Nâng cao (Advanced Excel): Thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu phức tạp (VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH, XLOOKUP), các hàm điều kiện (SUMIFS, COUNTIFS), Pivot Table để xử lý tập dữ liệu lớn (Big Data) lên đến hàng chục nghìn dòng.
* Biết sử dụng Power BI hoặc Google Looker Studio để trực quan hóa dữ liệu báo cáo là lợi thế lớn.
* Kiến thức chuyên sâu về Quản lý kho:
* Nắm vững các phương pháp định giá tồn kho (FIFO, LIFO, Bình quân gia quyền).
* Hiểu rõ quy trình kiểm kê, quy trình đóng gói, quy trình xử lý hàng hoàn trả của các đơn vị vận chuyển (GHN, GHTK, Shopee Express, J&T,...).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving): Khả năng phát hiện nhanh các bất thường về mặt con số và truy vết tận gốc nguyên nhân gây ra sự sai lệch dữ liệu.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Sự tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác tuyệt đối: Đối với công việc này, một lỗi sai lệch chỉ 1 chữ số hay đặt nhầm dấu phẩy có thể dẫn đến việc hệ thống tự động bán ra hàng trăm đơn hàng ảo, gây thiệt hại lớn về tài chính và uy tín của doanh nghiệp. Do đó, tính cẩn thận là phẩm chất bắt buộc hàng đầu.
* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Là người trực tiếp nắm giữ số liệu tài sản của công ty, ứng viên cần có sự trung thực tuyệt đối trong việc báo cáo thất thoát, hư hỏng, không bao che cho các hành vi sai phạm tại kho.
* Chịu được áp lực công việc cao (Stress Tolerance): Khả năng làm việc tập trung cao độ trong các giai đoạn cao điểm của chiến dịch bán hàng (Mega Sale), các đợt kiểm kê cuối năm, hoặc khi phát sinh sự cố lỗi hệ thống đồng bộ dữ liệu.
* Tư duy logic và nhạy bén với số liệu: Thích làm việc với các bảng biểu, con số; có khả năng nhìn thấy xu hướng biến động của hàng hóa thông qua các biểu đồ số liệu.
* Tinh thần làm việc nhóm và chủ động: Sẵn sàng hỗ trợ các bộ phận khác, chủ động đề xuất các cải tiến quy trình để việc cập nhật tồn kho ngày càng nhanh và chính xác hơn.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cứng dao động từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng đa dạng:
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) dựa trên chỉ số chính xác của tồn kho (Inventory Accuracy Rate) và tốc độ xử lý đơn hàng.
* Thưởng nóng trong các chiến dịch Mega Sale lớn của công ty.
* Thưởng lương tháng 13, thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm theo kết quả chung của toàn công ty (từ 1 - 3 tháng lương).
* Phúc lợi xã hội đầy đủ:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo Luật Lao động Việt Nam ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe tư nhân) dành cho nhân sự đạt thâm niên hoặc có thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc và Tiện ích:
* Làm việc trong văn phòng hiện đại, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và phát triển cá nhân.
* Được trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại: Máy tính xách tay cấu hình cao, 2 màn hình làm việc để tối ưu hóa việc đối chiếu dữ liệu, điện thoại hotline.
* Trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí tại khu vực pantry của công ty.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch hàng năm, Gala Dinner, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông...) do công ty tài trợ.
* Cơ hội thăng tiến và Phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Chuỗi cung ứng, Phân tích dữ liệu tiên tiến, kỹ năng Quản lý do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng:
* *Trong vòng 1 - 2 năm:* Thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm Kiểm soát Tồn kho (Inventory Control Team Leader).
* *Trong vòng 3 - 5 năm:* Thăng tiến lên vị trí Trưởng phòng Vận hành Kho vận (Warehouse Operations Manager) hoặc Giám đốc Chuỗi cung ứng (Supply Chain Director).

---

Tags:

`Tuyển dụng nhân viên tồn kho` `Quản lý tồn kho bán hàng` `Inventory Specialist` `E-commerce Inventory` `Kế toán kho kiêm đối soát` `Đồng bộ tồn kho đa kênh` `Tuyển dụng Logistics` `Tuyển dụng Sales Ops`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên cập nhật tồn kho bán hàng tphcm
* Tìm việc làm quản lý tồn kho Hà Nội
* Tuyển dụng nhân viên đối soát dữ liệu kho bán hàng
* Việc làm kiểm soát tồn kho thương mại điện tử
* Kế toán kho cập nhật số lượng tồn Shopee Lazada TikTok
* Chuyên viên vận hành tồn kho đa kênh Omnichannel
* Inventory Control Specialist job description
* Tuyển dụng nhân viên xử lý dữ liệu đơn hàng và tồn kho

Share